档案信息化的信息资源管理问题

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1、档案信息化的信息资源管理问题档案信息化的建设过程中所存在的问题信息化在现代社会中扮演着重要的角色,信息化技术使档案信息资源更快地转化为有用的社会资源,还在传统管理模式向档案信息资源共建与共享模式转变中扮演着重要角色,档案信息资源管理是利用计算机、通信网络等现代化技术建立档案信息网络系统来进行档案保护和信息处理[1]。档案管理的信息化建设是以现代科技技术为支撑手段,对档案信息进行整合与利用过程中,促进传统的档案管理模式向信息网络化的共享模式的转变。档案信息化的建设过程中所出现的数据、数据较为分散、信息资源重复等现状问题对档案信息化建设提出了更高的建设任务和管理要求。档案信息化的建设缺乏合

2、理规划放眼全国档案管理机制的整体发展局面来看,各个地区的档案管理部门没有形成合理的科学的规划目标和发展步骤,不能有效地提高档案管理工作效率,同时各个地区的档案部门各自为政,地区之间没有形成统一协调的发展标准和档案管理规范,在档案信息化建设中缺乏规范性。并且在符合档案网络信息系统的建设上还未建立统一的计算机检索机制,导致档案信息化管理工作的停滞与瓶颈。档案资源结构单一我国档案资源多以纸质档案为主,体现出了档案资源结构的单一。档案资源的单一,且纸质档案的保存期限不能长久有效,并且在档案保留期间需要对档案进行严格的维护。档案资源不能依据社会现代化科技的发展而逐步丰富,这必然会影响到档案信息化

3、的建设进程。信息化的作用未能充分发挥档案信息化的建设不仅仅是具有对档案实现现代化管理的意义,通过档案的信息化建设,更是有利于政府事务的公开度与透明度的促进。当今社会网络系统中的有效信息资源有80%都是由政府掌控的,而政府的信息大部分也是存留至档案部门进行保管的,档案管理实现信息化建设,即是对政府事务信息的公开化,使人民群众通过系统的便捷的系统查询就能了解到政府事务的发展进程。但是就目前档案信息化建设情况而言,在全国范围内度并未形成统一的对政府信息资源进行合理的利用态度,使得档案信息化建设不能体现出其应有的查询价值。档案信息化人才较为缺乏档案管理的人力资源的建设是实现档案管理信息化建设的

4、软基础,涉及档案管理工作所需的信息化专业技术人员、管理工作人员等,档案信息化建设中发挥着关键作用,同时信息化的建设环境也对工作人员的工作素质提出了较高的要求。档案信息化建设要求工作人员既需要具备相关的档案管理知识,又需要其掌握网络、计算机等现代化技术知识,在档案局的管理工作中,需要管理人员对传统的档案管理的工作程序具有一定程度的掌握,同时建设档案信息化又需要工作人员具备数字信息技术处理能力。但是大部分的档案部门的管理队伍存在不合理建设、管理人员工作素质较低的问题。具体表现为管理工作人员大部分并非是专业的档案管理人员,同时部门也并未对工作人员进行相关的档案管理知识与经验的系统化的培训,使

5、工作人员普遍缺乏对信息化技术的了解等。由此可看出档案管理工作的整体工作队伍工作素质较低,既不能实现工作效率,也不能促进档案管理工作的顺利开展。这导致了档案管理工作不能跟上信息化建设步伐,工作人员的管理工作技能达不到实际工作的需求,不能满足档案管理的信息化建设与发展。档案信息化管理体系还未健全我国的档案管理机制还并未以法律章法的形式明确规范档案管理工作的建设,档案的管理工作直接采取以档案部门制定的标准与规定进行制约,没有产生强烈的约束力,不能推进档案管理体系的健全发展,为档案信息化建设建立良好的管理机制基础。加强档案信息化资源管理建设确立档案信息资源管理的规划档案信息化的建设目的是为了将

6、档案信息资源集聚和整合起来,实现档案资源社会共享,更好地位各级领导和机关服务,为社会各界服务,为广大公民服务,为此档案信息化建设在当前新一轮深入发展的关键时刻,必须统一规划、统一标准、统一规范,克服各自为政,把握适合档案工作规律和特点的基本原则,才能卓有成效地开展档案信息化的各项工作[2]。促进档案部门的信息化建设,加强档案部门的规范化发展,打破各个地区档案部门各自为政的局面,强化各个地区的档案部门的信息化建设经验与智慧交流,完善档案信息化建设的发展目标和规划步骤。健全档案信息化管理系统加强电子文件归档管理,提高档案信息化管理水平,根据档案管理的要求,对各种不同类型载体的档案进行数字化

7、处理和转换,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作,保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效,研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,并制定电子档案管理方法[3]。针对我国目前的档案资源结构单一的现象,必须要加快促进档案部门的信息化管理系统,以信息化技术手段对档案结构进行调整,扩展信息资源数据化进程,建立与完善档案数据库,对档案信息资源进行整合,构建多层次与规范化的档案数据库,并且利用计算机网络平台实现档案资源的共享,从档案管理