企业合同管理讲座

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1、第一部分企业合同管理概述一、企业合同管理的基本概念1、合同概念：合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。2、合同管理概念：大体而言，是指在企业洽谈、签订、履行合同的过程中，各部门根据相关内部管理制度的规定，严格按照既定程序履行相应的职权，有效防范法律风险的管理行为。3、目的：防范合同法律风险，及时化解合同争议。4、保障措施：（1）机构与人员设置（专职机构、专职人员）（2）相关制度建设（职权划分、流程管理、监控机制、纠错机制、责任机制）（3）管理工具（软件）：恒

2、润基、东山、风语者、Emptoris沐雷、财易、智邦、edoc2（软件功能：合同登记、合同模版、合同拟定与审批、合同原件的扫描与存档、合同引用文档管理、合同借阅、合同变更、合同付款提醒、合同查询、合同分析）企业的经营，离不开合同。就油脂公司而言，我们接触到的合同就包括多种类型：原料买卖、运输、仓储、检验；进出口代理、报关报检代理、招投标代理；资产并购、投资合作；工程建设、设备采购；水电热力供应、电信服务；房屋买卖、租赁；土地使用权转让；专业服务，如审计评估、法律服务。上述合同都可能存在法律风险。合同管

3、理的目的，是尽量规避因合同产生的法律风险。二、企业合同管理制度的主要内容1、合同的归口管理制度；2、交易对方资信调查；3、合同洽谈、签订、审批、会签、审查、登记、保存；4、法人授权委托办法；5、合同档案管理；6、合同专用章管理；7、合同履行过程监控；8、合同纠纷处理机制；9、合同定期统计与考核检查办法；10、合同管理人员培训制度等。企业通过建立一整套规范、科学的合同管理制度，同时，落实各项制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。三、企业合

4、同管理的主要环节根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分，企业合同管理分为：事前防范、事中控制、事后应对三个阶段，并且是以合同事前防范、事中控制为主，事后应对处理为辅的企业合同管理方式。第二部分综合管理制度一、合同归口管理1、业务部门：提出需求、洽谈交易（公司领导/法务/财务）、草拟合同（法务）、履行合同（财务）2、法务部门：前期法律调查、风险识别、协助谈判、审核修改合同、全程跟踪履行3、财务部门：前期财务调查、财务监控4、审计部门：跟踪审计5、综合部门：合同用章管理6、档案室：合同档案管理7、公司领

5、导：合同审批、重大事项决策、各部门协作二、合同审批、会签与登记制度1、审批流程：经办人－业务部门负责人－法务－财务－分管领导－主管领导2、审批权限：按合同金额划分（须考虑公司章程关于董事会、总经理职权的规定）3、会签制度：合同审批表，各部门与公司领导会签后办理合同签字盖章手续三、合同用章管理1、用章范围：公章、合同专用章、财务专用章的使用范围与管理制度（合同一般使用合同专用章；协议履行过程中发函一般使用公章；涉及财务的问题一般使用财务专用章）。2、用章流程：经办人申请-部门负责人审核-其他相关部门审核

6、-公司领导批准3、印鉴管理：日常、携带外出、交接4、用章登记：根据用章申请单的内容登记用章情况，经办人签字确认四、合同档案管理1、合同档案范围（1）前期调查资料：普通商务调查结果；法律尽职调查报告；财务尽职调查报告。（2）合同会签、审批表单。（3）合同文本（备忘录、意向书、补充协议、附件）。（4）履行凭证（财务凭证、收发货凭证、验收文件等）（原件、复印件、电子版）（5）过程文件（往来函件，纸质函件、传真件、电子邮件、电话录音）2、合同档案管理（1）归档、入卷、借阅与交接程序；（2）原件的统一保管；（3

7、）复印件的扩散范围；（4）电子文档的制作、存储、备案与授权（读取、写入、删除）。五、合同管理考核制度1、部门考核2、人员考核3、项目考核4、奖惩制度、重大责任追究制度第三部分个案管理措施一、前期调查1、对交易对象的调查（1）主体资格：主体身份；特殊资质；签约授权；内部决策（2）资信状况：注册资本；财务报告；商业信誉（3）履约能力：生产能力；技术水平；产品质量2、对交易标的的调查（1）调查目标：拟购买或租赁的不动产、股权、成套设备，拟投资的企业，等等。（2）主管部门登记的所有权、使用权、股权的权属、有无

8、抵押或质押等他项权利，是否被司法查封或冻结；（3）权利凭证是否完备，包括权属证书、购买合同、付款凭证与发票等是否齐全；（4）其他需要调查的事项。3、调查的方式：普通商务调查（银行、行业协会、主要供应商、主要客户）、法律尽职调查（现场察看；有关部门核实、税务机关、工商登记、被执行人信息）；财务尽职调查二、合同谈判1、负责部门：业务部门（主管领导），法务部门协助2、前期准备：（1）收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况；（2）研究国家相关法律法规、行业监管、