人事档案信息化管理面临的挑战及对策探讨

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1、人事档案信息化管理面临的挑战及对策探讨　　摘要：未来的社会发展是全面信息化的时代，落后的低效率的人事管理难以满足信息化时代的需要，人事档案管理是人事管理的重要组成部分，改革人事档案管理的相关措施，能够为最大限度地实现人事档案的价值。　　关键词：人事档案；信息化；管理；挑战；对策　　中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044（2015）19-0040-02　　人事档案保存完整全面是考核员工最重要的依据，人事档案主要包含有以下内容：员工的个人经历；员工的个人学历等等。人事档案中包含信息的特殊性也就决定了人

2、事档案必须在单位中得到妥善管理，妥善管理人事档案是保证人事档案真实可靠的保障，也能够更好地利用人事档案，将档案视作录用、提升员工职务的重要依据，不再是无用的废纸。未来的社会是科技和效率的竞争，一个单位如何快速有效的选用恰当的人才，就必须依赖于信息化管理的人事档案。信息化人事档案管理值得就是利用计算机数据库技术，对人事档案的管理流程全面进行计算机化操作，操作便捷迅速，而且在网络平台上，人事档案的公开化，也能够保证人事档案的真实性。6　　人事档案管理实现信息化，主要体现在现实单位的管理中，主要表现为计算机数据库技术的成熟以及计

3、算机防毒技术的程度，从技术层面上确保人事档案信息不会遭到破坏，保证了人事档案信息的隐秘性。除人事档案管理人员可以凭借身份验证对人事档案进行查询之外，任何人不能接触到真实人事档案，防止人为恶意破坏。　　1人事档案实现信息化的重要意义　　人事档案管理实现全面信息化的优势主要体现在这几个方面。　　第一，利用率高。相比于传统的对人事纸质档案管理的手段，人事档案信息化管理能够一次录入，终身查询，对于档案的增加只要利用计算机数据库就能够完成，传统的人工管理方式，需要档案管理人员对档案信息进行搜集、归类以及存放，解放出了大量的人力劳动，

4、而且传统的人工管理方式，如果有需要，查找档案时，需要多次翻阅原始纸质档案。档案管理人员的任务量相对较大。实现信息化档案管理之后，除在初期录入时需要大量人力之外，之后的查询只是点击鼠标的事情，而且主要在身份验证明确的情况下，拥有档案管理权限的人员都可以对档案进行查询。档案信息的利用率明显升高。　　第二，有效保护纸质原始档案。人事档案因为其内容的特殊性是单位应用率较高的信息。如果需要查询员工的人事档案时，档案管理人员需要对人事档案经常性的进行拆装，时间一久，人事档案的原始文件会遭到破坏。实现人事档案信息化管理之后，人事档案全部

5、在计算机数据库中备份，查找所需的信息时只需在数据库中完成查询即可，不再完全依赖于原始档案，原始档案能够很好地存放。6　　第三，改变单位工作方式。随着社会信息化程度的进一步提高，员工的基本信息在网上都能够查到，单位在聘用员工时，不再单纯地依靠员工的简历，而是可以在网上直接查询员工的学习工作经历，能够更全面的考查员工。而且对于录用员工的表现，即使录入到档案信息中，信息化档案管理新增档案条例比纸质档案更加容易，而且录入信息的范围更加广泛，全面记录考核员工的表现，从侧面也激励了员工的工作态度。　　2人事档案信息化管理面临的挑战　　

6、即使快速发展的计算机技术为档案管理信息化提供了技术保障，但是在现实应用中，仅仅依靠技术进步是不够，还包含其他的因素。这些因素结合起来造成人事档案管理难以推行信息化的“罪魁祸首”。　　首先，信息化档案管理普及率较差。国内目前的人事档案管理主要还是人工管理方式为主，计算机管理方式为辅的管理方式。而且人事档案管理的工作流程涉及档案的接受、档案的整理、档案的鉴定、档案的保管以及档案的利用等等。这些流程中实现信息化管理的仅仅是档案的利用阶段，对于前期档案的接受以及整理，主要还是人工为主。造成之一现象的主要原因是因为，人事档案实现信息

7、化管理首先需要一定的资金支持，其次需要强有力的技术支持，包括计算机的配套设施、档案处理软件、档案管理应用系统以及操作系统等等。　　其次，数据库应用落后。人事档案信息化主要依靠数据库对档案进行有效管理，这些数据库的引进以及应用都应该与档案的管理流程一致，包含档案信息的接收、归档、整理、存储、更新、查询、使用和销毁等等。在现实档案管理中，由于人事档案多且杂，6使得人事档案在录入数据库时存在着存档数据不完整、数据更新不及时以致查询不到所需信息等等问题。人事档案信息化管理过程中除这些人为的影响因素，还存在很多难以抗拒的影响因素，例

8、如火灾、计算机病毒等。人事档案管理实现信息化在全社会没有统一的认识，人事档案管理也没有明确的标准，因此在人事档案数据库引进过程中，各大单位的都不相同，很难实现信息共享，限制人事档案的利用范围。　　再次，人事档案管理人员难以适应信息化办公。传统的人事档案管理方式已经完全不能够适应计算机办公环境下的工作方式