对档案信息化建设与档案管理的思考

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1、对档案信息化建设与档案管理的思考同江市人才中心黑龙经省摘要：档案是我们日常牛活的一部分，因此我们需要密切重视档案的相关体系的建设，而在当今的经济大背景下，相应的产业体系都得到了一定的完善，因此相关的科学技术与信息技术都得到了一定程度的发展，而这也就需要我们更具实际情况将这些技术体系与档案事业的相关建设项目进行一定程度上的有机结合，以全面完善我国的档案体系的相关建设项目。因此木文就主要从科技信息化的角度分析和探讨了对档案信息化建设与档案管理的思考，以期为相关的建设项目的合理开展提供一定的理论化借鉴。关键词：档案

2、信息化建设；档案管理；思考档案的管理在相关的部门内部是一个尤为重要的环节，它关系着该部门内部所有材料与信息的完善度以及合理性的建设，因此需要对此项目进行一定程度的革新化处理，以使得档案机制的管理层面更加的完备，而这也能够在一定程度上推动该部门内部的合理化调整，进而使其创造更多的经济效益。因此这就需要我们对档案管理体系的建设环节有一个较为深入的思考，同时还要进一步提升档案的信息化水平，以全面提升档案管理的执行力与机动性，这也是当下档案体系的建设环节所不可或缺的建设理念。一、档案信息化建设的意义1•档案资料易于保

3、存和传统的纸质档案管理相比较，信息化档案管理更容易保存，纸质档案管理对环境有极大的要求，当遇到潮湿的天气，纸质档案就会出现发霉现象，从而影响到档案的完整性。而档案信息化管理不会受到环境的影响，能最大限度地保障档案的完整性。2.档案信息查询更便捷对于档案单位，在发展过程中会产牛大量的档案资料，而在传统的档案管理中，档案单位要想使用某一部分档案信息，需要经过很长时间来寻找这一部分资料，而档案信息化则可以在极短的吋间内找出使用者所需要的档案，极大地提高了档案使用效率。2.档案管理途径的本质性变化在传统的档案管理中，

4、档案资料收集、录入、保存都是人工进行的，需要花费很大的吋间和精力，而档案信息化管理，能利用网络平台来完成这些，极大地提高了档案管理效率。二、档案管理信息化建设环节的问题所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一领导和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式为社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设是新吋期档案单位发展的必然趋势，但是就目前而言，还有--

5、部分档案单位对档案信息化建设不太重视，从而导致档案单位档案管理信息化建设还存在一些问题。首先是档案管理人员综合素质问题，目前，档案单位的档案管理人员综合素质还没有达到档案信息化管理的要求，例如有的管理人员对计算机不了解,无法利用计算机更好地开展档案管理工作，有的档案管理人员思想认识不到位,对档案管理工作不太重视等，严垂地影响到档案管理信息化建设。其次，档案信息化平台使用较低，档案单位在建设档案信息化平台吋，就是为了有效地减少档案管理成本，提高档案管理质量，但是有的档案单位并没有充分利用档案信息化平台的优势开展

6、工作，从而导致档案信息化平台使用率较低，没有充分发挥其应有的作用。三、强化档案信息化建设与档案管理的策略1.提升员工素质档案管理人员的素质会对档案信息化的建设程度以及档案的具体管理问题产恒直接的影响，因此需要对档案管理人员的整合素质进行较为深入的培训,以提升档案管理人员的档案建设能力，进而为我国的档案建设档案做出相应的贡献。而这一点在当今全新的经济发展大环境下更是显得尤为重要，因此相关单位在组织其内部员工进行档案的相关培训时还应参考当下的实际情况以及时代的整体潮流与趋势，进而使内部员工的培训能够更加切合时代的

7、发展方向。并且在此基础上，相关单位还要对其内部员工进行较为深入的思想教育，以全面革新员工的意识，进而培养员工的档案管理思维，以使员工得以养成较为符合档案管理体系的工作习惯，而这也是档案管理工作以及档案的信息化体系构建的必然要求。2•将档案信息化建设与档案管理体系相结合档案信息化与档案管理体系的结合能够在一定程度上提升档案体系的严密性以及可操作性，而同样，档案的信息化处理也必须在一定的管理体系这样的硬件构成上才能得以顺利并且合理地建立，因此档案的信息化建设与档案的管理体系是密不可分的，因此在实际的建设环节就要将

8、这两部分进行综合的比对并口实现这两部分的协调发展，在此基础上建设完备的科技化档案管理数据网络，以进一步实现档案管理的便捷化与细致化，进而以此推动相关档案体系的现代化发展。3.完善档案系统内部的软硬件设施的建设硬件设施是档案体系建设与发展的基础，而档案体系的硬件设施实际上不仅包括具体的档案数据，同吋还包括一定的平台类建设项目，因此相关单位必须对档案管理体系的信息化建设的硬件系统进行较为深入而细致的规划