浅谈医院办公室文书档案的管理和利用

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1、浅谈医院办公室文书档案的管理和利用摘要：医院文书档案管理是医院办公室一项最经常、最基础性的工作，其涉及档案的收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等在内的一系列衔接有序的行为或过程。针对医院文书档案管理的综合性、专业性、保密性、阶段性等特点，分析文书档案在管理模式、人员培养等方面问题，从理论上提出了医院文书档案管理应该进行规范化、归口化管理，并着重抓好文书质量和人员培训，不断推进信息化管理进程，以期能够推动医院文书档案管理流程的简便化、管理方式的实用化以及利用率的高效化。关键词：医院；文书档案；管理；利用

2、文书档案是医院的重要历史凭证和临床科研的必要基础条件，做好文书档案管理和利用，是充分发挥医院办公室参谋助手作用必不可少的一个环节。随着医疗水平的不断进步发展，医院的文书档案管理也越来越需要一个统一的规范管理，极具重要性。近几年各级医院档案管理已初具模式，开始向制度化、规范化以及科学化方向发展，不但提高了医院档案管理的水平，而且加强了对文书档案管理的水平力度，使医院文书档案管理和利用工作发挥着越来越重要的作用。为此，笔者结合自身工作实践及思考，就如何做好医院办公室文书档案管理和利用谈几点粗浅的体会。1目前

3、医院办公室文书档案管理中存在的问题1.整体文书档案意识不强，对其利用率相对低。办公室文书档案管理是医院档案管理的重要组成部分，对全社会的各项工作的开展都具有十分重要的作用，不仅涉及到医院本身历史发展的全貌，更关系到人民群众的健康和医学科学的发展。然而，目前相当一部分医院文书档案意识不强，尤其是领导干部，对文书档案管理意识非常淡薄，认为文书档案工作可有可无，认识不到文书档案工作在医院管理中的重要性和必要性。这就必然不能充分开发和利用现有的档案资料的使用价值，造成目前我国许多医院对文书档案信息资源开发不足，

4、对其利用率不高的不利结果。2.文书档案管理制度不健全。档案学是社会科学中的一门科学，而文书档案管理是档案学中的具体运作方法，因此，它需要有一个专门的管理制度。目前，在我国医院的管理工作中，各医院一般都按照卫生部要求制定了适用于自己的、较为健全的管理制度以及各级各类人员工作职责，然而涉及文书档案管理的制度、职责却相对不健全，还没有一个统一的建档管理制度，一些相关的制度和检查考核措施等也都有待于进一步地改进和完善。3.文书档案管理水平不高，现代化管理手段应用较差。随着现代科学技术的迅猛发展，计算机及网络技术

5、在医院的管理工作中得以日益广泛的应用。但目前我国各医院对其文书档案管理当中的计算机及网络技术应用却相对贫乏，许多医院还停留在手工收集、检索阶段。2如何管理和医院办公室文书档案（一）着力改善文书档案工作基础条件医院领导要高度重视文书档案的管理，充分认识医院档案管理在医院发展建设中的重要作用，为文书档案工作提供组织保障。要随着医院的发展，逐步加大档案管理硬件设施的投入，配备档案管理所需硬件设施，加强综合档案室的软、硬件建设，完善基础设施，为文书档案工作提供物力、财力保障。（二）着力提高文书档案管理人员素质要

6、配备业务技术强、政治思想好、综合素质好的管理人员，选派工作细心、耐心、有责任心的党员同志负责文书档案工作。同时，档案管理员要突破那种仅仅作为档案“收集员”、“保管员”的狭隘观念，主动为医院院领导正确决策提供依据，为业务发展、科研提供依据，为医院的精神文明建设和经济建设服务。要做到这些，光要有爱岗敬业、耐心细致的态度还不够，还必须按照文书档案管理工作关于统一管理、完整安全、便于利用的原则要求，努力提高文书档案管理方面的业务修养和自身素质修养。1.加强知识修养。现代文书档案管理人员首先必须具备丰富的专业基础

7、知识和较为广泛的社会科学与自然科学知识，要自觉地、全面地加强知识修养，拓宽知识面，学习新技术和相关领域的知识，开阔视野，增长技能，为单位提供准确的、丰富的、详实的具有较高价值的原始资料，努力让由其经手、处理的文字材料，形成具有较高水平的文书档案。2.加强技能修养。档案是专业性很强的工作，从档案的收集、整理、保管、鉴定、统计到提供利用、进行编研等都有一整套的理论和工作方法，档案人员要注重自我完善，掌握计算机理论知识和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

8、同时，还必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本室所藏的档案信息提供给利用者，还要引导利用者获得更多的档案信息，为利用者提供优质的服务。3.加强职业修养。文档人员直接管理和掌握着医院的室藏档案，了解医院的秘密，因此，必须有过硬的职业素质，较强的责任心、事业心和高度的保密意识。不仅要有严谨的工作作风，使由其经手的事件件件有头有尾，手续清楚，保证档案的齐全完整，而且还要防止“无形”储存在头脑中的秘密泄露。4.加强政治修养。档案管理工