外事类档案管理办法

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1、外事类档案管理办法第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校外事类档案工作规范》、《高等学校档案工作规范》的有关政策、法规精神，为了加强我校外事类档案的收集、立卷、管理工作，充分发挥外事档案在学校各项管理工作活动中的作用，特制定本办法。第二条凡是我校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。第三条　外事档案由我校档案馆实行集中统一管理，并确保其完整、系统、准确和安全，便于开发利用。第四条　外事档案是外事管理工作的重要组成部分，是衡量

2、学校外事管理水平的重要标准之一，外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校外事处及其他有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。第五条　学校外事处及外事活动较多的部门要有一位领导分管外事档案工作，确定若干名专（兼）职档案人员，并由本部门专（兼）职档案人员负责收集、积累、管理本部门、本系统的外事档案材料，按期向档案馆移交。第六条　逐步实现外事档案现代化管理，并纳入学校信息网络统一管理和开发利用。第二章　归档范围的确定第七条　确定的原则　⒈归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校

3、和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。　⒉归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。　⒊归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。第八条　归档的主要内容和重点　⒈归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件一。　⒉归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。　⒊本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、

4、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。第九条　不归档的文件材料⒈上级关于外事工作的普发（不专指高校）、不办的文件；⒉未定稿的各种文件；⒊未生效的合同、协议书；⒋无查考利用价值的一般性、临时性函件；⒌重份文件、校内各单位发来的文件；⒍与校外单位交换来的材料。以上不归档的某些材料，也可有选择地由本部门作资料保存。第三章　立卷归档第十条　材料的形成与积累　⒈学校外事处是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单

5、位形成的各种外事文件材料收集、汇总，整理组卷，按规定向学校档案馆移交。　⒉归档的外事文件材料，必须用钢笔书写或用计算机打印，字迹工整、图样清晰。　⒊外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。第十一条　凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事处进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报帐结算，并按具体情况整理以备存档。第十二条　整理组卷　⒈根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，

6、以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。　⒉对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷。各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后的顺序排列。　⒊拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。　⒋外事文件材料，采用卷皮或卷盒方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷。　⒌幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。除与

7、文字材料密不可分者外，其余电子文件声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。　⒍以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号标在非装订线一侧的下角。　⒎填写卷内目录，卷内目录的内容为：顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。文号：文件制发机关的发文字号。责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题。日期：文件的形成时间。页号：卷内文

8、件起始页的编号。　　　　　　　卷内目录一般用打印机打印。　每个案卷组成以后，都要填写备考表，对文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。立卷人：由组成本卷的责任者