海盐县中小学档案管理现状的调研和分析(修改稿)

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1、海盐中小学档案管理现状的调研和分析县档案局监督指导科（邱土荣张伟）为了进一步整体推进海盐县中小学的档案管理工作，H前县档案局、县教育局联合组成调研组对海盐县屮小学（主要是10所进馆学校）的档案管理工作现状进行了一次调查摸底。从调研的情况来看，随着近几年海盐基础教育事业不断发展，办学水平的不断提高，学校档案工作已越来越得到县教育局和学校各级领导的普遍重视。但是，由于历史和现实的各种原因，在档案信息化高速发展的今天，县中小学的档案管理工作也暴露出了不少问题，已远远跟不上海盐档案事业的发展步伐，同时也无法满足学

2、校教育事业自身快速发展的需要。一、海盐中小学档案管理工作现状目前，全县共有38所中小学，其中列入县档案馆移交范畴的法定进馆学校为元济高级屮学、海盐高级中学、海盐第二高级屮学、武原中学、实验中学、职成教中心、向阳小学、天宁小学、实验小学及三毛小学等10所学校，这几所学校2000年以前保管期限为永久和长期的案卷都已移交进馆，而其他的28所屮小学，自建校以来的档案还放于各自学校屮。在档案规范化管理上，38所屮小学中，只有元济高级中学和海盐高级中学进行了目标管理认定，分别为省一级和县二级，其他的学校均未进行规范化

3、的等级认定。通过此次调研，总体来看，各中小学都设立了综合档案室，基本上都配备了兼职档案员，但是在档案的保管上主要以文书类档案为主，其他门类的档案偏少。而在档案管理体制建立、经费投入、人员落实、硬件设施配备以及各类档案类目的设置、规范整理、台帐建立等方面问题则更为突出。一定程度上影响了学校工作的正常开展，大部分学校现有保存的档案均无法完整地反映所属学校历年工作面貌，也无法有效地为学校各项工作决策、编修校志、教学研究提供档案利用服务工作。因此，整个学校的档案工作已严重滞后于目前快速发展的教育事业，档案管理工作

4、已明显落后于我县其它系统档案发展的整体水平。二、学校档案管理工作中存在的问题1、档案管理体制问题从调研的情况来看，我县大部分学校未建立起一整套完善的档案管理体制。如档案管理领导小组、网络成员、档案规章制度等，大部分学校只设置了兼职档案员，一般都是由校办主任或其它任课教师担任，身兼数职，有的学校未明确档案分管领导，使得档案无法从管理体制上形成上抓下管，导致了一些学校档案工作基本处于无序管理的状态。由于档案多年分散于各业务科室，没有实行集中统一管理，有的学校甚至出现了个别年度教学类、毕业照等档案不完整等情况，

5、给档案的集中管理带来较大的不利因素，阻碍了学校档案管理工作的正常开展。2、档案管理人员的业务素质问题从调研的情况来看，所有学校都没有设专职的档案管理人员，档案管理人员严重缺乏。目前，现有的档案管理人员大部分为任课教师,档案业务不熟，没有接受过系统性的档案业务知识学习和相关技能的培训。档案管理基本操作要领都不够熟练，能力上也参差不齐。特别是对学校档案的分类、整理、归档、保管、利用、销毁等各个环节知之甚少。在档案整理方面，基本都是按照自己的本职工作，按照自己的理解，为便于组卷，便于查找等为目的在开展档案工作，

6、致使很多门类档案未能按照规范的要求进行收集、归类、整理等，影响了室藏档案工作的规范化管理。3、文件材料的收集问题从调研的情况来看，大部分学校的文件材料收集不完整，没有按照《嘉兴市中小学档案管理暂行办法》的文件材料归档范围开展收集工作。特别是学校在业务工作开展过程屮形成的各类业务文件材料大部分存放于各个业务处室，自己形成自行管理、未进行统一的移交归档工作，文件材料缺失严重。例如有些文件在办理过程中多次传递，由于没有专职的档案人员进行督促管理，致使收集工作不到位，每年也未进行集中组卷，时间一久容易造成文件丢失

7、；有些教职员工对教学教育工作中自己形成的个人材料归档持抵触心理，认为工作材料、教学教案等资料是自己在工作过程中取得的成果，应归个人所有，拒绝归档，一旦人员调换或换岗，使这些第一手的原始材料无法归档；一些领导或教职人员外出参加会议、活动、听课等带回的材料，未主动上交给综合档案室或各科室部门的档案收集人员，而兼职的档案员对学校外派人员参加会议的情况未能及时跟踪，从而造成了会议文件未能及时收集和归档，造成缺失。从各学校现有保管的档案来看，大部分集中在文字性材料，而其它的多媒体、活动照片、毕业照片、实物档案、荣誉

8、、设备、基建等都比较缺乏，综合档案室不能完整的体现全校各类档案的集屮统一管理。4、档案整理的规范化问题我县学校的兼职档案员除了档案工作外大部分都有着繁重的教学任务，大部分学校每年基本都是在寒暑假期间集中开展各业务科室的档案收集和整理。由于没有受过系统性的档案业务培训，档案的收集和整理存在着诸多问题。主要是未能参照2005年嘉兴市教育局和嘉兴市档案局联合印发的《嘉兴市中小学档案管理暂行办法》执行，许多学校没有严格执行，档案整理不