秘书实务第3章办公室日常事务管理

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1、案例导入:马红是腾达公司总经理办公室秘书.某日上午8点20来到公司。她总是提前10分钟左右到达公司，以便做好正式上班前的准备工作。她先打开总经理办公室的窗户通风，然后将空调调到适宜的温度，接着开始整理总经理的桌面，将文件摞整齐，并将废纸篓中的垃圾倾倒干净。之后，她回到自己的办公桌前，开始整理自己的办公桌，清扫擦拭桌面和文件柜，并用酒精棉擦拭电话送话器和传真机的磁头。8点30，总经理走了进来，马秘书坐在自己的座位上，与总经理打招呼：“总经理，早上好。”总经理向她点头示意后，进入自己的办公室。马秘书开始在电脑上录入一份总经理下午谈判急需的合同，这时，总经理打电话过来：“请把我今天的工作安排拿来，

2、顺便请给我倒一杯咖啡。”马秘书便离开自己的座位，去给总经理送咖啡。马红推门进入经理室，总经理正在打电话，他示意马秘书放下咖啡先出去。马秘书回到自己的座位，看见行政部经理助理刘丽正在等她，并在翻看合同底本。两人稍事寒喧后，刘丽说明了来意，一个提醒马秘书她办公室内的设备存在着安全隐患，电线缠绕在一起，有的插线板漏电；二是让马秘书将她出门为公司办事的几张出租车车票给报销了；三是顺路替马秘书取来了今天的信函。马红一看，刘丽没有按要求先让行政部经理在出租车车票上签字，刘丽连忙解释她们经理出差了，而她等钱急用，于是，马秘书用掌握的零用现金为她报了销。刘丽拿了钱离去，马红也没对她拿来的信函进行清点。这时桌

3、上的电话响了，是上海启明公司总经理的秘书来电要与马秘书商量下周他们公司江总经理一行四人来腾达公司商讨合作的事宜。马秘书因急于将合同录完，就简单地应付了几句，没有认真地做记录，此时又正好来了位客人，马秘书赶忙挂断了电话，来的客人是君豪公司的公关经理，他想见腾达公司的张副总经理，马秘书告诉他：“很不巧，张副总出差了。”也没问清来人的联络电话和来意，就让来客悻悻地走了。马秘书继续录入合同，总经理打电话来问上海启明公司来客的食宿安排好了没有，马红这才意识到她没有在电话里问清对方四人中有几位女士和飞机到达的确切时间，只好再打电话去问。这时，张副总经理从西安打来电话，告知他的手提电脑被盗，所有文件丢失，

4、让马秘书看看能否帮他找出相关文件，并电传过去，可是，马红并没有将这些文件备份，因而无法完成上司交给的任务。1．构成办公环境的要素空气光线声音空间绿化2．办公室的布局类型(1)开放式办公室布局(2)封闭式办公室布局第三章办公室日常事务管理第一节办公室环境的维护和管理一、办公室环境的构成第三章办公室日常事务管理第一节办公室环境的维护和管理全开放式办公环境第三章办公室日常事务管理第一节办公室环境的维护和管理半开放式的办公环境第三章办公室日常事务管理第一节办公室环境的维护和管理半开放式的办公环境3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较（1）开放式优点降低建筑成本和能源成本提高了办公室的空间利用率减少了交

5、流的心理障碍易于管理者对员工进行监督和指导可以共享办公设备，形成集中化的管理和服务第三章办公室日常事务管理第一节办公室环境的维护和管理一、办公室环境的构成3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较（2）开放式缺点缺少单独办公的机会难于集中工作的注意力办公区域噪音太大难于保密第三章办公室日常事务管理第一节办公室环境的维护和管理一、办公室环境的构成3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较（3）封闭式优点可满足单独办公和无噪音办公环境的理想办公要求易于集中注意力保密性强第三章办公室日常事务管理第一节办公室环境的维护和管理一、办公室环境的构成3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较（4）封闭式缺点建筑成本和能源成

6、本高，费用大办公空间的浪费较大不易于管理层监督和指导下属影响了员工之间的交流，使其缺乏了解第三章办公室日常事务管理第一节办公室环境的维护和管理一、办公室环境的构成4、办公布局安排应考虑的主要因素本企业的规模和员工人数。企业的机构设置和工作设计。企业经营的性质和内容，业务部门的职能特点。确保公司部门之间的联系，科学有效地设计工作流程。第三章办公室日常事务管理第一节办公室环境的维护和管理一、办公室环境的构成1．秘书的办公责任区个人办公责任区公用区域上司的办公区域第三章办公室日常事务管理第一节办公室环境的维护和管理二、秘书对办公责任区的管理2、秘书对办公责任区的管理秘书要经常清洁、整理个人的责任区

7、1）保持台面、地面、电脑、墙壁的整洁2）桌上不摆放过多的私人物品3）专用电话放在左手位置，便笺纸放在右手位置，字纸篓放在桌脚附近，最好是办公桌肚内。4）如果光线不够好，最好让人工光在你的左前方5）文件架书籍分门别类摆放，桌子上凌乱不代表你有较高的工作效率。第三章办公室日常事务管理第一节办公室环境的维护和管理二、秘书对办公责任区的管理第三章办公室日常事务管理第一节办公室环境的维护和管理二、秘书对办公责任区的管理