XX公司财务部档案管理制度

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1、浙江XX公司文件档案管理制度总体文件档案管理可参照美康公司《MK-GMO-A-002》文件执行，对于XX公司财务部档案编号等问题应严格按以下内容执行：一、销售合同档案管理销售合同主要可分为仪器销售、耗材销售（包含试剂）、其他销售这三块内容组成。1、档案号编制财务档案号的编制规则：如：YJ-XS(YQ)-2017080401YJ:是“XX”拼音第一位字母的大写；XS：是“销售”拼音第一位字母的大写等YQ:是“仪器”拼音第一位字母的大写，“试剂、耗材”业务统一用“HC”，其他业务用“QT”.2017080401：是一组序列号，其中“20170804”是指收到合同或资产采购、处置审批单的日期，“

2、01”最后两位代表当天同类业务财务档案第1份编码，如当天前面同类业务已经有两份档案，那本次编码则为“03”。2、编码编制时间财务档案编码编制时间统一在财务部指定岗位收到合同、订单或审批单当天开始编制财务档案编码。3、具体操作流程流程、步骤操作方式A、收到合同（或审批单）前资料将资料收集并分类存放在临时文件夹↓B、收到合同、订单（或审批单）编制档案标签，编制档案编码，并与合同及前期资料分类整理后存入临时文件夹。↓C、中间其他资料收集日常应及时收集验收单等资料↓D、业务结束指对本次合同内容全部实现销售并开票，需对所有对应资料整理后归档。↓E、后续业务跟踪对后续收款等业务需进行跟踪，登记一、采购

3、合同档案管理采购合同主要可分为仪器销售、耗材销售（包含试剂）、其他销售这三块内容组成。1、档案号编制财务档案号的编制规则：如：YJ-CG(YQ)-2017080401YJ:是“XX”拼音第一位字母的大写；CG：是“采购”拼音第一位字母的大写。YQ:是“仪器”拼音第一位字母的大写，“试剂、耗材”业务统一用“HC”，其他业务用“QT”.2017080401：是一组序列号，其中“20170804”是指收到合同或资产采购、处置审批单的日期，“01”最后两位代表当天同类业务财务档案第1份编码，如当天前面同类业务已经有两份档案，那本次编码则为“03”。1、编码编制时间财务档案编码编制时间统一在财务部指

4、定岗位收到合同、订单或审批单当天开始编制财务档案编码。2、具体操作流程流程、步骤操作方式A、收到合同（或审批单）前资料将资料收集并分类存放在临时文件夹↓B、收到合同、订单（或审批单）编制档案标签，编制档案编码，并与合同及前期资料分类整理后存入临时文件夹。↓C、中间其他资料收集日常应及时收集验收单等资料↓D、业务结束指对本次合同内容全部验收合格入库并收到发票，需对所有对应资料整理后归档。↓E、后续业务跟踪对后续付款等业务需进行跟踪，登记一、固定资产档案管理固定资产业务主要可分为“自用“和”外置“块内容组成。1、档案号编制财务档案号的编制规则：如：YJ-ZJ(ZY)-2017080401YJ:

5、是“XX”拼音第一位字母的大写；ZC：是“固定资产”拼音第一位字母的大写ZY:是“自用”拼音第一位字母的大写.另外对固定资产业务可分“自用”、“外置”，其中“自用”以“ZY”表示，“外置”以“WZ”表示。2017080401：是一组序列号，其中“20170804”是指收到合同或资产采购、处置审批单的日期，“01”最后两位代表当天同类业务财务档案第1份编码，如当天前面同类业务已经有两份档案，那本次编码则为“03”。1、编码编制时间财务档案编码编制时间统一在财务部指定岗位收到合同、订单或审批单当天开始编制财务档案编码。2、具体操作流程流程、步骤操作方式A、收到审批单前资料将资料收集并分类存放在

6、临时文件夹↓B、收到审批单编制档案标签，编制档案编码，并与合同及前期资料分类整理后存入临时文件夹并登记台账。↓C、中间其他资料收集日常应及时收集验收单等资料↓D、业务结束收到固定资产正式使用整套资料。↓E、后续业务跟踪对后续数据进行统计，特别对“外置”设备需统计后续收入、利润数据。