企业公司档案管理制度

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1、档案管理办法第一条目的为加强企业档案管理工作，维护档案的完整与安全，便于企业各部门人员的利用，充分发挥档案在生产、管理中的作用，根据国家有关档案管理的法律、法规，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于企业在行政管理、生产建设、经营管理等过程中所形成具有保存价值的文件材料，包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。第三条职责档案管理工作设立档案管理员，对企业内的档案资料实行统一•管理，各部门设立二级档案员，由档案管理员组织协调。档案管理员，负责组织各部门做好档案归档工作，对档案文件进行验收、整理、保管和捉供利用，并对各部门文件资料的

2、收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。各部门档案员，负责部门内档案的收集、整理工作，并于指定时间将部门档案移交至档案管理员。第四条档案的分类及编号(一)类别设置木企业档案共分八大类：文书档案(A)、工程档案(B)、合同档案(C)、会计档案(D)、人事档案(E)、声像档案(F)、实物档案(G)、设计档案(H)。大类用英文字母作代字’大类以下的属类用阿拉们数字作代号。大类及属类设置如下：A文书档案B工程档案C合同档案D会计档案D1会计报表D2会计账簿D3会计凭证D4其他会计材料E人事档案E1财务综合部E2总经办E3设计部E4技术部E

3、5项目管理部声像档案F1视频F2照片G实物档案H设计档案（二）编号方法1.文书档案编号文书档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1,30年为4,10年为5,同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。2.工程档案编号件号（第1件）工程档案按工程项目组卷,其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工年度（2016年）保管期限代号（永久）大类代字（文书档案）例:程项目代号）/案卷号。每个项目从“1”开始编案卷号。案卷号（第1个案卷）工程项口代号（第1项工程）大类代字（工程

4、档案）3.合同档案编号合同档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及保管期限代号）/年度/件号。保管期限代号永久为1，30年为4,10年为5,同一保管期限的归档文件每年从“1”开始编件号。例：C/1/2016/1

5、_件号（第1件）年度（2016年）保管期限代号（永久）大类代字（合同档案）3.会计档案编号会计档案采用单件归档方法，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。同一属类的归档文件每年从“1”开始编件号。例：D3/2016/1I案卷号（第1个案卷）年度（2016年）展类代号（会计凭证）大类

6、代字（会计档案）4.人事档案编号人事档案按个人组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/案卷号。每个员工从“1”开始编案卷号。例:案卷号（第1个案卷）部门代号（财务综合部）大类代字（人事档案）5.声像档案类编号（1）视频档案，采用按件归档整理方法，一次工作或活动所形成的视频为一件档案材料，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/件号。每年从“1”起编件号。例：F1/2016/1I件号（第1件）年度（2013年）属类代号（视频）大类代字（声像档案）（2）照片档案，按组整理归档，一次活动形成的照片为一组，其

7、编号结构模式为：分类号（含大类代字及属类代号）/年度/组号/张号。每年从“1”起编组号，每组照片从“1”起编张号。例:F2/2016/1/1张号（第1张）组号（第1组）年度（2010年）属类代号（照片）大类代字（声像档案）3.实物档案编号实物档案每年按件整理归档，其编号结构模式为：分类号（大类代字）/年度/件号。每年从“1”开始编件号。例：G/2016/1I——件号（笫1件）年度（2016年）大类代字（实物档案）4.设计档案编号设计档案按年度立项项口组卷，其编号结构模式为：分类号（含大类代字及工程项目代号）/年度/案卷号。每个项目从

8、“1”开始编案卷号。例：H1/2016/1I案卷号（第1个案卷）年度（2016年）设计项口代号（第1项）大类代字（设计档案）第五条文件的整理和归档时间文件的整理1.归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打卬机、复卬机、扫描仪等）标称的质量要求。2.归档的文件应为原件。因故无原件的可将具冇凭证作用的复制件归档。字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家耍求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。3.归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。4.档号章、

9、档案盒背脊、备考表等项目，使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写，也可盖字粒章或打印；档案目录应当打印并使用A4规格纸张。5.总经办要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经部门领导审核、总经理批准后方可销毁，