如何提高基层单位人事档案管理水平

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1、如何提高基层单位人事档案管理水平人事档案是机关、社会团体和企事业单位在人事管理活动屮形成的记述和反映个人徳才表现，以个人为单位组合起来，以备日后查考利用的文件材料。人事档案是每个人自然情况、学历、社会经历的原始记录，它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面情况。它的原始性、真实性和完整性，决定了人事档案具有凭证作用和法律效应。在选人用人、人才流动、职称评聘、工资调整、参加社会保险等方面起着依据作用。加强人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，对于开发人才资源，加强人才队伍建设

2、，促进各项事业和工作的顺利开展有着不可低估的作用和意义。改革开放以来，随着多种所冇制经济组织的出现和人才流动的频繁，也发展了由人才流动服务中心管理人事档案等新型的社会化管理方式。但在许多机关、社会团体和国有企事业单位仍保持着单位管理人事档案的传统模式。由于长期以來传统观念的影响，加之人事档案的保密性与封闭性,各类基层单位在人爭档案管理工作方面，容易满足于固有的模式和思路，思想不够解放，创新不够力度，导致存在着一些落后的状况和亟待加以解决的问题。一、目前基层单位人事档案管理水平落后的表现1•人事档案内容比较陈

3、旧，利用效率不高。人事档案袋里多是一些程式化的填表材料，缺乏个性特征。人事档案是个人综合信息的一个缩影,应该能反映人才全面、真实、立体的情况。然而，目前的人事档案大多数材料只能反映一个人的姓名、出生时间、学历、毕业学校及专业、政治面貌、工作经历、工资变动等基本情况。机关、事业单位虽然年年都有年度考核材料，但多是千篇一律的套话、空话，内容较为贫乏，真实客观的评价剖析材料少。缺乏反映个人性格特征、职业倾向、爱好专长、创造发明、学术研究、技术成果、管理才能、道德诚侍等方面的内容。2.人事档案归档整理不及时，案卷质

4、量不高。很多基层单位由于人手紧张，业务不精，对于人事档案的鉴定整理和装订编目工作往往依靠临时从外面聘请档案整理人员进行突击整理。这样就造成了逐年补充进去的人事档案材料要在档案袋中堆积散放相当一段时间，不及时整理补卷装订编目，容易散失。由不熟悉本单位业务和人员状况的临时工突击整理立卷,无法促进和保证人事档案材料形成和归档过程中的书写规范、手续完备、去伪存真、完整齐全这样的案卷质量。同时，也使本单位档案管理员对自己的管理对象和管理业务更加生疏，自身的人事档案管理水平难以提高。3•人员配备上不够重视，专业素质不高

5、。许多单位把人事档案管理工作简单化，没有根据人事档案的特点考虑、筛选合适的人员。主要表现在基层机关用人还是倾向于政治条件而忽视专业素质，而在有些基层企事业单位用人又会很随意的安排照顾病弱对象，缺少配备专业知识丰富、专业素质较高的专职档案管理人才。造成基层单位负责人事档案管理工作的人员通常都是“半路出家”，而且还要兼任其他丁作，这样人事档案管理就未必是他的工作重心，兼职档案管理员没时间熟悉人事档案业务，学习和补充人事档案专业知识和相关的业务知识，更没有时间去研究探讨人事档案管理的理论和创新，工作难免只能流于应

6、付事务。还有些基层单位内部人员轮岗频繁，管理人员不稳定。熟悉人事档案业务需要一个过程，而忽视人事档案工作业务性强、专业化程度高的特点，工作人员经常流动，势必造成人事档案管理混乱。4.硬件设备跟不上发展，管理手段也相应滞后。许多基层单位没有相应的专门库房，人事档案就随管理人员锁放在口常的办公场所文件柜中，没有先进有效的防火、防盗、防湿、防虫的措施和设备。许多基层单位人事档案的管理手段还较为原始粗放，以传统介质、手工劳动为主，重复性劳动较多。虽然有的部门已开发推行了人事档案管理软件，但这些软件也仅仅是满足于档案

7、目录管理等，上下级Z间、各部门Z间的人事档案信息无法实现有效、便捷地共享，影响档案管理工作效率的提高。5•人事档案的开发利用程度不高，服务意识不强。人事档案利用工作大多处于被动服务状态，等待领导及有关部门需要来查阅和提供，缺乏主动精神，利用材料很人程度上局限于人事、劳资、纪检部门需要查阅的党团材料、简历、工资等方面，而真正满足专业和业务需要进行发现人才、选拔人才、推荐人才，为人才资源的开发利用服务的作用没有充分发挥起来。二、如何提高基层单位人事档案管理水平1•强化档案意识，建立健全工作机制。首先，应该加强对

8、各级领导的宣传力度，明确法律责任，真正树立起档案意识，加强对人事档案管理丁作的领导，完善人事档案工作机制，建立完善的档案管理制度体系，使基层单位人事档案管理有法可依，有章可循，逐步走向科学化、制度化的轨道。其次，还应该加强对广大干部职工人事档案意识和知识的宣传，既要破除人们对人事档案的神秘感，又要纠正人事档案弃档无所谓的错误认识，使干部职工认识到在当前改革开放的新时期，人事档案在人才开发、人才推荐、人才流动中的重