第4、5讲 长文档编辑

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1、第4+5讲WORD长文档编辑主要内容：1、使用大纲视图组织文档；2、使用主控文档；3、使用交叉引用；4、使用标记提取索引；5、编制目录。8/23/20212WORD长文档编辑一、使用大纲视图组织文档1.1在大纲视图下创建新文档步骤1：新建一WORD文档→切换到大纲视图→依次输入第一个标题；（标题应独占一行）步骤2：用内建标题样式或大纲级别格式化文档后，切换到“页面”视图→输入文本、图片等。大纲工具栏8/23/20213WORD长文档编辑一级二级8/23/20214WORD长文档编辑1.2选中标题或段落1、如果要选中一个标题以及该标题下的各级子标题和正文，将鼠标指向标题左边的符号，待鼠标变成形

2、状时单击。2、将鼠标移到某个正文段落左边的小方块符号上，单击则选中该段落。8/23/20215WORD长文档编辑二、使用主控文档使用Word的主控文档，是制作长文档最合适的方法。主控文档包含几个独立的子文档，可以用主控文档控制整篇文章或整本书，而把书的各个章节作为主控文档的子文档。这样，在主控文档中，所有的子文档可以当作一个整体，对其进行查看、重新组织、设置格式、校对、打印和创建目录等操作。对于每一个子文档，我们又可以对其进行独立的操作。8/23/20216WORD长文档编辑2.1创建一个新的主控文档步骤1：新建一WORD文档→切换到大纲视图并显示大纲工具栏；步骤2：用适当的标题样式创建一个

3、文档大纲（即标题）→用内建标题样式或大纲级别对各级标题格式化；步骤3：选择要设置为子文档的标题→“大纲”工具栏上的创建子文档按钮步骤4:重复操作(3)→“保存”钮（结果如下图）8/23/20217WORD长文档编辑标题样式成为子文档的起始标题样式用虚线框来标识子文档，以区别主文档中的内容与其他子文档8/23/20218WORD长文档编辑2.2将已有文档转换为主控文档步骤1：打开要转换为主控文档的已有文档→切换到大纲视图并显示大纲工具栏；；步骤2：通过使用内置标题样式或大纲级别建立主控文档的大纲→选定要划分为子文档中的标题和文本；步骤3：单击“大纲”工具栏中的创建子文档按钮，创建子文档。步骤4

4、:重复操作(3)→“保存”钮（结果如下图）8/23/20219WORD长文档编辑2.3重命名子文档在创建子文档时，Word2000会自动为子文档命名。此外当把已有的文档作为子文档插入到主控文档中时，该子文档用的名字就是文档原来的名字。步骤1：打开主文档，并切换到大纲视图。步骤2：单击“折叠子文档”按钮折叠子文档。步骤3：Ctrl+单击要重新命名的子文档的超级链接，打开子文档。步骤4：单击“文件”菜单中的“另存为”命令→选择保存的目录，输入子文档的新文件名→“保存”钮。8/23/202110WORD长文档编辑2.4在主控文档中添加子文档在主控文档中，可以插入一个已有文档作为主控文档的子文

5、档。步骤1：打开主控文档，并切换到大纲视图→“大纲”工具栏上的“展开子文档”钮，以激活“插入子文档”钮。步骤2：将光标定位在添加已有文档的地方→单击“大纲”工具栏中的“插入子文档”钮→“插入子文档”对话框。步骤3：“查找范围”框的文件列表中找到所要添加的文件→“打开”钮。8/23/202111WORD长文档编辑2.5编辑单个子文档步骤1：打开主控文档，并切换到大纲视图→单击“大纲”工具栏上的“主控文档视图”钮；步骤2：将光标定位到要进行编辑的子文档前面的按钮上→双击→打开这个子文档。步骤3：编辑完毕→“文件”菜单→“关闭”命令。8/23/202112WORD长文档编辑2.6拆分子文档

6、将子文档拆分为两个子文档，子文档的文件名由Word自动生成。用户如果没有为拆分的子文档设置标题，可以在拆分后再设定新标题。步骤1：在主控文档中展开子文档；步骤2：在要拆分的子文档中选定要拆分出去的文档，也可以为其创建一个标题后再选定；步骤3：单击“大纲”工具栏中的“拆分子文档”按钮。8/23/202113WORD长文档编辑2.7合并子文档合并子文档是将几个子文档合并为一个子文档。步骤1：在主控文档中，移动子文档将要合并的子文档两两相邻；步骤2：选定第一个要合并的子文档。步骤3：按住Shift键不放，单击下一个子文档图标，选定所有要合并的子文档。步骤4：单击“大纲”工具栏中的“合

7、并子文档”按钮。（在保存主文档时，合并后的子文档将以第一个子文档的文件名保存。）8/23/202114WORD长文档编辑2.8删除一个子文档步骤1：打开主控文档，并切换到大纲视图→单击“大纲”工具栏上的“主控文档视图”钮；步骤2：展开所有的子文档→单击要删除的子文档按钮；步骤3：单击“大纲”工具栏中的“删除子文档”按钮。（文档内容被复制到主控该当中，如果想彻底删掉，应该选中后按Delete钮）8/23/20