浅谈高校档案的收集工作

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1、浅谈高校档案的收集工作摘要：档案工作i般包括六个环节，即收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用。收集工作作为整个档案工作的起点，更是做好高校档案管理工作的基础和前提，更是档案T作中的难点和重点。如果没有档案的收集则不会形成健全的档案，更不会有效地利用档案。因此，要想做好高校的档案管理工作，必须要正确认识高校档案收集工作的意义以及学握科学冇效的收集方法，在方便使用者利用档案的同时为促进学校的改革发展做出贡献。Abstract：Archivesworkineludessixaspects：collection,arrangement,identif

2、ication,safekeeping，statisticsandofferingforuse.Asthestartingpoint,archivescollectionisthebasisandprerequisiteforcollegearchivesmanagement，andalsothekeypointanddifficultyofarchiveswork.Withoutarchivescollectiontherewillbenosoundarchives,letaloneeffectiveuseofarchives.Therefor

3、e,inordertodoagoodjobinuniversityarchivesmanagement,itisamusttohavecorrectunderstandingofthesignificanceofuniversityarchivescol1ectionworkandmasterscientificandeffectivemethods,makingitconvenientforusersandatthesametimecontributingtothereformanddevelopmentofuniversities.关键词：高

4、校档案；收集方法；档案管理Keywords：universityarchives；collectionmethod；archivesmanagement中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1006-4311(2013)25-0137-021高校档案收集工作的意义1.1高校档案管理工作的基础就是收集。档案管理工作不但复杂并且非常繁琐，而收集作为建立档案的…项最基本的工作，只冇做好档案的收集工作才能更好的丰富馆藏，在保存一所高校发展轨迹的同时，也为后续的档案利用以及信息资源开发工作提供了可能。因此，作为高校档案的工作者，只有高度认识档案收集工

5、作的重要性才能更好的做好档案工作。1.2收集是文件向档案转化的桥梁。在管理工作的进行中会产生很多的文件材料，但是必须经过文书管理者的整理、立卷、报送、移交和档案管理部门的收集、整理以及建档等环节，才能将文件转化为档案。而学校各部门与档案工作通过这个转化过程也会紧密的连接在一起，只有借助收集工作这座桥梁才能将文化转化为档案[1]O2档案收集中存在的问题将历史记录保存起来以便查考的文件即是档案，同时，档案也是人类社会贮存和开发信息资源的重要工具。由于学校各系部对教学、科研以及管理等工作的档案不能够按时进行收集和归档，都会对档案的整理工作以及其他环节的

6、止常运行造成直接影响，主要有以下原因：①档案意识薄弱，不重视档案工作。在大家看来，档案工作既不能直接产生经济效益，又不会影响当前的中心工作，早做晚做无关紧要。②文书的处理工作与档案工作脱节从而影响了档案的收集工作。档案是由工作屮产生的文件以及资料转化而来的，随着文件以及资料种类与数量的不断增加以及使用范围的不断扩人，很容易会导致无法完成文件的立卷以及归档工作，从而造成了两项工作的脱节。3科学有效的收集方法3.1定期收集、明确职责。定期收集作为高校档案收集工作的重要方法之一，必须具有完整具体的实施措施：第一，对归档的工作程序进行明确规定；第二，明确

7、规定归档的时间；第三，制定各类档案材料的归档范围和归档要求；第四，对案卷的质量标准和要求做岀具体规定；第五，为了确立直接向档案馆归档部门责任人的名单并明确责任，必须建立高校档案工作网络。3.2重点收集、零星辅助。对高校专职部门以及重大时间产生的档案材料应当重点追踪并强化收集。党委办公室、组织部以及宣传部和团委等部门一般形成党群类档案［2］；教务处、教研室以及各个系部一般形成教学类档案；校长办公室以及人事处等部门多形成行政类档案。因此，为了达到爭半功倍的效果，应为重点收集上述部门的文件材料。3.3认真负责、积极工作。为了做好高校档案的收集工作，档案

8、管理人员必须认真履行职责，积极开展各项档案业务工作，在赢得全校教职工信赖的同时也增强大家的档案意识以获得他们的支持和帮助。应当利用一切机