浅谈网络环境下档案管理

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1、浅谈网络环境下档案管理【摘要】随着科学技术的发展，我们正处于信息化的时代，在网络技术迅猛发展计算机应用越来越广泛的条件下，档案管理也正在向着电子化、网络化的方向迈进，大幅提升了其管理水平。但是，事物都具有两面性，信息时代提升了档案事业的发展空间，并为其带来巨大的发展潜力，同时，一些与之相应的挑战也随之而来。档案管理工作在网络环境的影响下，挑战与机遇并存，为了使档案管理工作能够顺利的进行，主动迎接挑战、克服困难，并紧紧抓住机遇是非常必要的。本文主要从三个方面来进行分析，即当前网络环境影响下档案信息管理的特点、目前的现状和面临的挑战以及采取的对策。【关键词】网络环境；档案管理；挑战；对策1

2、.前言信息在这个科技迅速发展的时代，被充分的利用和高效传播着。作为资源的一种，档案信息资料也渐渐由原来的神秘和不被重视转变为得到更多的关注和关心。因为档案资料能够给人们提供一些所关注的内在信息，其自身价值逐渐得到社会的认可。但是，目前一些比较突出的问题还存在于在档案管理工作的各方面，因此档案管理者们要顺应时代发展潮流，寻找工作中的重要突破口，抓住良好契机，实现档案信息化，变革新的理论和工作方法，使档案管理工作在发展过程中取得更大的成效。1.网络环境下档案管理的特点2.1档案信息的收集更加快捷计算机技术的普及使得档案信息收集变得更加方便。数据信息可以直接由各输入档案数据库，同时档案人员在

3、采集和核对信息时，也可以直接通过网络从各个部门的文件夹中得到所需的信息，这样缩短了文件转为档案的时间，使信息收集比传统的方式更加快捷。2.2档案信息记录的形式呈现多元化的趋势在历史上，人们记录信息的主要手段是文字，并且文字是唯一的用来记录历史的工具。在科技发展过程中，录音和摄像技术的出现使得用声音和图像来记录信息成为现实。声音和图像比文字更加具体、生动、和直观地展示和描绘事物,使人们能够更加方便和详细的了解事物。2.3保证档案信息内容的完整性在信息网络环境的作用下，对办公文件和档案进行一体化管理，通过网络，电子文件可以直接变为电子档案，保证了档案信息的完整性，使信息的丢失和遗漏得以避免

4、。2.网络环境下档案管理面临的挑战3.1思想认识淡漠，观念落后在传统的档案管理观念的影响下，现代化的资源建设以及档案信息化管理难以得到有效的实施，档案管理建设的受限使得各种经济效益得不到有效的提升。现代的档案管理难以发展的主要原因为，工作人员技术水平低，硬件设施条件不完善，对档案管理的投资力度不足，难以满足档案信息建设发展的需要，因而整体上不能够有力的促进其发展。3.2技术力量滞后档案管理的技术力量落后，主要是由三个方面造成的。第一，从整体上来看，档案管理人员的技术水平普遍偏低，由于他们缺乏对计算机知识的了解，不能够熟练的掌握业务技能，再加上工作人员流动性大，使得具有专业性、技术性的人

5、才严重缺乏；第二，档案管理部门大多数经济效益不高,不属于直接创造财富的部分，部门内部缺乏高层次的管理人才；第三，网络技术不断地更新换代，传统的档案管理模式已经不能很好的为档案管理发展服务，且再加上现在大多数档案管理的门户网站在建设发展中，缺乏技术含量，甚至有些档案网站很难进入，这些都对现代档案管理沉声了不利的影响。3.3档案管理软件没有系统的平台选型，缺乏通用性随着科技的发展，产生了很多各有特点的档案管理软件，它们虽然都具备档案管理最基本的要求，但是从目前的发展趋势来看，办公自动化、电子政务系统和档案管理逐渐趋于一体化，造成系统平台选型要顾及更多的因素。在各个档案部门，计算机的型号不一

6、样，规格也不同，各自开发的软件不能互相交换使用，这样就给利用电脑完成信息管理的工作带来很大的麻烦，使得信息编辑成果得不到快捷的出版，这使档案信息网络化的进程受到了阻碍。3.4档案信息的保密性、完整性和真实性在信息网络环境下受到挑战在一定程度上，档案信息一般都具有保密性，在对档案信息进行网络上的共享及开发利用时，必须符合保密内容的各项规定。不一定所有的档案资料都可以被放在网络上，涉密内容也不一定就不能录入网络系统，因此，档案工作者必须要思考的重要问题就是在网络环境下怎样做好保密工作。另外，在信息网络环境影响下，电子档案的真实性、可读性和完整性也受到了挑战。档案信息在网络环境下是以数字化的

7、形态存在的，其本身具有的共享性、机读性、对设备高依赖性及易改性等特性使得任何有意的或无意的操作都有可能威胁到档案的真实性、完整性。2.网络环境下档案管理的对策4.1建设专业性强的档案人才队伍目前，知识不足、管理落后、年龄老化等诸多问题在我们的档案管理工作人员中还大量存在着，如果这些问题得不到及时的解决，就会使我们的工作效率降低。在目前的网络环境下，传统的纸质档案的检索和查阅已经满足不了人们的需求，档案管理越来越向着网络化管理的趋势发展。因此，拥