公文管理细则

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1、唐山建龙实业有限公司制度编号：A3424制度页数：共13页公文管理细则编制人：谭蔚华审核人：张国民批准人：王卬忠主办单位：人事行政处发布日期：2013年9月11日生效日期：2013年9月11日第一章总则第一条目的为提高公文处理的质量和效率，规范公文处理流程，特制定木细则。第二条适用范围本细则所称公文管理，指公司各单位或公司与外界往来文件的办理与控制，适用于收文、传递、发布与归档的全过程。第三条处理原则公文处理必须做到准确、及时、保密、安全。第二章职责第四条人事行政处1、负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印等工作。2、负责对没冇存档价值和存查必要的公文鉴别、登记并报公文起草单位主

2、管副总批准后销毁（纸质文件进行破碎，电子文件彻底删除）。3、负责编制公司文件的有效版本清单，并对有效版本清单实施动态管理。4、负责公司公文督导检查工作。5、负责对公司公文资料统一归档管理。第五条各中层单位1、公文管理员负责本部门内部公文培训、监督、盯办、存档等公文FI常管理工作。2、按耍求承接领导批办的各类公文。第三章公文种类第六条公文种类1、请示：用于向上级部门请求指示、批准。请示遵循一事一请示原则，禁止多个事项用一个请示，对于请示，领导需做出批示。2、报告：用于向上级部门汇报工作、反映情况，答复上级部门的询问。3、通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道

3、的重要事项，用“通报”。4、通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。5、决定：用于对重耍事项或重大行动做出安排。6、会议决议（纪要）：用于记载、传达会议精神和议定事项。7、工作联系函：用于公司与集团或各单位内部业务接洽、工作联系。8、工作交办单：用于主管就特定事项交待部署办理。9、对外公函：对政府单位、机关团体、企事业单位等外界单位时使用。10、外來文件：外界政府单位、机关团体等发來的文件。11、合同（协议）：与内、外部单位签订的合同、协议。12、司法公文：外部单位发來的律师函、应诉通知、举证通知

4、、司法裁判等。第四章行文管理第七条公文格式信息平台公司文件要素包括：文件名称、公文字号、发文日期、起草部门、签发人、正文、附件等。纸质公司文件要素一般包括：公文字号、文件标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文日期、版记等。1、公文字号：一般包括单位代号、分类、年号、序号。字体用仿宋3号，居中排布；年号和序号用阿拉伯数字标识；年份用全称，用六角括号括入；序号不编虚位（即不编为001）,不加第字。（1）公司文件按专业化管理的要求分四大类进行编号，B

5、J：政管字（人事行政处、保卫处）。生管字（安全管理处、生产处、能源中心、品种开发处、技术质量处）。经管字（财企处、供应处、销售处）。工

6、管字（设备处）。各单位根据发文内容确定分类号.编号格式为：唐建发+分类字+（年份）+文件序号，如：唐建发政管字（2013）1号。（2）公司会议纪要编号格式为：唐建发会纪字+（年份）+序号，女h唐建发会纪字（2013）1号。2、文件标题：应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。公文标题一般不加书名号和其他标点符号，可分一行或多行居中排布。3、主送单位：主要是受理公文的单位。主送单位名称应当用全称或规范化简称。位于标题之下、正文之上左端顶格处。4、正文：主要用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。需要使用序数符号标明层次时，一般排列顺序是：第一层用“一”，第二

7、层用“一”，第三层用“1”,第四层用“⑴”。5、附件：标注在正文Z后，发文机关署名之前，如有两个以上附件应注明附件的顺序，附件名称后不带标点符号。6、公文落款及用章：一般只注明发文时间，并加盖发文单位印章，加盖印章要骑年盖刀。7、发文H期：以领导签发日期为准，发文时间要完整写出年、月、日，而且必须用汉字书写。女口：二O—一年八月三十F18、版记：主要包括主题词、抄送（抄报单位）、印发单位、印发日期、印制份数等。（1）主题词：由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成。“主题词”三个字用3号黑体，居左顶格，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字，词目Z间空1字。（2）抄送（抄报）单位

8、：除主送单位外需要执行或知晓的其它单位。位于主题词之下，印发单位与印发日期之上。左空1字用3号宋体，后标全角冒号。抄送单位间用逗号隔开，冋行时与冒号后的抄送单位对齐。在最后一个抄送单位后标句号。（3）卬发单位与卬发口期：位于抄送栏Z下，字体用仿宋体3号，左端空一字标注公文印发单位名称，右端空一字标注印发FI期，印发时以公文复印的F1期为准,用阿拉伯数码标识。（4）印制份数，标注在印发单位与印发日期栏Z下右侧，标注为“（共印XXX份）”。主题词、抄送栏、印发单位与印发日