商务电子邮件礼仪.doc

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1、商务电子邮件礼仪近年来，在各种电子通信手段中出现了一匹“黑马”。这是电子邮件。自从它诞生以来，它的发展可以说是突然而迅速的。它让人刮目相看。目前，它已经越来越广泛地应用于商业世界。电子邮件，也称为电子邮件或电子邮件。它是由电子计算机组成的互联网发送给通信对象的一种电子信件。使用电子邮件进行外部通信不仅安全保密，节省时间，不受空间限制，清晰度极高，而且可以大大降低通信成本。商务人士在使用电子邮件与外国交流时，应该遵守以下四个方面的礼仪。首先，电子邮件应该仔细写。发送给他人的电子邮件必须仔细构思和仔细书写。如果你想写

2、什么就写什么，你就不尊重对方或你自己。写电子邮件时，必须特别注意以下三点。首先，主题应该明确。大多数电子邮件只有一个主题，通常需要提前记录。如果总结得当，收件人可以一目了然地看到整封邮件。第二，语言应该流利。为了便于阅读，电子邮件必须语言流利。尽量不要写不寻常的字符或变体字符。当引用数据和材料时，最好指明接收者要检查的来源。第三，内容应该简洁。在线时间极其宝贵，所以电子邮件的内容应该简明扼要，越短越好。其次，电子邮件应该避免滥用。在信息社会，任何人的时间都是极其宝贵的。这对商人来说更为重要。这就是为什么有些人说，

3、“要在商业上尊重一个人，你必须首先理解如何为他节省时间。”有鉴于此，如果没有必要，不要给别人发邮件。特别是，不要用它和别人聊天，或者只是检查你的电子邮件是否能成功发送出去，这样在网上“问朋友”更不合适。目前，许多网民经常担心，因为他们的邮箱里塞满了无数无聊的邮件，甚至是陌生人的邮件。处理它不仅会浪费你的时间和精力，还会耽误你的生意。然而，一般来说，仍然有必要立即回复别人的重要邮件。第三，电子邮件应该注意编码。编码的问题是，这是每个电子邮件用户都应该注意的一个重要问题。由于汉字的特点等原因，中国大陆、台湾省、香港、

4、澳门等国家的汉语目前使用不同的中文编码系统。因此，当一个商人使用中国大陆的编码系统向除了中国大陆以外的所有国家和地区的中国人发送电子邮件时，由于双方采用不同的中文编码系统，为了方便起见，他很可能只会收到由随机字符组成的天书。因此，当商务人士使用中文向中国大陆以外的其他国家和地区的中国人发送电子邮件时，他们还必须用英文注明自己的中文编码系统，以确保对方能够收到自己的电子邮件。第四，电子邮件应该仔细选择功能。目前市场上可买到的高级电子邮件软件可用于各种字体，甚至各种信纸供用户选择。这当然可以增强电子邮件的个人特征，但

5、商务人士必须谨慎使用这些功能。这主要是因为，一方面，过多的电子邮件美化将不可避免地增加其容量和收发时间，既浪费时间又浪费金钱，而且经常给人浮华的印象。另一方面，电子邮件收件人拥有的软件可能无法支持上述功能。这样，他收到的电子邮件很可能会大大偏离发件人的初衷，从而使之前所有的努力都徒劳无功。