从管理的角度解析协同管理软件与组织级应用

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1、从管理的角度解析协同管理软件与组织级应用协同管理在组织之中的应用，分为两个大方向，一个是组织管理（OrganizationalManagement），一个是组织建设（OrganizationalDevelopment）。协同软件在组织成长的不同阶段中，对这两个大方向的侧重点又有所不同，称之为组织生命周期（OrganizationalLifecycle）。此处所谓组织，具体说，就是各种企事业单位、政府组织和社会团体。1.组织管理（OrganizationalManagement）组织管理是协同软件的基本应用。当前，协同软件的主要

2、功能是针对组织管理而设计的。在思想上，协同软件在组织管理中应用的主要依据是法约尔的理论体系，即管理活动异于业务活动并独立存在；在边界上，协同软件也践行法约尔的界分，即将组织管理活动分为计划、组织、指挥、协调和控制等5个方面；在具体功能上，则与法约尔所提出的管理的“14项一般原则”相吻合。总体而言，协同软件在组织管理中的应用主要集中在古典管理理论范畴，是对管理科学最基本概念的信息化。在行动上，协同软件还吸收了行为科学的一些基本理论，主要是组织行为学理论，但其中采用了“实用主义”的策略。协同软件主要是看中了“组织行为”这个名称，因

3、为这是一个很好的营销说辞；其次它只是零散地引用了沟通、权力、组织设计和组织文化等方面的一些理论，并不系统和深入。至于组织行为学中的“个体”和“群体”的这些重要理论，协同软件虽有所涉及，但并未将其转化为核心功能。在技术上，协同软件并未超越现有主流IT技术，它是一系列成熟技术的集成。最好的协同软件的架构思想也只比组织应用的实际需求超前那么一点点，这从市场策略上来说是对的，但从产业发展长远而言，还缺乏突破和积累。在应用上，协同软件在组织管理中的应用，基本能满足当前协同市场的主流需求。中国的组织级协同需求，尚处于诊断、启蒙、创建和尝试

4、的阶段。在此时机，让组织用得起来，是协同软件的主攻方向。同时，协同软件也将一些应归于业务管理方面的内容纳入进来，成为管理活动中的特殊现象。（1）在组织管理中的应用协同软件在组织管理应用中的需求与功能之间的对应关系如表1所示。从表中可见，协同软件为组织管理各项需求提供了诸多针对性的工具。表1管理活动需求与协同软件功能对应表管理需求软件功能计划我的计划计划管理会议管理日程事件组织新建事项已发事项待办事项已办事项个人空间部门空间单位空间领导空间集团空间指挥发文管理公文交换收文管理签报管理协调电子邮件公告新闻调查讨论部门公共信息知识中

5、心文档中心模板库我的博客控制督办事项公文督办表1中的各种功能，主要实现如下组织管理目标：1)制度落地。通过制度流程化、模板规范化，与组织架构、岗位职能和人员匹配，实现过程自动执行，可控制、可追溯。一个好的制度可以把坏人变成好人，一个坏的制度是可以把好人变成坏人的，作为组织制度的设计者，要决定留下什么人，这些人朝着什么方向努力。除此之外还要细化岗位职责定义，企业按照科层制方法分会有很多层级，管理者要弄清楚的是什么样的层级结构是提高组织效率最优的设计，这是一个值得深入探究的话题。现在有两个倾向：一个是科层制，组织结构越来越复杂，层

6、次越来越多；还有一种趋向是扁平化，但是组织结构太扁平效率也不一定是最高的。所以，设计一个适合本企业的岗位职责制度是提升组织效率的重要方式。2)执行落地。通过各种管控措施，使得业务团队管理、业务授权与决策、业务跨部门协作、业务进度和质量报告等得到全面监督和推动。很多大型集团化组织因为庞大,其组织结构和流程也就极其的复杂，几千位员工，每个人都有自己的一套工作方式和工作习惯，几百上千个制度，如何搭建流程？这种情况就一定要抓核心流程，将核心能力和核心战略演化成核心的业务流程。核心业务流程明确之后，每一个部门、每一个人都可以在流程中对应

7、一个流程岗，在这个流程岗中你该做什么、什么时间做、怎么做、做到什么程度合格就显而易见了。这样才算是真正的执行落地。1)时间管理。个人时间、日程管理，团队要事、目标的协作与同步，时间资源的共享与互动使用。通过计划来协同未来的时间安排。2)知识管理。组织的正式文档、工作过程、业务过程、结果报告等各种知识文档的全周期收集、存储，实现分类、分时的查询、推送和转发的共享与分享，实现文档的集中存储后的授权全文检索使用。3)文化建设。协同软件可充当组织的通知、通报、公告、新闻的阵地，组织的调查、讨论等文化建设的阵地。企业文化对组织效率的提升

8、起着异常重要的作用，它是企业中的一种可传承的基因，让企业成员有高度的认同感。文化创造价值、提升组织效率有两个方面的优势：一个是凝聚、一个是改造。文化是一种思想，一种无形的习惯在影响和塑造着你的工作习惯，养成这样的工作习惯也可以提升组织效率。（2）对业务管理的支撑在组织中，有一