浅议加强社会保险业务档案规范化管理

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1、浅议加强社会保险业务档案规范化管理　　【摘要】随着2009年开始的社会保险业务档案管理标准化、规范化活动的推进，各级社会保险经办机构对社会保险业务档案管理逐渐重视，社会保险业务档案管理水平得到不断提高。现今大多数县级以上的社会经办机构的业务档案管理已基本达到一般管理要求的水平，但社会保险业务档案管理在现实当中还有很多急需解决的问题，并没有完全达到规范化的要求。本文从社会保险业务档案的概念、管理现状和如何提高规范化管理等几个方面来论述如何加强社会保险业务档案的规范化管理。【关键词】社会保险；业务档案；管理现状；规范化2009年7月23日中华人民共和国人力资源

2、和社会保障部、国家档案局联合颁布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，2010年开始在全系统开展了社会保险业务档案管理达标考评活动。2013年福建省社会保险业务档案管理系统上线，福建省社会保险业务档案管理逐渐步入正轨。然而，档案管理是一项实践性很强的活动，特别是专门档案的管理需要在实践中逐步完善。所以，社会保险业务档案管理也需要在实践中逐步完善，进一步提高规范化管理水平。一、社会保险业务档案的概念8《社会保险业务档案管理规定（试行）》第三条规定：“本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业

3、性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。”从这一条款中我们可以得知社会保险业务档案的基本含义有以下三个方面：（一）社会保险业务档案是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中直接形成的。现行社会保险经办机构主要包括养老、医疗、工伤生育、失业、机关事业、农村养老保险经办机构，这些机构在业务过程中都会逐渐积累形成社会保险业务档案。因为每个机构所管理的业务是不一样的，因此各机构所形成的档案也不尽相同。但为了对社会保险业务档案进行更加规范的管理，《社会保险业务档案管理规定（试行）解读》将社会保险业务档案分为以下几个类别：社会保险管理类、社会保险费征缴类

4、、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险稽核监管类。（二）社会保险业务档案是具有保存和利用价值的专业性文件。在社会保险业务活动中形成的文件是各种各样的，只有那些具有保存和利用价值的文件才能称之为社会保险业务档案。对于社会保险业务档案来说，具有保存和利用价值就是指对参保对象的权益记录、待遇享受等内容具有重要作用。8（三）社会保险业务档案内容的记录方式和载体是多种多样的。目前，社会保险业务档案的载体主要以纸质为主，只有少部分的电子文档，图表、声像等载体还很少涉及到。二、社会保险业务档案的管理现状（一）各地基础设施建设极不平衡随

5、着全系统社会保险业务档案管理标准化活动的推进，各地社会保险经办机构档案室从无到有，设备也不断的投入。但是，由于各地经济发展水平不一致，领导重视程度不一致，导致各地基础设施建设极不平衡。有些社会保险经办机构根据国家和部省的有关规定高标准的建立库房、办公室与阅览室分开的档案场所，购置档案专用立式双轨道密集架，配备空调、计算机、温湿度记录仪、防磁柜去湿机等专业设备，并严格按照防盗、防火、防虫、防湿、防尘、防高温等要求完善基础设施建设。然而，有些社会保险经办机构由于没有经济基础的保障，可能连最基本的档案库房面积的要求都达不到，基础设施可能极其简陋。（二）管理人员队

6、伍建设相对比较薄弱8全国档案管理人才本就稀缺，能够投身社会保险事业的档案管理人才更是少之又少，各地社会保险经办机构很难在短时间内建立起自己的档案管理专业化队伍。从目前情况来看，省市级社会保险经办机构都基本配备有专业的档案管理人员，有些机构可能还建立有专业的档案管理团队。但是，各地县级社会保险经办机构大多都不具有专业的档案管理人员，有些机构甚至是经办人员兼职管理档案。从档案管理人员素质来看，大多数社会保险业务档案管理人员还不具备档案管理的专业知识，档案管理的经验不足，还不能够对社会保险业务档案进行专业化、规范化、现代化的管理。（三）保管方法有待进一步改进档案

7、保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重要的影响，甚至在一定的条件下具有决定性的影响。档案保管的好，就为整个档案工作的进行提供了物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。反之，如果不能有效地延长其寿命，或者甚至损毁殆尽，那就会是整个档案的工作意义，影响整个部门的工作秩序。从目前情况来看，我省各地的社会保险业务档案保管方法还存在以下问题：1.大多数社会保险业务档案仍然只采用纸质线装保存，没有结合现代化技术进行数字化管理。2.归档入库不及时。3.无关人员随意进出档案库房。（四）利用服务效率低、方式单一化8我省社会保险经办机构从2009年底进行社会保险业务

8、档案标准化建设，2010年开始进行达标验收工作。从验收的结果来看，