公司档案管理制度(2012修订版).pdf

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1、精品资料档案管理制度（2012）第一节总则第一条为规范公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。第二节管理体制和职责第二条综合管理部设置档案室及档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：（一）负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；（二）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（三）负责档案提供利用服务和保密管理。第三节文件材料的

2、形成和归档可编辑精品资料第三条档案按照记述内容的不同划分为文书档案(行政管理、经营管理)、和专门档案（会计、信贷）；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第四条归档时间和归档程序（一）公司各部门产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。（二）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。（三）信贷业务档案由风险控制部保管两年，两年后由

3、风险控制部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。第五条归档要求（一）归档的文件、资料必须完整。（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰。（三）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。可编辑精品资料第四节档案的利用档案管理员根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第五节档案保管期限的划分及鉴定第六条档案管理员须根据各类档案管理细则中的《归档范围和保管期限表》（附件1）确定档案的保

4、管期限及档案的价值。第七条档案保管期限分为永久、长期两种，其中长期为10年。第八条对公司有长远利用价值的档案须永久保存。第九条对公司在一定时期内有利用价值的档案为长期保存。第十条凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第六节档案保密规定第十一条接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。第十二条严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。可编辑精品资料第十三条整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十四条档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。第十五条公司档案室由专人负责管理，非管理人员

5、许可不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。第十六条发现档案丢失，损坏要及时报告。第七节档案查阅、借阅规定第十七条借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。第十八条因工作需要，查阅、复印档案资料时，必须填写《档案使用审批表》（附件2），写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。第十九条档案资料一般情况下仅供公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须经分管总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控

6、范围内查阅。可编辑精品资料第二十条借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。第二十一条借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。第二十二条借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。第二十三条借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、

7、完整，并在《档案使用审批表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第八节档案室管理规定第二十四条档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第二十五条档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。可编辑精品资料第二十六条要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。第二十七条要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。第二十八条档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。第二