文件和记录控制程序.doc

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1、1目的加强对文件的经管，防止无效文件被误用，确保文件的有效性和规范性。2范围本程序适用于公司所有部门与经管体系要求有关的所有文件和与质量经管体系运行有关记录的控制，包括：方针、目标、经管手册、程序文件、经管文件、技术文件、行政性文件、外来文件、质量计划、各种质量记录。3定义3.1经管文件：包括经管手册、程序文件、经管制度/规定、部室职责、职务说明书等。3.2技术文件：包括企业规范、工程图纸、检验规范/规范、操作规程、工艺文件、BOM表、作业要求和通知等。3.3行政性文件：包括通知、公告、新闻等。3.4外来文件：包括国际/国家法律法规/规范、行业规范

2、、上级机关下发的文件，顾客提供的规范、规范、图纸（技术类）等。4职责4.1总经理4.1.1负责经管方针、目标的批准。4.1.2负责经管手册和公司级重要经管制度的批准。4.2经管者代表4.2.1负责经管手册、经管制度的审核，程序文件的批准。4.3行政人事部4.3.1负责组织经管文件、行政性文件的编制。4.3.2负责公司全部文件资料的经管和保存。4.4其它部门4.4.1品管部负责公司质量体系文件的规划和监督经管。4.4.2技术开发部负责组织公司技术文件的编制。4.4.3各部负责本部工作职责相关的流程、制度文件的编制。5程序5.1文件基本要求5.1.1文

3、件代码SS—温州盛世机车业有限公司M--经管手册C--程序文件G--经管文件J—技术文件T—通知、公告WG--经管类外来文件WJ—技术类外来文件QM—质量记录5.1.2文件编号a、经管手册SS/M-00－年号（4位）如：SS/M-00-2014,表示公司2014年发布经管手册，此手册的流水号为00。b、程序文件SS/C-文件顺序号（2位）-年号（4位）5/5如：SS/C-01-2014,表示公司2014年发布的序号为01的程序文件。c、经管文件（除经管手册和程序文件）SS/G-文件顺序号(3位)-年号（4位）如：SS/G-001-2014，表示公司

4、2014年发布的序号为001的经管制度。d、技术文件SS/J+文件编码-产品编码-序号（3位）-年号（4位）文件编码表：企业规范/技术规范A产品规格书B工程图纸C产品零件表（BOM）D工艺文件/生产作业指导书E质量控制计划F成品检验规范/规范G配件检验规范/规范H实验/测试规范I设备/仪器操作规程J其它技术文件K如：：SS/JE-062-001-2014,表示公司2014年发布的编码为062的作业指导书。注1：若为通用文件，则产品编码为000，并在适当位置注明适用的产品或范围。注2：“序号”可根据实际情况增删，如同一产品编码下只有一份零件表，则可不

5、需序号，如有多份则需有序号。注3：产品编码应进行统一编制。e、通告SS/T-文件序号（3位）-年号（4位）如：SS/T-001-2014，表示公司2014年发布的序号为001的通告。f、外来文件SS/W-文件序号（3位）-年号（4位）如：SS/W-001-2014，表示公司2014年接收的第一份经管类外来文件。g、经管记录SS/QM-部门编码+序号（3位）V+序号（1位,版本号）如：SS/QM-E001V0，表示由品管部编制的《质量记录总览表》首次发布。部门编码表：总经办A行政人事部B营销部C技术开发部D5/5品管部E生产部F生管部G财务部H5.1

6、.3文件格式a、程序文件、经管文件：内容工程：1、目的，2、适用范围，3、定义，4、职责，5、程序/规定，6、相关文件，7、相关记录，8、流程图（可选）。文件字体：标题用小四黑体,正文用小四宋体，采用规范间距，规范位置；行距设置值为20磅，页边距左2mm右1.5cm。页眉格式：公司名称，文件名称，文件编号，版次；页码为x／n格式。b、其它文件：见《质量记录总览表》，同质量记录格式的控制方法。5.1.4版次由大写字母(A、B、C...)加斜线和数字(0、1、2、3...)构成，大写子母代表版本，数字代表修改次。如：A/0，表示第一版首次发布，A表示第

7、一版，0代表首次发布未做修改。5.2文件和记录的编写、审核、批准5.2.1公司方针和目标由经管者代表组织编制，总经理批准。5.2.2经管手册由行政人事部组织相关部门编制，经管者代表审核，总经理批准。5.2.3程序文件由行政人事部组织编制和审核，经管者代表批准。5.2.4经管制度类文件由部门编制并向相关部门征求意见，经管者代表审核，必要时由总经理批准。5.2.5在制订各种经管制度时，视需要附上流程图，流程图统一的规范图例包括但不限于：菱形代表决策点、审批、判断矩形代表流程步骤箭头代表流程走向所用到的文档和表格椭圆代表流程开始和结束备案5.2.6通用性

8、记录表单由行政人事部编制，随文件产生的记录表单由文件编制部门根据需要编制。5.3文件和记录的发布5.3.1经管文件、行政性