上海中油岗位说明书总经办020.docx

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1、总经办部门职责一、综合协调工作1.发挥参谋助手作用，为公司领导献计献策；2.负责公司信息处理工作，收集和整理各部门、各单位信息，为公司领导决策提供参考；3.综合处理各部门、各单位意见，协调各种关系，营造宽松的内部工作环境；4.负责对公司各项重大决策、重大部署的落实情况进行督办；5.负责公司各项管理制度的监督和实施；6.组织制订对各部门的绩效考核办法，制定各部门地绩效考核指标，并对各部门的管理绩效进行考评；7.负责公司外部关系处理工作，为公司的发展创造良好的外部环境；8.负责制订公司接待工作管理制度，统一安排公司各项接待活动，做好公司重要客人的接待工作，树立公司良好形象；9

2、.负责公司部门考核工作；10.负责公司各项会务组织工作；二、行政文秘1.负责公司档案管理工作；2.负责公司证照、印章、介绍信的管理、使用和证照的年检工作；3.负责公司各类报刊、信件收发工作；4.负责公司办公用品采购、保管及领用；5.负责公司对外宣传稿件的写作；1/86.负责公司文秘工作，做好公文处理，严把文字质量关；7.负责公司电话总机的转接与答复工作；8.为公司高层领导提供日常工作服务；9.撰写公司领导重要讲话、工作报告及汇报材料；10.根据公司发展需要，编制固定资产、低质易耗品的需求计划。三、后勤服务工作1.负责组织公司的物业管理以及办公物业的维修工作；2.负责公司安

3、全保卫和消防工作；3.负责公司的车辆管理，做好交通安全联络工作；4.负责公司食堂的监管，保证员工有良好的用餐环境；5.做好公司大型活动的后勤服务工作；6.负责公司计算机网络系统的维护和管理工作。四、稽查审核1.负责公司各类采购的稽查和审核工作；2.参与公司各类采购价格的谈判工作；3.负责公司固定资产建设的财务稽查和审核工作。五、法律事务1.负责公司管理过程中的法律事务工作，为提供公司内部法律事务的支持和服务；2.负责组织公司对外的相关法律事务工作；3.负责与外部法律顾问的联络与沟通工作。六、承办公司领导交办的其他事项。2/8总经办岗位设置总经办岗位设置总人数：4－5人1、

4、总经办主任：1名2、行政文秘岗：1名3、稽核专员：1名4、车辆管理岗：1名目前总经办岗位设置为4人，随着公司的不断发展，可在适当时机增加一名员工，增设专门的后勤管理岗位。1/8总经办主任岗位说明书岗位名称总经办主任岗位编号直属上级总经理助理所属部门总经办工资级别直接管理人数3岗位目的协助高层日常办公，管理公司后勤和行政事务工作内容：1)组织制订公司行政办公制度和行政工作运行程序；2)负责对公司政策、规章制度、工作程序、会议决议和总经理指示的执行情况进行督办检查、汇总分析、上传下达；3)组织对公司公文、档案、外部文件、函件的管理；4)参与组织公司重要会议和重大活动；5)负责

5、综合处理各部门、各单位意见，协调各种关系，营造宽松的内部工作环境；6)负责组织公司的后勤和物业管理，以及办公物业的维修工作；7)负责公司办公费用、招待费用的预算及使用管理；8)负责制订公司接待工作管理制度，统一安排公司各项接待活动，做好负责公司重要客人的接待工作，树立公司良好形象；9)负责公司保密工作；10)参与处理与地方关系和社会公益事务；11)下属人员的监督、检查、考核；12)完成上级安排的其它工作。权限与责任：1．权限：1)对公司重大决议执行情况的检查权；2)对公司各部门关系的协调权；3)对预算内办公费用、招待费用的审核权；4)对公司后勤和行政事务的管理权；5)对下

6、属员工人事任免的建议权；6)对下属员工的工作的监督、检查、考核权。2．责任：1)对公司重大决议执行的有效性负责；2)对办公费用、招待费用使用的合理性负责；3)对后勤和行政事务管理的科学性负责；4)对公司保密工作负责；5)对下属员工的工作质量、纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。与上级的沟通方式：接受总经理、总经理助理的书面或口头指令。同级沟通：各部门经理的协调沟通。所予下级的指导：对本部门员工的业务指导。岗位资格要求：教育背景：大学专科以上学历。经验：3年以上公司行政管理工作经验，从事过秘书工作的优先。1/8岗位技能要求：专业知识：熟悉行政管理知识。能力与技能：人际交往

7、能力、组织能力、沟通能力、解决问题能力，熟练操作计算机。2/8总经办行政文秘岗位说明书岗位名称行政文秘岗位编号直属上级总经办主任所属部门总经办工资级别直接管理人数岗位目的协助管理公司行政事务，进行日常文秘工作工作内容：1)负责保管公司的内外部文件、函件、各级规章制度和会议决议等公文和档案；2)负责公司证照、印章、介绍信的管理、使用和证照的年检工作；3)负责公司名片、信纸、信封的印制、发放工作4)负责公司各类报纸、信件的订阅和收发工作；5)根据公司发展需要，编制固定资产、低质易耗品，包括办公用品的需求计划；6)负责公司办公用品采