新时期高职院校行政秘书工作状况探析

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1、新时期高职院校行政秘书工作状况探析　　【摘要】从探讨新时期高职院校行政秘书工作的岗位职位出发，阐述了当前高职院校行政秘书的工作内容和工作方法。接着笔者对高职院校行政秘书的工作特点进行了系统性的分析和论述。【关键词】高职院校；行政秘书；岗位职责；工作特点；现状一、新时期高职院校行政秘书岗位职责分析5作为一名高职院校的行政秘书，首先要明确自己应该做什么，才能对所做的工作进行把握并做好。高职院校的行政秘书的工作职责主要有，一是文字工作。学校对内对外的文稿的拟定，包括年度的工作计划、工作总结、申请报告以及通知文件等

2、。并对其进行审校、打印与发布，会议内容的记录与整理等。二是档案管理工作，主要是对各类信息、资料以及外来的文函进行归档保管等，对员工的档案进行登记、审核以及保管。三是工作的沟通与协调，负责行政管理层与师生员工的联系，学校各职能部门的联系，院系内各部门间合作的协调，并承担院系的接待、公关以及外联等事务。四是人力资源工作的管理，包括考勤考核、评定职称以及福利事务等，根据院系行政管理层的相关要求，协助院系行政组织编制组织架构，以怨报德人才招聘以及员工的培训等。五是日常行政工作的管理，协助并督促各项工作计划的完成，制

3、度的实施落地，办公用品的采买与保管，固定资产的管理以及办公设备的维修与维护等，除此之外，还有会议安排与筹备，得到院系行政管理层的授权后，对有关文件资料进行审核并签署意见等。六是临时性工作以及突发性工作的处理，处理后及时向院系行政领导汇报。二、当前高职院校行政秘书工作现状分析5根据行政秘书在工作中具有的特点，并结合地方高职行政秘书的实际情况，对二级学院的秘书工作中易出现的问题汇总如下三个方面：首先，工作任务较多并且繁琐。二级学院的行政秘书在工作中具有较多的头绪，工作的范围涉及面也较广，每天都有很多工作需要做，

4、不但有各类文件的登记与传阅需要登记完成，各种会议的通知及各种来电来访需要接待与处理，另外，还要做好领导交办的临时性的工作。与此同时，需要与不同的老师和学生接触，对他们提出的问题要及时的处理。在实际的工作中有很多工作内容都不在行政秘书的岗位职责范围内。所以，行政秘书每天都在忙，每个月都在忙，但是，到年终总结的时候还是忙的没有头绪，没有成绩。其次，工作得不到足够的重视。二级学院的行政秘书的工作是非常繁忙的，给人的感觉就像在打仗，一件事连着一件事，经常是几件事放在一起做。不管干的多么辛苦，在领导的眼里都是理所当然

5、的，而且，在年终的绩效考核的时候，行政秘书很少有人是优秀者。不管是学生还是老师，都要服务于他们，若服务做不好，就会有人投诉，所以，行政秘书不但不被重视，而且还没有什么回报。付出与回报无法形成正比，使得有些行政秘书心生抱怨。觉得不管干成什么样，都是一样的，心理容易产生消极，心情郁闷，工作起来没有积极性。最后，没有太多的晋升的机会。二级学院的行政秘书中有很多人并不是学秘书专业，有很多是引进的人才的子弟或是家属，从事行政事务通常不会得到高级的职称，评到中级职称就算是到头了。在实际工作中，高职二级学院的行政秘书得不

6、到重视与关爱，不具备专业知识的培训与交流，也没有明确的职业规划，对未来也很渺茫。因此，就会使得行政秘书思想方面不稳定，没有积极的态度，对工作缺乏激情，对于相关的知识不能深入的研究学习。三、新时期高职院校行政秘书工作完善性策略分析首先，把角色定位明确下来，把秘书的岗位价值体现出来。角色的合理定位是把院系行政秘书的工作做好的关键，行政秘书必须做到角色的合理定位，才能起到化解困境的作用，开展起工5作才会更加积极与主观。行政秘书对于职责的分工要有充分的了解，在院系的行政管理层中，行政秘书是主要的参谋与助手，并且，还

7、是院系行政管理层与师生关系的纽带，起着非常重要的作用。所以，院系行政秘书在做办公室的工作的时候，不管是收发文件，会议筹备，协调办事，还是出谋划策，都要有服务意识，否则，不但会给工作的效率带来很大的影响，还会影响到老师与学生的心理，起不到良好的窗口表现的作用。其次，把特点认清，把服务的质量水平提高上来。行政秘书的工作具有非常显著的特点，那就是繁琐性、服务性与重复性。服务性也就是说秘书工作具有服务领导的性质。繁琐性就是工作具有非常多的头绪，涉及的面也较广，辛苦且非常零碎，不但费时间还费事。重复性就是指秘书的工作

8、每天都会重复同样的工作，反复办理的事较多。所以，不但要注重特点，还要使工作的质量水平得到不断的提高。最后，把工作的意识强化起来，把工作的执行能力提高起来。一是把政治意识强化起来，在院系的办公室中行政秘书是一个较为特殊的岗位，在平日的工作中，行政秘书会代领导办事，对文件的上传下达，对内部事务的处理，以及各方面关系的协调，这就要求行政履书必须具有正常强的政治意识。因此，行政秘书一定要把自身的政治素养与理论水平提升起来