1档案管理制度及流程修改

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1、文件名称：档案管理制度发文部门：集团行政部收文部门：皇城里文化产业集团各部门、所属公司发文日期：2015年5月30日文件有效期：长期有效档案管理制度一、总则1.1为加强档案管理，为规范集团档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理，特制定本制度，确保集团档案的完整性、准确性和系统性。提供符合集团需求和保证管理体系有效运行的证据，保障集团的业务发展。1.2档案的范围1.2.1集团内部经营形成的各种资料。1.2.2外部政府机关、行业部门形成的与集团经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。1.2.3集团直属部门、

2、子公司备案形成的与经营有关的资料。二、职责2.1档案的管理部门档案管理由文秘档案保密部管理，其中行政部为上级部门。2.2档案管理部门的职责2.2.1负责统一组织编制、修订、完善集团的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。2.2.2负责收集、整理、保管集团直属部门及各子公司备案的人事行政和业务类档案。2.2.3负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立集团档案电子目录。三、档案的分类3.1按内容进行分类具体各级的分类按各部门档案的具体

3、内容3.2按保存形式分类3.2.1纸质形式3.2.2电子档案：包括各种电子表格、电子文当、扫描方式等形式。第6页共6页3.3按保密性分类3.3.1保密档案：处于保密等级限指定人员知晓，一旦泄密会对集团安全、发展造成极其严重的后果的资料。3.3.1.1外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果；3.3.1.2集团各子公司招投标书，有关经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；3.3.1.3合同，技术协议；3.3.1.4集团制度汇编原件；3.3.2一般档案：除以上外，其他均为一般档案。四、档案的管理集团直属部门及子公司

4、各部门档案由部门主管进行管理并重视档案的分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等管理细则。4.1档案资料的归档时间下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档4.1.1即时归档4.2.1.1集团规定的密级文件；4.2.1.2重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；4.2.1.3合同、协议书等正本及过程资料；4.2.1.4集团干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；4.2.1.5其他认为需要即时归档的资料。4.1.2定期归档4.2.2.1集团直属部门及子公司各部

5、门应在次月3日前整理归档上月文件，编制档案清单交文秘档案保密部；4.2.2.1集团直属部门及子公司每年3月29日—3月31日归档上年度文件与资料，并移交集团文秘档案保密部；4.2归档范围4.2.1集团对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；4.2.2集团收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；4.2.3本集团与其他单位来往的文书及权益文书等；4.2.4集团领导的批示、指示等；4.2.5重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话

6、、典型发言、会议简报、会议记录等；第6页共6页4.2.6反映集团内部主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；4.2.7集团直属部门及子公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；4.2.8本集团与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；4.2.9本集团内部发布的各类广告、宣传材料；4.2.10本集团的历史沿革、大事记及反映本集团重要活动的剪报、照片、录音、录像等；4.2.11外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；4.2.12财务档案资料；4

7、.2.13各种实物档案；4.2.14其他具有利用和保存价值的文件资料。4.3档案移交要求4.3.1集团直属部门及子公司各部门主管负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门类别《文件（合同）管理记录目录》。4.3.2结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前、请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前、依据在后。4.3.3集团档案分类和分类编号由文秘档案保密部统一集中管理，编号规则见档案管理规定。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需

8、求，应由需求部门提出申请，经部门主管和行政部审批同意后再做调整。4.3.4一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档，经办部门根据实际需要留存复印件或影印本，如因业务处理，原稿须经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，文秘档案保密部以影印本归档。第6页共6页4.4档案借阅流程图保密档案借阅填写档案借阅审批表借阅档案原件借阅档案复印件部门经理审批、集团部门