建立社区档案托管中心的思考

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1、建立社区档案托管中心的思考建立社区档案托管中心的思考近年来，社区档案工作取得了很大进步，但是社区档案的管理仍然存在不少弊端，不能很好地适应社区档案发展的要求。创新社区档案管理模式,充分发挥社区档案的作用,成为摆在社区档案工作者面前的一个亟待解决的问题。笔者认为,建立一个全新的档案管理机构(社区档案托管中心),能够较为妥善地解决此问题。　　　　一、建立社区档案托管中心的必要性　　　　1、建立社区档案托管中心是社区档案工作服务民生的需要　　社区档案与百姓生活息息相关,是社区管理、社区发展、社区完善的真实

2、写照。建立社区档案托管中心，保管好社区档案，尤其是保管好城市居民最低生活保障、低收入群体的救济、再就业和犯罪预防等方面涉及民生、涉及人民群众直接现实利益的档案，并利用这些档案解决居民关注的热点问题，是社区档案工作服务民生、服务人民群众的重要体现。　　2、建立社区档案托管中心是改善社区档案管理状况的途径　　目前，社区居委会保管社区档案存在许多问题。这些问题突出表现在以下几个方面：　　（1）人员无保障。大多数社区居委会没有专职的档案管理人员，即使有兼职的档案管理人员，也几乎是兼而不职，形同虚设。（2）经

3、费无保障。许多社区由于经费紧张对档案工作投入不够。（3）基础设施无保障。相当一部分社区至今没有建立档案室，档案保管基本没有专门的档案柜，有些甚至没有档案装具。保管条件的恶劣，导致档案材料发生破损、霉变、虫害等现象。（4）基础业务无保障。社区档案收集不齐全、散失情况严重、整理不规范、开发利用少。社区档案要摆脱目前管理不善的状况，需要寻求专业化的档案管理机构来进行管理，而社区档案托管中心的建立完全可以顺应这种需求。　　　　二、社区档案托管中心的优越性　　　　1、经济性　　一方面，社区档案托管中心的建立可

4、以节约社区居委会档案管理的人力、物力、财力，减少社区居委会档案基础设施建设的重复投入；另一方面，社区档案托管中心能够提供廉价而实用的存贮空间，能以较低的成本取得较高的效率，从而实现社区档案经济而有效的保管。　　2、高效性　　社区档案托管中心由于专门性强，人员素质较高，因此其管理能力和技术手段一般也较高，其全部业务程序都由专业人员熟练地操作，信息传输手段也在现代化技术和设备的支持下运行，因此能够实现运作的高效性。　　3、服务性　　社区档案托管中心作为专业化的档案管理机构，通过开展利用工作，提供档案复制

5、、阅览、外借、目录信息查询甚至全文检索等档案咨询服务，及时准确有效地为社区居委会、社区居民服务，满足他们各方面的利用需求，并通过调研，掌握社区居民的利用需求，开发利用率较高的档案信息资源，提升服务工作水平。　　　　三、社区档案托管中心建设的具体设想　　　　1、机制建设　　（1）机构设置。社区档案托管中心宜设在社区所属的街道办事处，作为街道办事处的一个内设机构，隶属于街道办事处，服从街道办事处的领导。这样做不增机构，也不增加太多的人员编制，仅多挂一个牌子而已，可行性较强。在业务上直接由档案局负责监督指

6、导。社区档案托管中心是一个公共性的服务性机构，不以营利为目的，不采取企业化的运作方式，旨在为社区居民提供服务，是政府服务民众的体现；社区档案托管中心是一个过渡性的、中间性的档案管理机构，对其保管的档案只有保管权，没有所有权。其主要任务是：加强社区档案的管理，确保社区档案的完整与安全，便于社区档案的利用。具体职能是：接收社区居委会办理完毕的文件，并加以整理编目；保管社区档案，维护其实体与信息的安全和完整；为社区居委会和居民提供各项利用服务；与社区居委会共同对社区档案进行鉴定及处置，销毁失去保管价值的档

7、案。　　（2）资金筹措。社区档案托管中心要实现其有效运转，必须有足够的经费支持。因此，如何筹措资金，保障经费来源是社区档案托管中心建设中亟须解决的一个问题，笔者认为可以从以下几个方面筹措资金。一是由街道办事处拨款。社区建设是街道办事处工作的重点，搞好社区档案工作，有助于促进社区的建设和发展。因此，街道办事处划拨一部分行政经费来支持档案工作的开展也是其自身工作的需要。二是由社区居委会缴纳。社区档案的管理本来就应该是社区居委会的职责，只是由于目前社区居委会没有能力也管理不好社区档案，才把其交由社区档案托

8、管中心来管理，因此，社区居委会应该支付给代管中心一定的管理费用。三是向社会募集。社区档案托管中心可以积极向社会各界筹款，比如一些热心公益的企业和名人。　　（3）人员编制。社区档案托管中心的负责人可以由街道办事处的副职领导人或者党政办公室主任兼任，其工作人员可以由街道办事处的档案管理人员兼任。若是社区档案数量较多，业务工作量较大时，可以在社区居委会抽调社区工作人员做兼职档案管理员或者公开招聘档案管理人员。社区档案托管中心的档案管理人员文化程度要较高，并且要有较好的档案管