浅谈疾病预防控制机构仪器设备档案管理

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1、浅谈疾病预防控制机构仪器设备档案管理浅谈疾病预防控制机构仪器设备档案管理随着国家对疾控机构的投入，许多先进大型精密仪器不断进入实验室，为实验室提供有力的技术保障。疾控机构实验室能力的维持不仅取决于人员的业务素质和仪器设备的配置水平，还取决于仪器设备的整体管理水平。因而，仪器设备档案的管理可以为机构快速提供详细资源状况，而且能使仪器设备得到有效利用，为仪器设备管理提供直接的保证。仪器设备档案是疾病预防控制机构质量管理体系的重要组成部分，仪器设备档案管理是仪器设备管理的基础，其管理水平的好坏，直接影响到疾控机构检本文由.L.收集整理测结果的准确性和公正性，所以加强疾控机

2、构仪器设备档案管理是重要的。　　1仪器设备建档的重要性　　1.1仪器设备档案同科技、人事、会计等诸类档案一样，至关重要，同时仪器设备的档案管理，也是仪器设备管理工作的重要一环。仪器设备档案与仪器设备本身作用同等重要。仪器设备是疾控机构开展疾病检测、卫生监测、科研等工作的重要手段和保证。仪器设备档案包括仪器设备购置、验收、使用、维护与保养、维修、报废等阶段形成的资料，是仪器设备从购置到报废过程的真实记录，是各种仪器设备的正常使用、维护，以及技术性能开发的不可缺少的材料。仪器设备档案是中心的重要技术储备，是质量管理体系的重要组成部分。如何管好用好该仪器设备，提高仪器设备

3、的有效使用率，保证检测结果的可溯源性、准确性，仪器设备档案建立是必要的。　　1.2仪器设备档案是设备维护和检修的必要条件。建立较为全面的仪器设备档案，并辅以科学有效的管理，使档案在仪器设备的采购、使用、维修等工作中得到充分利用，较好地发挥其社会效益和经济效益。如在运转和使用过程中，仪器设备的零件会磨损、腐蚀和松动，将会影响设备的精度、性能和工作效率，必须进行及时的维护和检修。而仪器设备档案是必备的条件。通过查看设备档案资料，根据其维修记录，判断检测结果的可靠性；对仪器设备采取预防性维护和检修，充分做好维修的准备以缩短停机时间，减少修理费用；通过查看仪器设备档案，及时

4、与厂家或经销商联系等。管好用好仪器设备档案，主动、及时、准确地为疾病检测、卫生监测、科研等工作服务，为领导决策和同类设备的更新换代提供依据，仪器设备档案的建立显得尤为重要。　　1.3仪器设备的管理信息准确、及时地反馈到管理层，就可以使决策者充分掌握设备的目前状况和发展趋势，为更新购置设备提供准确依据，提高设备使用效益。　　2仪器设备档案管理的基本内容　　2.1仪器设备档案的归档范围　　根据质量管理体系文件《仪器设备管理程序》的管理要求，明确了仪器设备档案归档内容由三个部分组成：仪器设备申购过程、运行过程、调拨（报废）审批过程中形成的档案。　　2.1.1设备申购过程形

5、成的档案主要包括购置计划书、购置批准书、采购申请书、供应商的资质、技术论证报告、招投标文件、订货合同、验收记录、装箱单、出厂合格证、出厂检定证书、保修卡、售后服务保证、使用说明书、结构原理图、线路图、设备的影（音）、光盘、配件、仪器设备安装调试验收报告等相关资料文件，将其分类整理，按档案管理程序归档。　　2.1.2设备运行过程形成的档案主要包括仪器设备操作规程、操作作业指导书、使用记录、维护保养记录、检查记录、期间核查记录、历次检定/校准证书、维修申请单、停用申请单、经济效益分析等[3]。　　2.1.3设备调拨（报废）过程形成的档案包括，调拨或报废申请表及相关批准文

6、件，仪器设备转移使用单位时，仪器设备档案应一同转交。特殊有参考价值的仪器设备报废后，根据需要其档案可以另行保存。　　2.2仪器设备档案资料的收集　　每台仪器设备从申购到报废都经过购置、安装、使用、报废四个阶段[1]，仪器设备档案资料随着设备的变化而进行跟踪收集，及时归档。申购过程中形成的文件在安装调试完毕后及时建档，运行过程中形成的文件按年度归档，档案跟随仪器设备申购、安装、使用、维修、报废全过程，其相应的资料由使用科室做好档案的收集整理工作，移交中心档案室。　　2.3仪器设备档案的管理　　建档后由档案管理员录入机构仪器设备总目录，便于仪器设备的管理和查阅。仪器设备

7、要转移使用权限时，仪器设备档案一同移交，填写交接记录。报废的仪器设备尽快处理，在档案中做好报废注销记录及结档。档案借阅需填写仪器设备档案借（领）用登记表，在借阅过程中，保证案卷完整、安全，按期归还，不损坏、不丢失。　　3仪器设备档案管理的具体措施　　3.1建立完善的仪器设备管理体系　　在质量管理体系中建立与本机构相适应的《仪器设备管理程序》等文件，实行中心、科室、操作人员三级管理，广泛深入地宣传学习质量管理体系文件，强化和明确各级人员的职责，使仪器设备管理工作从申购、采购、验收、标识、建档、使用、维护保养、维修、停用、报废等过程逐一落实。通过仪器设备管理文件的实