三级秘书教程 第二章事务管理

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1、三级秘书国家职业资格培训教程课本精华（事务管理）事务管理目录第一节：接待一、确定涉外礼宾次序二、安排涉外迎送仪式三、安排涉外会见会谈和拜访四、涉外宴请的常识五、馈赠礼品的要求第二节：办公环境管理一、正确选择办公的模式二、合理进行办公室布局第三节：办公室日常事务管理一、改进办公室日常事务工作二、处理突好事件三、完成督促检查工作四、制定工作计划五、确定承办期限六、对办公室工作进行评估第四节：办公用品管理一、办公用品与设备的采购程序二、采购预算方案的制定三、调配办公资源第五节：信息管理一、信息的开发二、信息的利用三、信息的反馈27rainbow三级秘书国家职业资

2、格培训教程课本精华（事务管理）第一节接待一、确定涉外礼宾次序（一）相关知识1、涉外接待的原则及要求：①不卑不亢②依法办事③内外有别：既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。④尊重个人：国际宴请礼仪中也讲究敬酒，但不同的是，主人决不会一定要客人把酒喝干，当你不想喝酒的时候，可以明确地对主人或侍者说不要，他们就不勉强了。⑤女士优先⑥入乡随俗：如伊斯兰教忌食猪肉，不食无鳞鱼，不用左手递接东西，不喝酒等。1、礼宾次序（5种）：序号排列方法适用范围1依照来宾的具体身份与职务的高低来排列正式的政务、商务、科技、学术、军事交往。组团的以团长的具体地位来排列。2依照来宾所

3、在国家或地区的名称的拉丁字母的先后来排列。举行大型的国际会议或体育比赛3依照来宾抵达现场的具体时间早晚来排列非正式的涉外活动；各国大使同时参加派驻国的某项活动。4依照来宾告东道主自己决定到访的具体时间的先后来排列较大规模的国际性的招商会、展览会、博览会5不排列（二）礼宾次序确定步骤1、确定礼宾次序方案：按以上表格的顺序交叉采用。2、提前通知有关各方：不论采用何种排列方法，均应事先与外国来宾进行沟通协商，一般在发邀请函的时候就应注明礼宾顺序的排列方法。3、按礼宾次序排列座次、名次、出场次序（1）按礼宾次序排列座次：排列在前面的代表团在开会时要坐在前排，在宴请

4、时，团长坐在主人右侧的这个上座；27rainbow三级秘书国家职业资格培训教程课本精华（事务管理）（1）按礼宾次序排列名次：发言人名次、各国国旗的排列。挂在主席台上的各国国旗依礼宾次序从右向左排列，东道主的排在最左边；（2）按礼宾次序排列出场次序：大型体育比赛。二、安排涉外迎送仪式（一）相关知识1、涉外迎送仪式的要求：（1）发出邀请：在正式对外方发出邀请前，必须先明确邀请的规格，以便兼顾来宾的具体身份与来访的目的。（2）准备工作：在外宾抵达前应做好充分的准备工作A、搞清楚来访外宾或代表团的基本情况；B、外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等

5、也可事先向对方探询，必要时还可向对方索要来访者的血型资料；C、拟订来宾访问日程；D、安排食宿；E、善始善终2、着装要求：参加迎送仪式的所有人员，着装要郑重其事，要穿着正装。（二）工作程序1、确定迎候人员：本着身份对等的原则。2、准备迎宾的物品：双方不认识，要准备名字招牌；送花一定要送鲜花，不可以有黄白两色的菊花或百合花，献花人应为年轻的女性。3、见面讲究礼节：双方见面以后，主人一方的秘书先把自己这方的主要人员介绍给主宾，然后由主宾或他的秘书把客人一方的主要成员介绍给东道主。对方行礼节我方均应作出相应表示。4、送行前的拜访：在拜访前秘书应该打电话给对方的秘书

6、，告知将去拜访的时间和主要人员的身份，提醒其作好准备。5、安排送行仪式：客人如果是乘飞机，特别是国际航班，一定要至少提前3个小时出发，所有送行人员一定不能迟到。主陪人可以在客人下榻的宾馆与客人道别，而由副职代表到机场或火车站送行。同外宾告别后，要等他们走出我们的视线之外或火车、轮船开起来以再离开。三、安排涉外会见、会谈和拜访1、会见与会谈27rainbow三级秘书国家职业资格培训教程课本精华（事务管理）会见会谈不同点也叫礼节性会晤也称谈判，是指双方或多方为各自利益，就某些实制性问题交流情况、交换意见、达成协议等。一般时间较短，通常是半小时左右，属于礼貌性的

7、应酬。会谈的内容比较正式，而且专题性较强。相同点在程序安排和礼仪要求上是一致的：①充分了解双方的情况；②准备工作要落实到位；③做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后续工作。2、拜访的要求在国外代表团抵达之后，主人一方应该在适当的时候到宾馆拜访客人，介绍情况，了解对方还有什么要求，以示关照。一般在客人抵达的第一天晚上或第二天某个时候，再晚就失去了拜访的意义。（1）拜访前由秘书先电话联系对方的秘书或随员，双方商定时间；（2）由东道主带领随员前去对方下榻的宾馆，到达后应该在大堂里打电话通知对方，不要直接上楼敲对方的门。外宾不习惯在自己的房间

8、里会客，除非是套间。（3）初次见面，可以不送礼物，可以在临行前的拜