加强学校档案资源整合的思考

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1、加强学校档案资源整合的思考　　【摘要】档案资源整合，是集团学校在办学中实现有效资源重组的重要组成部分，能够促进档案资源更好地服务于学校的建设与发展；尽快实现档案资源的有机融合，是合并学校面临和亟待解决的难题。因此，要加强开展集团学校档案资源整合工作，落实资源整合的有效利用，本文对合并学校应该如何进行档案资源的有机整合进行了深入详细的探讨。　　【关键词】学校整合；档案管理；资源整合　　档案资源整合的内涵，不仅是指对学校和个人在学校活动中形成的，对学校有保存价值的全部档案的管理，要做到由分散到集中、由无序到有序，更重要的是要按照我国档案工作“统一领导，分级管理”的原则，通过对各部门档案机构的归

2、并及合理分工和档案资源的整理与组合，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，为学校档案馆提升服务功能、形成服务体系奠定坚实的基础，以适应集团学校发展对档案馆服务功能的要求。一方面将分散在8个学校的档案资源进行集中，完善各个学校档案馆实现基本功能的基础条件，另一方面按照能够最大限度地对集团学校提供优质服务的要求进行档案资源的优化配备和整理加工。　　就目前而言，档案资源分散、馆藏档案信息质量不高，导致难以满足学校领导决策服务的需求；由于档案管理体制的制约，各个学校的综合档案在档案资源整合上难以突破；档案管理上的部门分割、条块独立，也造成了档案资源信息分散，不能实现最大最优的信息利用。　　只有通

3、过档案资源整合，才能把档案馆真正建成向集团学校提供利用的中心和档案信息服务中心。　　1.深入开展集团学校整合前的调研工作　　集团学校在未进行实质性整合前，各校区都在各自的区域独立办学，在管理体制、档案实体分类、立卷归档和档案信息化管理方面都存在差异，通过对各部门档案机构的归并及合理分工和档案资源的整理与组合，使档案机构和档案资源结构合理、配置优化，为学校档案馆提升服务功能、形成服务体系奠定坚实的基础，以适应集团学校发展对档案馆服务功能的要求。　　为此，我们在8校合并的整合过程中，通过深入地了解到：一是不同的学校在实质性整合前原来隶属关系不同，基本职能也有所差异，以至于配套运行的档案管理制度

4、、规章、分类办法等不可避免的存在差异。二是由于各个学校在实质性整合前不同的档案管理体制导致了不同的管理模式，有的在实质性整合前实行集中管理，即文书、教学、科技、基建、学生等档案归综合档案室管理，有的则实行分散管理，相关职能部门承担着分类档案的管理工作，如校办负责文书档案、教务处则负责教务、教学档案、学生处则负责学生档案等，由此给档案整合工作带来一定的困难。三是由于各校区原有的分类办法的差异，使得立卷方式有所不同。有的实行单机管理，有的实行局域网管理，还有的则实行系部负责制。　　因此，集团学校要以学校合并整合为契机，进一步强化档案意识，增强专职档案工作人员对档案整合工作的认识，便于利用和提高

5、服务。在此基础上，要把加快档案事业的健康、协调发展摆到学校议事日程上，制定学校整合后档案工作的发展规划。　　2.整合学校档案资源具有重要意义　　2.1整合学校档案资源有利于集团学校事业的发展　　学校档案资源整合，围绕学校教育教学这个中心工作进行，形成档案资源集合体，将学校档案资源集中分类管理，始终围绕学校教育教学这个中心工作进行，整合后的档案资源可以在教学评估、招生、就业、基础建设、职称评定等重要工作中为其提供较为完备、系统的档案资料，而且方便快捷，从而可以向档案信息资源需求者提供有价值、有特色的档案信息资源服务。由于有了详实的档案佐证资料，学校各项事业在决策和推进过程中才会更加科学，学校

6、事业才能更平稳地向前发展。　　2.2整合学校档案资源有利于改善档案服务　　在信息时代，学校档案资源整合主要借助于计算机、网络等现代化技术与设备来完成，形成至少一个符合技术规范的档案数据集合（档案信息数据库），并最终整合成学校档案信息资源的集合体。建设档案信息资源数据库，将促进现代化设备的投入，提高现代化管理与服务的质量。另外，数字化的档案信息资源库有利于学校及政府部门，科研部门间档案资源的共享性，各学校间可以联合开发档案信息资源，更好地解决信息需求问题，从而推动了学校的各项发展。　　3.档案资源整合是落实科学发展观的需要　　科学发展观是推进我国社会主义经济建设、政治建设、文化建设、社会建设

7、全面发展的指导方针。档案馆作为一个信息机构，不仅具备收集、保管、利用档案这三项基本功能，还具备保存历史文化、维护历史面貌、繁荣科研成果、宣传教育等功能。在全面推动教育文化发展的今天，档案馆应积极参与改革档案管理模式，强化档案收集、档案保管和档案利用这三大基本功能，保持全方位为学校服务的优势，尤其是把满足教工、学生的需求作为档案服务工作的重要内容，这是档案管理工作贯彻落实科学发展观的重要实践，也是落实科学发展观的基本体现。