机关事业单位档案规范化管理的思考

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1、机关事业单位档案规范化管理的思考机关事业单位档案规范化管理的思考机关事业单位档案规范化管理的思考机关事业单位档案规范化管理的思考机关事业单位档案规范化管理的思考　　2011年11月，云南省档案局根据全省档案工作实际，相继出台了《云南省国家综合档案馆规范化管理示范档案馆认定办法》、《云南省党政机关社会团体档案工作规范化管理示范单位认定办法》、《云南省企业事业单位档案工作规范化管理办法》在全省全面推开档案规范化管理工作。全省各级机关事业单位档案馆紧扣这一工作抓手，按照规范化管理要求，围绕制度建设、资源建设、业务建设、安全管理、信

2、息化建设、保障条件、开发利用等环节积极努力开展规范化认定工作，到2015年末，全省3021个机关企事业单位通过档案规范化管理示范认定。全省档案工作体制机制不断完善，档案工作人员不断充实，服务水平与能力不断提升，档案基础设施建设和信息化建设取得大发展，档案资源体系建设初具规模，档案行政管理正在向法制化、规范化快速推进。虽然档案工作在新形势新常态下取得了极大发展，但仍有少数单位在推进档案规范化管理工作中，对档案工作不够重视，暴露出的一些问题和做法，影响和制约着单位档案工作的发展，既适应不了当前工作发展需要，也满足不了为人民群众服

3、务的需求。　　一、档案规范化管理存在的问题　　个别单位领导对档案规范化管理工作认识不到位，存在敷衍的态度。单位工作中，领导重视程度直接关系到该工作的地位和发展。档案工作作为一项基础性的工作，已经有越来越多的单位将档案工作列入了目标考核，对档案工作的重视程度前所未有，但仍有少数单位为应付考核，完成规范化管理示范认定要求，采取聘用临时人员和借调下级单位人员来完成档案工作。聘用和借调人员本来是机关企事业单位工作中常见的一种方式，有利于锻炼交流干部，提高工作能力，但档案工作有其特殊性，且有长期性和基础性的特点，需要工作人员日积月累的

4、熟悉掌握，才能将工作做好。突击性工作虽能解决暂时需要，但由于他们不掌握档案工作的基础业务知识和技能，不熟悉单位各部门工作情况和文件形成状况及相互之间联系，加之不同的工作态度，无法保证档案收集、整理、归档等立卷质量，必将对以后档案工作带来很多缺陷。部分单位档案归档立卷制度贯彻不到位，未实现部门归档立卷。部门归档立卷制度是指在机关档案工作中，各所属部门必须自己收集、整理、编目本部门所产生的各门类载体档案，并按时向机关综合档案室移交的制度。《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案工作条例》中都明确规定应当归档的材料必须由业务部

5、门或文书部门收集，并完成整理立卷工作，然后交档案部门集中统一保管。机关企事业单位在履行职能工作活动中形成的大量具有保存价值的文书档案、电子档案、声像档案、实物档案等不同载体形式的档案，以及会计、人事、基建、纪检等专业档案，都要要求由单位文书部门或业务部门兼职档案员进行整理和立卷，再移交档案室。而实际工作中，我们发现，相当一部分单位未推行部门归档制度，专职档案员大量精力和时间都花在与各处室索要档案以及档案整理、编目、录入、扫描、装盒等具体工作上，往往去年的档案刚刚整理上架完毕，又要开始进行今年的档案收集、整理工作，突然某个部门

6、又送来往年的档案材料，专职档案员每年陷入收集档案、整理档案、再收集、再整理的无限循环工作中。而省级单位的档案部门还负有对市同系统机构档案业务工作的监督和指导职责，省直机关专职档案员对自身单位的档案工作都疲于应付，自然没有时间和精力对下级单位进行指导和监督，对本机关档案进行宏观管理，易造成系统整体工作水平的下降。多数单位档案管理制度不健全，无法满足档案工作发展需要。机关事业单位处科室数量多，但专职档案员人数少，兼职档案员具有人数多、流动快的特点。仅靠业务主管部门日常的几次培训很难提高其业务水平，依靠专职档案员进行手把手的一个个

7、教也不现实。因此，将档案业务技能编制成业务文件进行指导能有效解决这个问题。在众多的业务文件中，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》以及《档案分类方案》、《各门类档案整理工作流程》、《档案室基础业务工作手册》等是机关企事业单位档案工作的基础，是指导专兼职档案员在档案规范化管理中做好档案工作的必要知识。但在实际工作中，我们发现，许多单位的专兼职档案员不仅没有按照上述规定执行并制定适合本部门档案管理工作的相关业务文件，

8、甚至对以上文件的具体内容规定都不掌握，又如何来指导和做好档案工作。档案利用手续繁琐，难以满足服务社会的需要。目前利用档案的方式主要有案室现场查阅、电话查阅、网络查阅，而机关事业单位保管的文书档案、民生档案、电子档案、专业档案、科技档案、知识产权档案等等，涉及的种类和专业涵盖各个领域，各种不