关于做好2016届毕业生档案归档工作的通知

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1、关于做好2016届毕业生档案归档工作的通知各学院：2016年毕业生档案归档工作已经开始，为确保应归档本（专）科生档案的完整性、准确性和及时性，现将相关工作有关事项通知如下：一、归档时间2016年5月至毕业生离校前为我校2016届毕业生档案归档时间，各学院具体归档时间见附件6。二、归档范围1．毕业生学籍表（永久保存）2．高等学校毕业生登记表（永久保存）3．本科生优秀论文和毕业设计（长期保存）4．毕业生集体合影（永久保存）5．以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（省级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。三、归档要求1．毕业生学籍表、高等

2、学校毕业生登记表分别以班级为单位组卷，并完成打页号、输入卷内目录（见附件3）等工作。具体要求：页码应打在每页材料的右上角（目录及备考表除外）。在卷内目录中，每班最后一名学生应标注该生材料的起止页码，其他学生只需标明起始页即可。备考表（见附件5—10—）填写后放在每班材料最后，其中应说明班内学生的学籍变动情况，并由负责老师签字。2．校级优秀毕业设计（论文）以专业为单位，和答辩委员会意见等材料共同组成案卷，并将答辩委员会等材料放在上面，论文附后。3．毕业生集体合影照片以班为单位，内容包括照片的纸质和电子版以及照片说明，说明包括拍摄时间、院、届、专业、班级

3、及人物排序（见附件4）。4．兼职档案员应在档案室的指导下对归档材料进行分类、整理、排列，并按要求将目录输入档案网络管理系统（南大之星），对于有电子版的材料务必将其相应的电子版上传至档案管理系统。四、归档流程1．归档验收：按照《二级学院归档流程图》（见附件7），毕业生学籍表应先在教务处审查验收，加盖教务处印章后，送交综合档案室；其余归档材料直接交档案室。档案移交时，交接双方当面检查，档案室按归档要求进行验收，不符合要求的退回学院，合格后方可办理移交手续。2．移交手续：各学院移交档案材料时须填写“档案移交目录”（见附件2），一式两份，交接双方签字并加盖所

4、在单位印章后各留一份备查。3．移交地点：学校综合档案室（明德楼D804—1）。4．联系方式：88215404（办公电话）；161308916（档案业务交流群）。—10—五、其他1．分管档案工作领导及兼职档案员如有变动，请在四月十八日前将变动名单报至档案室（未变动的不用交），以免延误工作，具体报送形式见附件一。2．各学院要充分认识毕业生档案归档的重要性，严防遗失、归档不全等现象的出现。3．各学院在归档过程中如有问题，请及时与档案室联系。附件：1.西安文理学院归档单位分管领导及兼职档案员信息表2.西安文理学院档案移交(接收)登记表3.学籍档案目录4.西安

5、文理学院XX学院XX专业XX届X班毕业生合影说明5.备考表6.2016年度各学院归档时间安排表7．西安文理学院二级学院归档流程图党政办公室2016年3月26日—10—附件1西安文理学院归档单位分管领导及兼职档案员信息表归档单位分管领导姓名职务联系电话兼职档案员姓名职务联系电话姓名职务联系电话归档单位审核意见负责人签名：（公章）年月日—10—附件2西安文理学院档案移交(接收)登记表序号主要内容所属年度移交(接收)日期移交(接收)原因数量备注小计其中永长短移交人(签字):接收人(签字):—10—附件3学籍档案目录学院（盖章）：专业：年级：班级：序号姓名页

6、码序号姓名页码移交人签字：交接日期：年月日档案室接收人签字：档案室公章：—10—附件4西安文理学院XX学院XX专业XX届X班毕业生合影说明拍摄时间：拍摄地点：人物排序：第四排左起：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX第三排左起：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX第二排左起：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX第一排左起：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX注：

7、划线者为教师—10—附件5盒内备考表盒内情况说明请说明班内学生的学籍变动情况或其他特殊情况整理人：检查人：时间：年月日—10—附件62016年度各学院归档时间安排表序号二级学院学籍扫描时间档案移交时间1人文学院6.9～6.106.20～6.212信息工程学院6.9～6.106.20～6.213化学工程学院6.13～6.146.22～6.234师范学院6.13～6.146.22～6.235艺术学院6.15～6.176.24～6.276外国语学院6.15～6.176.24～6.277机械与材料工程学院6.15～6.176.24～6.278生物与环境工程学

8、院6.20～6.226.28～6.309经济管理学院6.20～6.226.28～6.3010政治学院6.20