对加强高职院校教学档案管理的几点思考

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1、对加强高职院校教学档案管理的几点思考吴芳海南政法职业学院571100摘要随着我国高职院校教育水平的不断提高，然而，档案管理工作的要求也更高。木文通过分析高职院校教学档案管理的现状，指出教学档案管理工作中存在的问题，并提出了改进高职院校档案管理工作的一些意见和建议，供大家参考。关键词高职院校教学档案管理对策教学档案是学校一切教学活动的真实记录，是教师教学活动、教学管理、教学科研成果及学牛.学习等形成的只有保存价值的文字、图表、声像等文件材料。教学档案具有其自身的特点，并在学校的教育教学中发挥着极其重要的作用，因此，教学档案的管理工作也就引起了众多档案管理人员

2、和教育教学管理人员的关注。一、高职院校教学档案的特点（一）教学档案異有极强的专业性和多样性。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，它记录这些实践活动的教学档案内容和载体都极其庞杂、形式多样。除了纸制的教学计划、教学大纳、教材等以外，还有声像、幻灯片、课件等记录材料。每所学校在它的专业设置、课程设置、教学内容、方法等方面都有不同之处，其书面及形式也表现出各学科教学活动与教学管理的不同专业性。（二）教学档案具有系统性和周期性。它的内容结构木身只有系统性,教学档案产牛.与教学实践和教学管理活动的各个环节之中，涉及各教学实践层次和管理层次，是一个完整的

3、有机体。毎一位学生从入学到毕业离校整个过程中,都要系统的整理一系列完整的档案材料。教学档案的周期性表现为学期、学年、学制周期。在年度的划分主要以教学年度和学制年度进行管理，各个阶段一同构成完整的大循环周期，每一届学生的培养过程就是一个教学周期。（三）教学档案具奋分散性和集中性。由于教学业务活动和管理活动的分工，学校产生的教学材料往往会分散在各个教学部门，这就使得教学档案的产生部门得保存一定数量的档案，但必须按照统一性、集中性管理的原则，这就造成了学校、系部二级管理的局面，也就决定了学校教学档案管理的分散性与集中性并存的特点，给日后的工作带来了很多困难，也给

4、利用者带来诸多不便。二、高职院校教学档案管理存在的主要问题（一）缺乏管理经验。档案管理方法比较随意，文件材料杂乱。一方面是吋间不按规定编排，学生档案有些按入学年度编排，奋些按学习专业编排，奋些按毕业年度编排。另一方面是档案案卷质量不符合要求，表现在组卷不够合理，没有按学校、系部、专业的层级关系组卷。（二）管理规章制度不够完善。目前，高职院校的教学档案管理没冇一个统一标准化、详细化和符合实际的规章制度，各院校还用各自的老办法、老惯和老传统，也可以说缺乏统一国标，各院校收集整理的材料不尽相同，也不齐全，造成归档整理、保管保密、信息利用和保管期限等不科学、不规范

5、。（三）人员调整频繁，影响工作正常开展。B前，各院校都缺少稳定的档案管理人员，因而，对档案管理人员本身造成不良影响。一是档案管理人员对档案工作的责任心不强，得过H过，当一天和尚撞一天钟，缺乏长远计划和打算。二是工作缺乏热情，效率不高，不钻研不学习档案业务知识，认为下功夫学好了业务也该换岗位了。三是对所保管管理的文件材料不熟悉，缺乏全面的、系统的掌握，缺乏档案管理的连续性、衔接性。四是档案管理人员岗位变动后，工作交接不认真，造成档案丢失，三、加强高职院校教学档案管理的几点措施建议（一）做好材料收集，规范档案管理。教学档案建设是一项专业技术性强、任务重、内容多

6、的工作。每一个环节、每一道工序都必须遵循标准化、规范化进行管理。一是要明确教学档案建设内容，制定档案建设0标标准，明确教学档案材料归档要求。二是建立教学档案定期检査和不定期抽査制度，对每个阶段确定不同的检查重点，发现问题及时上报解决。三是对提交的文件材料及统计数据要一致，对归档文件要以件数为单位进行科学有效的装订、分类、排列、编号、编目、装盒，归档文件应齐全完整，立卷吋的选择应尽可能结合教学工作，做到档案边形成边收集。（二）建立健全归档制度，确保教学档案的完整性与安全性。教学档案是由教学文件材料转化而来的，绝人部分来源于从事教学第一线工作的教师和学生。由教

7、师和学生本人撰写的文件材料，一般只有单份，在没有收集之前，长期保存于他人手中，极易丢失。有些老师也不愿意将这部分材料上交，认为再利用时査找起来不方便。这样就影响了教学档案的完整性，使教学档案难于发挥其应有的作用。因此，建立健全教学档案的归档制度，势在必行。（三）提高档案管理人员的素质。档案管理人员是档案规范化管理的具体实施者，据悉，高职院校档案管理人员人多数是兼职档案员，如果不对其加强培训学不但影响档案的收集和整理的质量，而且难以保证档案的完整性和真实性。实现档案工作现代化，必须树立先进的管理思想，学习科学管理方法、整理手段，以达到预期的工作0的。为了适应

8、现代化的档案管理工作，档案工作人员要结合工作实际需要和未来的发展趋