公司信息化建设规划

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2016年工作计划《XXXX信息化建设报告》目录：一、公司加大信息化建设投入的必要性二、公司现阶段状况分析1、公司现有信息化建设状况2、公司信息化硬件基础问题3、公司信息化软件相关问题三、公司信息化建设预案1、信息化建设原则2、信息化系统整体框架构思3、2016年信息化实施策略第十二页 一、公司加大信息化建设投入的必要性随着XXXX成为中国无数上市公司的一部分，接踵而来的是与日倍增的公司发展机遇，机遇是动力也是压力，这些压力来之方方面面，一言不能道之。回顾此次公司上市历程，可谓艰辛，而我作为公司普通员工，也有幸参与了进来贡献自己的能力。在参与的过程中，单从公司的财务信息系统的管理与梳理上管中窥豹，就发现了不少问题。而随着公司的不断发展创新，可以预见的是，现有的信息管理方式已必然无法适应公司快速发展的需求，因此寻求一种更加高效的公司资源管理方法已势在必行。“信息化管理”对公司领导而言早已是老生常谈，虽说这两年公司也一直坚持推行着简单的信息化体系建设，但其根本的信息资源管理方式依然延续着老一套模式，这样必然无法满足公司现有发展的需要，所以如何制定建设一个规范化、标准化的信息化管理模式来提高企业经营效益，就成为一个必须面对的问题。这里，要强调的一点是，企业信息化是一个过程，信息化水平是一个标准。这建设过程不是说购买一堆机器设备，再购买各种平台软件，最后按照说明书一装就可以了。所谓企业信息化系统建立，不是模拟现有管理方式，更多的是需要对现有管理模式进行结合和变革。而此次提出的针对公司信息化建设的目标非常明确，就是全面升级梳理公司财务系统，整体提高公司供应链响应时间，改善公司各部门现有沟通和协调的情况，以求从根本上改变并促进公司内部的信息交流的能见度、准确度、及时度、集成度。最终实现公司的管理者能够通过一个大一统的信息平台即时的掌握公司方方面面的动态，以便做到事前预测有充足的数据依据，事中及时把控提出意见，事后能有效的总结和分析。二、公司现阶段状况分析（一）公司现有信息化基础状况近年来，公司蓬勃发展，为了不断的提升企业的核心竞争能力，公司领导也对企业信息化建设越来越重视，推进许多卓有成效的措施，现况如下：1、根据目前IT设备台帐统计，公司办公用电脑已经超过了一百台，基本实现了公司行政、项目、技术、管理各个岗位人手一台。2、信息化辅助办公用品，如打印机、一体机、传真机、扫描仪也基本做到了全面普及。公司更是在主要办公楼拥有独立的复印室，提供了大批量文档复印打印的途径。3、归功于信息化设备的普及，公司员工在日常办公中也逐步具备了使用电脑等信息化设第十二页 备的基本技能，这已经为公司下一步的信息化建设奠定了坚实基础。1、公司内部已建立了统一互通的局域网络，部分电脑得到批准后也能联通互联网进行资料查看、邮件收发等业务活动，部门与部门之间也利用着这最原始的网络，共享交流日常工作信息。2、公司财务会计系统拥有独立的会计核算系统，用友U6普及版。3、各车间库房在近期也开始使用用友U8进销存软件进行仓存管理。综上所述，目前公司的基础是好的，但其信息化建设水平尚处于起步阶段，甚至都没有达到一般事务处理和简单信息管理的阶段。各部门各车间都呈现出“信息孤岛”、资源不能共享的局面。尤其是公司各类信息资源的综合集成，也仅仅停留在财务-供应这种独立的业务系统上，从本质上来说，并没有真正意义上用信息化提升管理水平，距离信息资源集成、共享、价值实现还相差甚远。（二）公司信息化硬件基础方面的问题：1、部分设备老旧公司现有的上百台电脑设备，有三十台左右是2010年之前购买配置的，还有二十台左右是2010年到2012年之间配置的，这两批次的办公电脑现在已经普遍出现硬盘读写迟缓，整体运行速度逐年降低的情况。因此，有些车间部门的第一批电脑已成摆设，公司员工只是在非常迫切的情况下才开机进行一些数据录入，平均下来每月使用次数甚至不超过三五次。而这些电脑因为远远落后于时代，导致完全没有维修升级价值。2、公司没有自己的Internet网络来源公司现有的办公网络，其本体是XXWW局域网络，互联网来源也依靠于WW的电信光纤。而一根15M带宽的光纤负担起了两个公司近三百台各类网络设备，这就直接导致了公司办公电脑网速极慢，公司员工无论是资料查询、邮件收发还是网银出纳都效率极为低下。这种情况又导致一旦WW方面出现网络故障或者断电事故，XX公司这边就只能被动等待对方维护修理完成，在此期间公司的一切互联网对外事务都只能停顿。其中最直接的危机来自公司财务出纳这一块。在公司对外资金业务日益增多的现在，一旦来自WW的网络中断，就会导致财务出纳无法登陆网上银行，公司资金流转业务只能停顿，必然给公司带来不必要的损失。第十二页 3、公司没有企业级别的网络防火墙一个没有网络防火墙的企业网络，意味着无需高深技术，不法分子便能轻易侵入公司网络上任意电脑，偷窥公司银行账号信息、窃取各部门的机密技术信息、查看公司重要项目计划和企业战略方向等信息。再来，从公司员工管理上讲，企业级防火墙不但能防止公司员工基于内网的不当行为，更能从源头上阻止公司员工访问违反相关法律法规的危险网站。前段时间公司总经理也通过会议，传达了要求公司员工不得散播针对公司的谣言，而一个功能足够强劲的企业防火墙，原则上是可以完美阻止员工通过公司网络，向外部众多自媒体发布对公司发展不利消息和资料的。4、公司缺乏服务器服务器的种类很多，单从我公司实际情况上来说，主要缺乏的是的高效的财务信息系统服务器、资料服务器、数据备份服务器。公司财务用友U6系统使用的服务器是戴尔T410服务器，购买日期为2010年左右。从机器本身性能和公司近期规划上分析，此服务器已经不适用作为新的ERP系统（财务+生产供应链）的服务器，一来其本身既没有磁盘RAID阵列作为数据保证，二来此服务器上保存有公司整个前10年的财务资料，导致此服务器系统近年来都不能随意更改和调配以作他用。接下来说的是资料服务器和数据备份服务器。资料服务器扩展来说就是一个公司资料文档电子化后的一个储存平台，可以是最普通的树形文件结构，也可以是便于查阅整理的OA办公平台。而数据备份服务器主要为上面ERP服务器和资料服务器服务的，作用无需多说，就四个字：“灾难恢复”。单就公司现在财务系统，一旦出现数据丢失，后果不堪设想。（三）公司信息化软件基础方面的问题：1、公司使用盗版软件问题提到正版软件这个问题，估计公司领导都会觉得莫名其妙，这难道不是中国基本国情，这里就说说XXWW。2010年到2012年，WW长期接到所谓微软公司员工的来电，说公司使用盗版软件了，说公司这样属于侵权，说公司必须马上停止使用相关软件不然就递交律师函之类的。在双方的沟通中，对方非常清楚WW的信息化建设情况，有多少台电脑，可能有多少侵权软件，都说的很准确。没办法，面对这种情况，WW只好删除了公司里所有员工电脑上的office软件，对质保部和财务部的工作造成了很大的麻烦。再后来呢，WW效益不好了，而整个国家的钢铁行业也进入了低迷期，微软针对WW的正版骚扰电话也就消停了。XX面对的情况和WW又不一样，因为公司上市了。最近去网上各大股票网站，某某的消第十二页 息多造势又猛，随便拉一个票友出来，说的都是什么国内前列，两市唯一。虽说外人怎么说都无所谓，但蛋糕大了，谁都会想来分一口，偏偏公司还属于制造行业的一份子，针对某些行业软件的使用根本就是完全无法避免的。面对这种情况，盗版软件对公司的危害，往大了说，根据《关于印发<关于推进企业使用正版软件工作的实施方案>的通知》，证监会有督促上市公司及时披露涉及盗版软件的涉诉事项或重大违法违规行为等相关信息的职责。往小了说，XX已经进入上市公司的步伐，蓬勃发展中必然出现不和谐的声音，一旦出现内部员工因为个人情绪通过某些途径投诉公司使用盗版，造成的危害也是不可忽视的。近年来，成都地区的软件侵权案例披露情况愈发增多，上了新闻的都有很多，面对这种情况，公司最好有所准备，做好预案。2、公司财务系统过于老旧随着公司上市成功，业务量迅速增加，给公司现有的财务系统和销售、采购、合同、仓存等管理提出了新的要求。而公司现有的财务U6系统，已是十年之前的版本，此版本相对公司现有业务不但理念算法落后，也无法满足今后财务数据的处理和会计核算要求。同时因为此套财务系统的版本落后，也导致了各车间库房还在使用传统的手工记账，这些情况都极大的增加了公司内部数据的不安全隐患，更给财务查账等行为增加了额外的负担。公司原材料种类日益增多，产成品与销售日益多样化，财务与销售、供应的往来也越来越多，涉及的采购订单、合同等也需要更新的规范化管理。纵观现今国内最新的财务系统，无论是用友ERP还是金蝶ERP，都可以有效的帮助公司对这些业务数据进行实时处理，一方面能对公司产品物料进行规范化管理，一方面能提高现有各部门的协同工作效率，更能让财务准确、快速的提供各种财务资料和成本数据。3、缺少信息化的办公平台从进公司到现在半年多，每次传阅公司生产经营会议纪要，都能看见公司总经理在会议上强调又强调：负责人要准确监督项目进度；部门间要做好协调工作；中层人员商量工作不要全在口头；员工间要减少推诿扯皮；物资消耗采购要及时准备向财务反馈。周复一周，月复一月，提了又提，操碎了心。这些情况反映出，公司管理层面对日常工作或项目处理，缺乏一个高效透明，可回溯的监管机制和手段。往往导致了领导吩咐事情基本靠说，属下接受工作基本靠听，工作完成后，又变成属下说领导听。同时，因为没有信息数据统计平台，公司各个项目完成后，也无法进第十二页 行准确的物资人力对比统计，也就谈不上什么信息统筹力管理执行力了。再来，因为缺乏一个广泛有效，方便快捷的信息协同平台，导致公司各部门间没有一个高效的企业资料共享渠道和协同审批方式。每当工作需要，要找个资料，要发个通知，动辄跑遍全公司，花费数个小时，结果不是人不在，就是自己分不开身，谈何效率。最后，算起来公司成立至今已整整15年了，而各部门各车间的重要电子文档资料竟然都是分散保存在员工个人电脑上的，日常工作中我最经常遇到的情况就是：“这电脑是某某某的，他在里面储存了许多资料，但具体有什么我们都不知道，只有等某某某回来才行。”而工作往来间的资料文件传递，使用的竟然还是XXWW服务器共享文件夹，里面敏感资料众多，却又谁都可以查看甚至删除。4、没有专职信息化部门企业信息化建设的过程也是企业信息化水平提升的过程，在此过程中，信息部门在企业信息化变革中承担着重要的角色和职能，不幸的是，公司现在还没有具体的相关职能部门，也缺乏相关复合型人才。展望公司未来的信息化建设，如没有系统理解与把握信息化知识、技能的管理层、技术层、执行层人才队伍的密切配合，信息化是难以成功的。从我们公司目前情况看，信息化人才特别是既懂业务、管理，又懂信息技术的复合型人才严重缺乏。这对公司信息化建设带来很大的不利影响。最后，随着公司信息化建设的深入，我相信信息化部门的存在将愈发重要，一方面需要有这么个部门将管理层的策略、意图和实施方案等通过信息化手段沉淀到信息系统中来；另一方面，这个部门还需要承担整个公司各部门、各环节之间以及内外环境的信息沟通与协调工作，实现企业的协同作业和信息资源共享。三、公司信息化建设预案（一）公司信息化建设原则1、目标（1）建立一个科学、规范、高效、透明的信息协同平台；（2）升级公司财务信息系统；（3）加速公司供应链响应时间；（4）改善公司部门沟通协作情况。最终提升公司决策力和执行力，打造企业的核心竞争力，是此次信息化建设的最终目标，第十二页 信息化建设的一系列事务都是向这个目标努力。2、核心信息化建设的核心应该是公司的决策者和管理层，公司的信息化建设应该是“一把手”工程，它绝不仅仅只是某个部门或某个人员的职责。无疑，信息化建设涉及到大量的专业知识，需基层员工承担最繁多的职责，但公司信息化建设作为一个管理工程，也是企业管理模式、管理方式改革的过程。这个过程往往都伴随着公司业务流程的重组、公司管理制度和方式的变革，其中部分同事的工作习惯甚至个人利益都会受到一定程序的影响，因此，信息化过程中可能会遇到一些阻力。这些阻力单靠某个部门或员工是难以协调的，只能依靠公司高层由上至下地推动。3、对象信息化建设，最终使用对象依然是公司全体员工。总体来说，公司各位同事的电脑应用水平是参差不齐，这就必须要制定具体的培训计划，同时还要用公司制度来保障，部分企业是用绩效考核制度与员工运用信息系统的规范化程度挂钩的，这个可以作为参考。而公司花费了大量人力物力进行信息化建设，也只有员工完全自觉使用时，信息系统才能产生最大的效益，否则，它只是一个摆设，信息化也成为一个空洞的口号。所以企业信息化需要公司的高层领导给予及时的关注和支持，使公司从上至下都能积极地配合信息化建设，降低信息化建设工作中的推进难度，增加信息化建设的深度和广度。4、从实际出发、统一规划、分步实施信息化建设，我们应当从XX公司的管理需求出发，实际出发。从理论上说，一个具有完善信息管理的公司，都是以项目管理系统为核心，结合营销管理、合同管理、计划管理、质量管理、材料管理、采购管理、设备管理、客户关系管理、人力资源管理、财务管理、行政办公管理、文档管理等等一些列功能的统一的企业管理信息平台。然而建立这样一个涉及公司方方面面的系统，工作量十分巨大，不可能一蹴而就，特别是像XX这样的从传统制造业发展起来的核电军工企业，没有三五年时间，是不可能做到的。为了有效地完成公司的信息化工作，建议采取统一规划、分步实施的建设方式。首先组织人力物力制订公司的整体规划，完成需求分析和系统的整体涉及；实施过程则按照业务的重要程度和对信息化要求的紧迫程度和准备完善程度排序，逐步进行实施，保证实施一块成功一块。一方面可以保证信息化实施的有效性，同时也可以避免一次性投入过大，从而尽可能减少信息化建设对资金的压力。第十二页 （二）信息化系统整体框架构思1、具体需求（1）需要一个更加高效、全面，能紧跟时代的财务ERP系统。（2）需要一个能即时获得各车间、各项目工程动态进度、内部管理监督情况的平台。（3）需要一个能将财务、供应、生产等一系列供应链数据整合成表格化、图形化的智能平台。（4）需要能提高部门协同，实现企业知识共享，促进员工交流的平台。（5）此平台要能尽量多的减少手工录入及中间环节，提高工作效率，降低成本。（6）需要一个稳定高速的网络环境（7）需要安全可靠的硬件基础设备。2、框架设计（1）重新搭建规范、合理的网络硬件平台为满足公司未来信息化建设的需要，迫切需要建立一个高速、功能齐全的网络平台，该网络系统是支持办公自动化、供应链管理、ERP以及各应用系统运行的基础设施，同时应该始终贯彻面向现实，注重实效的方针，坚持实用、经济的原则，建设本公司的网络系统。此次网络硬件平台搭建原则为：先进、安全、灵活、可管理、适用、经济。如图：第十二页 ◆骨干网的建设基于性价比及发展的眼光，此次建网选择在内部局域网主干网上采用千兆以太网，辅以各个车间办公室的小型交换机，可以很好的保证内网的传输速度和质量。而广域网的连接则采用四根电信100M光纤接入，保证内、外网在速度上得以保证。【注：电信光纤分商用和民用两种，商用光纤费用极其昂贵，速度也没有优势，唯一好处是拥有固定IP，让公司得以组建自己的对外服务器，例如网站、邮件服务器。但价格方面是硬伤，20兆左右商用光纤每月费用为6000以上，而4个民用100兆光纤费只有700上下。但公司现在主体性质有变，需要预防电信后期不在提供给我们民用光纤使用。】◆网络硬件产品配套此次基础建设，从实际考虑，公司首次需购买的产品为硬件防火墙及企业级路由器，另外公司现在机房中使用的是WW提供的交换机，在资金富裕的情况下，建议更换。在网络产品的选择上，我们必须经过市场考察，考虑产品的性能价格比，又能满足公司建网需求并且有良好售后服务保障的网络产品，我们将考虑选择如H3C、CISCO，华为等厂商的网络产品，另外，带宽体系结构中服务器和其它数据中心的连接比一般用户连接需要更多的带宽和冗余的体系结构。骨干连接（或折叠式骨干交换机备板速度的聚集）要等于所有服务器连接的带宽之和。◆服务器等应用设备的配套此次信息化建设，服务器等设备的购买，建议在办公自动化信息平台及财务ERP系统实施时再行购买，防止出现性能过剩等情况。（2）建立信息化基础应用平台此次信息化建设的最终目标是希望达到：“三控三管一协调”，即：进度控制、成本控制、项目控制；物资管理、员工管理、文档管理；协调公司内外部关系。为达到最终目标，公司信息化建设需建立一个横跨公司个部门的协同办公平台。如图：第十二页 ◆协同办公平台（OA）根据目前公司的现有系统情况：财务部已采用了用友U6财务系统，实施了部门级的信息化；采供部则使用了用友U8进销存系统，但其数据、信息无法与财务实现信息共享；其他部门均没有任何针对性的应用。在考虑实用、经济、逐步发展等多方面问题后，建议使用OA协同办公软件作为公司协同工作平台。现今市面上的OA办公平台，基本都可以很好的支持财务ERP系统和项目管理系统，同时也拥有档案管理、协同办公、项目及进度监督等功能。使用操作相对MES或者SCM要简单明了，无需公司管理层参与过多的培训就可正常使用。其基本功能如下：A、内部通讯平台B、信息发布平台C、电子公告：可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。D、日常办公E、网上审批：网上办理单位内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。F、公文处理：实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。G、工作监控：领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的第十二页 办理情况，并可进行催办。H、文件管理：对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制；并提供快捷的检索工具。I、文档管理：办公中形成的各类文件可直接归档到档案管理系统，并按档案管理规范进行管理和利用，实现文档管理的一体化。其它辅助办公功能，如：日程安排、活动安排、物品管理、车辆管理、资源管理。◆财务ERP系统财务管理是所有业务的核心，所有的业务最终都关联到财务这个核心。同时，各个业务模块与财务管理之间的工作衔接，有力地支持了各个业务部门之间的工作协作，很好地解决了各个业务部门之间的条块分割。此次信息化建设，财务ERP系统是重中之重，其涉及软件模块应当包含：总账、报表、应收管理、应付管理、固定资产、采购管理、仓存管理、存货管理等基础核算功能。◆人力资源系统可实现人力资源管理的网络化、信息化、规范化，加强人力资源规划与分析，整体提高集团人力资源管理水平。如欲实施人力资源管理，基础应用可涉及模块为：职务职能管理、员工信息管理、员工调配管理、员工离职管理、薪酬管理、福利管理、考勤管理、休假管理、出差管理、加班管理、劳动合同管理、制度政策管理、经理自助、员工自助。系统完成后，可对现有的人力结构做出系统分析，包括员工结构、更新率、增长率、离职率、流动（异动）率等规划指标。同时可满足公司各车间部门，各种岗位薪资结构的定义，并能按条件输出工资单，减轻人工工作量。同时，从公司层面能实时统计分析所有分支机构的薪资福利发放情况。人力资源管理系统与财务ERP系统如选用同一公司产品，可无缝集成，薪资数据直接生成总账凭证。可为财务集中核算提供可靠数据来源。第十二页 （三）2016年信息化实施策略公司的信息化建设这样的整体解决方案应该遵循“整体规划，分步实施，滚动发展，重点突破”的实施策略。而根据前期的调研，公司信息化建设可按照以下步骤进行：1、公司总体规划、领导批准指示2、基础设备设施准备、部门需求调研、实施方案策划3、财务ERP系统实施4、OA办公平台实施5、人力资源系统实施6、培训及推广应用第十二页