模块常用公文写作第一节公文概述

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第一模块常用公文写作第一节公文概述GONGWENGAISHU 第一节公文概述衡阳财经工业职业技术学院[案例]陈刚大学毕业后经双向选择就职于一大型国营集团公司，十年奋斗，他获得了整个企业上下的一致认可。今天，他又胸有成竹地走进了公务员的面试现场。主考官宣布，面试采用“公文筐测验”进行。该方法要求应试者在规定时间内对各种与特定领导工作有关的文件、报表、信件、电话记录等公文进行处理。陈刚抽到的题是这样的：1、××省政府根据全国人大召开《关于开展全民义务植树造林运动的决议》的会议精神，给各地市、区、县人民政府发一份通知，要求作好今年的植树造林工作。2、×县人民政府因树苗不足而发生经费困难，请以×县人民政府之名向上级主管部门写一份请示，请求上级主管部门增拨经费。3、上级主管部门接到×县人民政府请示后，能否批准其提出的要求？请你代上级主管部门给×县人民政府写一份批复。如果你是陈钢，该如何去行文呢？ [分析]根据题目要求，需写三篇行政公文：通知、请示、批复。当然公文除了以上三种外，还有命令、决定、公告、通告、通报、议案、报告、意见、函、会议纪要，共十三种。要知道他们的写法，首先就必须了解公文的格式及各类不同公文的特点。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述一、公文的含义1、公文的含义公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。 公文有广义和狭义之分:广义的公文涵盖面很广，主要是指在处理各种公务活动中形成的文书材料。包括了全部通用公文和专用公文。狭义的公文特指国务院发的《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政机关公文。《国家行政公文处理办法》2000年8月24日国务院发布规定我国现行公文有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。本章重点介绍的就是狭义上的公文，即行政机关公文。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 1996年5月3日中共中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文种类有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要14种。2、行政公文的含义行政机关公文是国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，是国家行政机关实施行政管理活动的主要手段之一。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 二、行政公文的特点1、鲜明的政策性公文既然是国家行政机关在处理行政公务中用到的文书，其内容必然同党和国家的各项方针、政策密切联系，因此在内容上具有鲜明的政策性。各级机关运用公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，有利于社会主义制度，维护人民的利益。2、法定的权威性公文是机关或组织在职能活动中形成的，是职能活动的直接产物。各级机关所发公文在有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力，不允许任意违背，做到有令必行，有章必循，违令必究。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 3、作者的法定性公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。撰写和制发公文不是个人行为，所代表的是机关或组织。因此，它的内容受法律、工作需要和领导人指示的制约，其法定作者制发公文的权利和名义受法律的保护。4、体式的规范性公文的规范体式，一是指撰写公文所采用的语体，即现代汉语语体；二是指公文的格式，即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式。（具体内容见行政公文的格式）5、公文的制发具有程序性公文由法定作者制发，在撰写和制发的过程中，它要受公文处理程序的严格制约。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 制文程序：草拟审核签发复核缮印发文注册用印发文登记分发等九个步骤。收文程序：签收登记分办批办承办　催办等程序。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述6、文风的庄重性撰制公文是一项严肃的工作，公文要维护其政策性和权威性，就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点。这就要求反映事物客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。 三、行政公文的作用1、领导和指导作用2、宣传和教育作用3、沟通和交流作用4、依据和凭证作用衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 四、公文的分类和格式（一）分类1、按基本使用范围分为：通用公文：是指党政机关、社会团体、企事业单位等在处理公务时普遍使用的公文。如法定公文、普通事务文书。专用公文：是指在一定的业务范围内，按照特定需要而专门使用的各种文书材料。如外交公文，法规公文，司法公文，经济公文，军事公文等等。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述2、按行文的方向分为：上行文：下级机关向上级机关报送的公文（请示、报告）下行文：上级机关向下级机关下达的公文（命令、决定、指示、批复、通知等）平行文：同级机关或不相隶属机关之间来往的公文（函、议案等）3、按公文的办理时限要求分为：特急件：要求来文1天内办理完毕急件：要求来文3天内办理完毕一般：要求来文7天内办理完毕 4、按保密程度分为：绝密公文：指党和国家核心机密公文机密公文：指党和国家重要机密公文秘密公文：指党和国家一般秘密公文普通公文：指不涉及密级的一般公文衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 （二）公文的格式1、公文的书面格式：公文的书面格式是指公文的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的形式。组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述眉首部分包括①公文份数序号、②秘密等级和保密期限、③紧急程度、④发文机关标识、⑤发文字号、⑥签发人等项。 眉首：置于公文首页红线以上的各要素统称眉首。0000001机密一年特　急衡阳市人民政府文件衡政发〔2007〕12号衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 0000001机密一年特急湖南省人民政府文件湘政发〔2007〕12号签发人：李某某衡阳财经工业职业技术学院 0000001机密一年特急陕西省人民政府文件山西省人民政府签发人：李某某陕政发〔2007〕12号　　　　张某某衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 发文机关标识：由发文机关全称后加“文件”组成，联合行文时，主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列，联合行文机关较多，则必须保证首页显示正文。发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。年份和序号用阿拉伯数字标识，年份用全称，用六角号括入，序号不编虚位，不加“第”字。机关代字一般由两个层次组成。第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。如铁道部文件的机关代字有“铁办”、“铁财”等，“铁”代铁道部，“办”、“财”代主办这份铁道部文件的铁道部的办公部门、财务部门。有的机关代字还包合其他的层次，如国务院发文的机关代字有“国发”、    “国函”，“国”代国务院，而“发”和“函”则代“国务院文件”和“国务院函”这两种发文形式。上报的公文需标识签发人姓名。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 2、主体部分包括①公文标题、②主送机关、③公文正文、④附件、⑤成文时间、⑥印章、⑦附注等项。主体:置于红色反线之下主题词之上（不包括主题词）的各要素统称主体部分。衡阳财经工业职业技术学院西安市人民政府关于农产品调价的通知各市、区、县：………………………………………………………………………………第一节公文概述 …………………………………………。附件:1.《粮食价格限定表》2.《农副产品价格限定表》（传达至群众）二○○七年三月四日衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 …………………………………………。附件：1.《粮食价格限定表》2.《农副产品价格限定表》二○○七年三月四日衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 …………………………………………。附件：1.《粮食价格限定表》2.《农副产品价格限定表》二○○五年三月四日衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 各要素的具体写法公文标题：完整的、规范的公文标题，一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为何发文和用何文种发文。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（事由）并标明公文种类（文种），一般应当标明发文机关。”当然，特殊情况下，可用“省略式”标题。省略的原则是：使用规范版式并且该公文是非重要公文，这时可省略发文机关名称，命令、公告、通告、通知等公布性文种一般可省略事由；内容简短的公告、通告、通知等可根据情况只以文种为题，但要慎用。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 如：《××关于申请解决助学货款的报告》、《国务院办公厅关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通知》公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。主送机关：写主要受理机关。使用全称或规范化简称。顶格写。下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：    各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)，教委(教育厅)，语委(语言文字工作机构)，国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门，新疆生产建设兵团人事局：    向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 公文正文：数字、年份不能回行。附件：要注明附件的顺序和名称。在正文下空一行，左空２个字标识“附件”。附件名称后不加标点符号。如：附件：１．×××××２．×××××衡阳财经工业职业技术学院3、版记部分：置于附注之下的部分，包括①主题词、②抄送机关、③印发机关、④印发时间、⑤印发份数等要素组成。第一节公文概述 主题词：粮食调价通知抄送：………，………，………，……。长沙市人民政府印发2007年3月4日印制共印40份衡阳财经工业职业技术学院现在，所有的公文都要标注主题词，上报的公文要求更严格，要按上级机关的要求和公文主题词表标注。    一篇公文的主题词要能反映公文的主要内容和文种，主题词的数量一般三到五个。与词之间要空一格，不能用标点符号。第一节公文概述 五、行文规则（一）下行文规则1、政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。2、部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。3、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。4、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 （二）上行文规则1、请示应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。2、报告”不得夹带请示事项。3、一般不得越级请示和报告。4、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。5、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 （三）联合行文规则1、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；2、政府与同级党委和军队机关可以联合行文；3、政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；4、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 （四）其他行文规则1、属于部门职权范围的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以部门行文，文中应注明经政府同意。2、属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 公文的用纸格式国家机关公文用纸的幅面尺寸，《国家行政机关公文格式》规定：“公文用纸采用GB／T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。”当前党内系统公文仍可采用幅面为184mm×260mm的纸张，不够统一。张贴的公文用纸大小，可根据实际需要确定，但应保持一定的纸型，如8开型、A4开型等，以便于折叠和装订。公文用纸的页边和版心尺寸，《国家行政机关公文格式》规定：“公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm”，“公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm”，“版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”。衡阳财经工业职业技术学院相关链接第一节公文概述 公文的印装格式1、公文一律采用从左至右横写、横排的格式。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字，少数民族文字版的公文应按其习惯书写和排版。2、公文的排版规格，《国家行政机关公文格式》规定：“正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。”一个基准行的距离为一个3号字的高度加上该3号字高度的7／8倍。衡阳财经工业职业技术学院相关链接第一节公文概述 3、公文的制版要求是，版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。4、公文的印刷要求是，双面印刷；页码应套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨要实而均匀，字面不花、不白、无断划，黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％、M80％。衡阳财经工业职业技术学院相关链接第一节公文概述 5、公文的装订要求是，左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书心不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯订眼距书心上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。6、公文的页码标识，要求用4号半角白体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。衡阳财经工业职业技术学院相关链接第一节公文概述 思考与练习一、从下列各题四个备选答案中选出一个正确答案，并将代号写在括号内。1．下级机关向所属上级机关呈送的公文是()A、混合行文B、下行文C、平行文D、上行文2．平行文适用的文种有()A、报告B、请示C、决定D、函3．将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号叫()A、公文生效标识B、发文字号C、发文机关标识D、公文份数序号衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 4．公文的成文时间，原则上应以()A、印刷的时间为准B、领导人签发的时间为准C、起草的时间为准D、完成的时间为准5．负有公文处理责任的受文机关是()。A、主送机关B、抄送机关C、抄报机关D、抄发机关6．向国内外宣布重要事项，用()A、通告B、公告C、通知D、命令7．向上级机关行文，应当主送()A、多个上级机关B、三个上级机关C、二个上级机关D、一个上级机关8．需要了解公文的内容或协助完成工作的机关是()A、抄送机关B、主送机关C、抄报机关D、抄发机关衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 9．对重要问题提出见解和处理办法适用于()A、决定B、通知C、意见D、请示10．记载和传达会议情况和议定事项用()A、会议记录B、会议座谈C、会议纪要D、会议文件11．批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等用()A、通告B、公告C、通知D、函衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 12．向上级机关请求指示、批准用()A、报告B、请示C、意见D、决定13．答复下级机关的请示事项用()A、通知B、批复C、通告D、命令14．向有关部门人员传达重要情况，发布重要信息，使人们掌握情况，明确问题和工作意图，以指导今后的工作用()。A、批评性通报B、情况通报C、表彰性通报D、通知衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 15．下列“请示”的结束语中得体的是()A、以上事项，请尽快批准B、以上所请，如有不同意，请来函商量C、所请事关重大，不可延误，务必于本月10日前答复D、以上所请，妥否?请批复16．几个机关联合发文，只能标明()A、主办机关的发文字号B、所有机关的发文字号C、至少两个机关的发文字号D、根据情况临时规定的发文字号衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 17．特殊情况越级向上行文，应抄送给()A、直属上级机关B、直属下级机关C、系统内的所有同级机关D、有业务联系的机关18．介词“关于”的位置在公文标题中()A、事由的前面B、事由的后面C、发文单位名称前面D、文种前面衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述 二、什么叫公文？三、党的机关公文与行政公文的种类有哪些异同？四、请示为什么要一文一事？为什么不得抄送其下级机关？五、修改下列公文的格式？发文字号：×××发（２００５）第１８号附件：附件１××××××。主题词：×××、×××、×××。衡阳财经工业职业技术学院第一节公文概述