《文件保管规程》word版

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1、操作规程R-05002总页数3正文2附件1文件控制部门:项目管理部文件保管规程批准人刘岩审核人张秀邦拟制人崔戈批准日期1999．5．12生效日期1999．5．12关联文件沈阳东东系统集成有限公司R-05002REV-0文件保管规程更改记录序号发行日更改对象·更改内容批准审查拟制099．5．12新发行刘岩张秀邦崔戈沈阳东东系统集成有限公司P-1/2R-05002文件保管规程REV-01.目的本规程规定了公司文件保管和废除的基本准则。2.范围本规程适用于东东公司内发行的全部文件以及从公司以外接收的文件。3.职责文件管理规程中规定的文件管理体制的部门负责人以及实施负责人作为保管管理者。保管管理者有

2、责任确保文件被妥善保管。4.程序4.1保管期间原则上，文件的保管期分为永久，15年，5年，3年，当年5种。但是公司上游规程中有规定时，保管期依据相应规程的规定：(1)永久保管公司的组织，证明以及关于其经营状况的文件要永久保管。(2)15年保管、10年保管、5年保管、3年保管由于业务处理，日后参考而暂时适当保管的文件，根据其重要度，选择15年，5年，3年其中之一。(3)年内日常业务中的往返文件注1）文件相关的业务完成后的第一个营业日作为保管期的开始。注2）基于上述保管分类，附表为各文件的主要保管标准。4.2保管期的决定保管管理者基于附表的保管标准以及前述文件保管期分类决定保管期。4.3保管期的

3、变更(1)保管管理者对过了保管期但认定有必要继续保管的文件可以延长保管期。(2)即使是在保管期内，若认定无保管必要的文件，保管管理者可以进行废除。但是，不包括法规，以及公司内上游文件规定的文件。4.4废弃(1)过了保管期后，废弃该文件。(2)保管文件的重新整理，原则上每年一次。(3)要保密的文件要使用确保内容不会泄漏的方法进行处理（烧毁等）4.5保管场所原则上，文件在各主管部门保管1年，随后保管在库房中。但是，日常使用频率少的文件，可以由保管管理者负责保管在库房中。另外，日常使用的规程，标准等文件在使用期间，保管在各部门，开发过程中制作的文档、质量记录等在开发结束前由开发部门保管，结束后提交

4、项目管理部保管。沈阳东东系统集成有限公司P-2/2R-05002文件保管规程REV-04.6保管标准的修正附表文件保管标准与实际相违背时，迅速进行修正。4.7接收文件的保管期接收文件（副本等）的保管期，根据情况，由各部门自行规定。沈阳东东系统集成有限公司P-1/1(附)R-05002文件保管规程REV-0附表文件保管标准分类保管年限保管部门备注（原本）一般文件规程.通知.事务指导书等重要永久发行部门合同文件特别重要项目管理部（国际）营销事业部（国内）财务资料制作部门政府执照等统计资料重要合同文件重要10年项目管理部（国际）营销事业部（国内）会议召开部门会议记录重要合同文件其它5年项目管理部（

5、国际）营销事业部（国内）项目管理部经营计划文件项目管理部预算文件统计资料3年资料制作部门会议资料会议召开部门传真·复印登记表当年办公室其它相关部门技术、设计相关文件技术资料永久项目管理部例:报告书（技术、检查）设计文件例:需求分析,系统设计书,程序设计书,操作说明书研究开发管理资料15年培训资料3年与质量相关的文件，质量记录5年沈阳东东系统集成有限公司P-2/1(附)R-05002文件保管规程REV-0沈阳东东系统集成有限公司