浅析如何加强对电子档案的管理

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1、浅析如何加强对电子档案的管理摘要：电子文件归档后，即形成电子档案。电子档案需要根据其特性进行保护，只有确保电子档案的安全可靠，才能使电子档案能够长期处于准确可利用的状态。关键词：电子档案；保管；信息管理随着电子计算机及网络应用的普及，越来越多的文件将会以电子文件的形式产生和存储，因此、电子档案的的整理和保管工作变得越来越重要。一、电子档案保存意义与范围电子档案是指人们在社会活动中形成的，以磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子图纸等。电子文件几乎不占据物理空间，它的处理、保存都比纸质文件来得方便。电子

2、档案的保存，除应具备纸质档案保管的一般要求外，还需要根据磁、光介质的特性，采用一些特殊的保管方法。其中磁性载体档案和光盘的保护是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定相应的保护管理措施。（一）磁性载体档案的保护和管理1．把好软磁盘质量关软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到一年就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣的产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。2．库房温、湿度环境温、湿度变化范围应在温度14℃~24℃、相对湿度45％~60％范围内选定一基

3、本数值，选定后在24小时内温度变化不得超过3℃、相对湿度变化不得超过±5%。思想汇报3．清洁管理要求不要用手触摸磁带（软磁盘），应戴非棉质手套操作；不要使磁带（软磁盘）接触不清洁表面，如地面、桌面等；磁带（软磁盘）的装具应洁净无尘；库房地面不应打蜡、铺地毯；吸尘器的排出气应通向专用容器或库房外；库房中禁止使用打印机。4．防火要求库房内装具应使用耐火材料，库房附近不得有易燃物品；库房内严禁出现明火；库房中应备有CO2型的灭火器；纸张、木材、洗涤液等物品应尽量不要存放在同一库房中、库房中物品应摆放整齐、不能有路障；对重要档案应专柜存

4、放。5．防磁要求磁性载体档案与磁场源（永久磁铁、马达、变压器等）之间的距离不得少于76mm；不得将任何磁性材料及其制品（包括磁化杯、磁铁图钉等）带入库房；在放有重要档案的库区，应设置测磁设备，以查出隐蔽的磁场。6．在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。（二）光盘的保护和管理1．光盘的选取光盘出厂时厂家对每张光盘都有一个唯一的编号，它包括使用的印模编号，刻录速度规定，生产日期及本张光盘的序号等信息，这些信息可以从光盘内圈的喷码中得知。同时，还可以查看整批光盘的编号是否连续，如果连续则表示这批光盘是A

5、级光盘，如果号码不连续则表示这批光盘可能是CF光盘（CF光盘为不合格产品）。2．保持良好的温度、湿度环境恒温恒湿的环境，最适宜光盘档案的长期保存。由于光盘档案各种组成物质因其性能各有差别，其最适宜的温湿度条件也不尽相同。综合考虑各组成物质的特点时，光盘档案保存较适宜的温度范围14℃~24℃，相对湿度范围45％~60％，且每天的变化不应超过±2℃。3．注意避光光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感，阳光的直射会使光盘过早老化。因此，光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘，定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施，磁盘每2年，光盘每5年

6、转储一次，转储后的载体与原载体同样编号保存。4．保持信息读取面的清洁在每次拿取光盘档案时，只能接触光盘内外沿，不能触摸光盘档案的数据区，以免油渍、汗渍和指纹落在读取面的数据读取区。使用完毕后，应将光盘档案立即放回盒盘中，避免灰尘、异物的污染。二、电子档案的保密管理由于电子档案利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的保密管理，就显得特别重要。（一）使用权限的审核电子档案利用所涉及到的人员有：档案载体的保管人员；数据系统的管理人员；利用者及维护操作人员等。审核应由利用工作的决策者执行。首先，要

7、根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，登录到注册系统。进入系统，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，确保系统的安全。其次，在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。（二）拷贝件的回收提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式。如果管理不好，将会造成档案信息的散失。因而，必须对其进行严格管理。除经过编辑公开发行的电子出版物外，对提供利用的拷贝件都需要进行回收，原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过

8、技术手段防止所提供拷贝的再复制。对回收来的拷贝，应作信息内容的消除处理，并在对应的利用信息文档中注明。（三）电子档案利用情况统计利用统计是系统中不可缺少的环节，其过程是对电子档案信息的传输、利用及管理工作等进行量化分析，通过分析，客观、准确、科学地揭示电子档案利