《行政助理培训提纲》PPT课件

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1、[部门助理人员培训提纲]岗位规范职能部门职能简介常见事务的办理流程相关技能培训（沟通协调、信息处理等）助理人员的岗位规范岗位特征、角色认知岗位任职要求岗位主要职责规范岗位禁忌岗位特征、角色认知繁——要求心态饱持耐心杂——要求业务了解全面多——要求细心而无遗漏乱——要求知缓急能条理——信息管理专家——领导的好助手——部门的好管家——员工的好后勤——公司部门业务管理流程的维护者和最常接触者岗位任职要求（一）品行端正，为人正派；（二）严守工作纪律，保守公司机密；（三）具有高度的责任心和良好的敬业精神；（四）具有较强的口头和文字表达能力；（五）熟练运用计算机办公软件。岗位主要职责

2、规范基本岗位描述：（一）起草各种文件；（二）签收、登记、分发、印制和传递各种文件；（三）负责各种文件的立卷和归档；（四）分管领导主持会议时担任记录；（五）为领导安排工作日程，包括会客、用餐、出差等具体事务；（六）为领导工作提供方便，主动收集各方面信息资料；（七）保持领导办公环境的整洁；（八）完成领导交办的其他工作。工作要求：（一）妥善处理文件1、根据领导的指示及时完成文稿的草拟、打印、校对、签发工作；2、根据文件的性质及时完成来文的签收、登记、分发、承办、催办、查办工作；3、根据公司的有关规定及时完成来文和发文的立卷、归档和销毁工作。（二）保守公司机密1、各级文秘人员必须

3、树立极强的保密意识，对于工作中接触到的各种信息绝不对外传播；2、秘密文件不得擅自翻印、复制，传送涉密文件必须亲自操作；3、文件和工作记录本必须妥善保管，如遇丢失或被盗必须上报；4、文秘人员所使用的计算机和通讯设备必须设置密码。（三）全面收集资料1、收集整理公司各级领导的联系方式资料；2、收集整理领导工作范围所涉及的政府部门、重要客户和重要社会关系人员的联系方式资料；3、收集汇总领导工作范围所涉及的公司管理的各项规章制度文件；4、为妥善安排领导接待客人、出差等需要，收集汇总有关宾馆、饭店、旅行社等方面资料。（四）保持良好的礼仪形象1、文秘人员在工作场合必须穿着职业装，行为举

4、止端庄，不得化浓装；2、接听电话礼貌得体，根据来电的性质判断是否接入领导办公室。领导不在时，不轻易将领导行踪告知不了解的人，重要事务及时通知领导；3、客人来访时应热情接待迎送。岗位主要职责规范岗位禁忌原则性不强；责任心不强；保密性不强；不熟悉公司、部门内部管理流程；不注意个人举止形象；不能合理规划时间必须：养成经常关注内部网的工作习惯养成定时接受邮件，仔细查看的工作习惯职能部门职能简介常见事务办理的流程常见财务事项办理流程常见人事相关事项办理流程常见行政后勤事项办理流程常见技术服务事项办理流程常见法律事务办理流程常见财务事项办理流程相关事务咨询：唐丽魏海涛1556一、财务

5、审批支出的审批权限支出审批程序计划内报销经手人、证明人（持原始凭证）→直接上级经理→总经理（部门负责人）→财务部超计划报销经手人、证明人（持原始凭证和超支报告）→直接上级经理→总经理（部门负责人）→专业公司总经理/分管副总裁→常务副总裁(总裁)→财务部计划审批内容时间要求：每月25日前购买日常办公用品和耗材之支出计划固定资产与办公家具（包括机房与OA设备）参展/会费境外展览会差旅费工资、奖金的支出业务提成的支出劳务费、稿费的支出部门费用：利润中心部门费用包括业务交通费（含油费、保养费、过路费、搬运费等）、市内快递费(不含项目快递费)、礼品费(不含库房礼品)、业务招待费、自

6、购办公用品、部门团队活动费等；职能部门费用还应包括资料费、名片费、领用办公用品费(不含库房礼品、硒鼓等耗材)。部门费用不得超出季度总额使用及预支，但可以累计使用。年度未使用完的部门费用，可累计到下年度使用。项目费用常见财务事项办理流程报销手续：严格执行财务报销制度，款项支出时填写支出凭单并将发票（所有票据须开明细发票，经手人须在票据背面签字）交给财务。需要由客户或分公司报销的要向财务注明并留复印件，原件给客户。计划内报销必须提供的原始凭证：版面费、印刷费（出片费）、发行(邮寄)费、手机费、广告代理费、办公用品、低值易耗品（机房用耗材）、资料费、差旅费、部门费用、项目费用超

7、计划报销手续必须据前述审批程序报销借款报销的管理为加强财务管理，督促各部门借款及时报销，所有人在借款时须注明报销预计时间（北京当地：除差旅费外，五个工作日内报销；外地：不超过四个星期）。逾期不报者，财务部直接通知人事部核扣经手人或责任人奖金/工资。常见财务事项办理流程二、出差相关办理——岗位负责人：方雪郎出差及费用报销操作规范：内部网出差人员出差需持有经部门经理、总经理签字的《出差申请表》，申请表中需注明部门名称、出差人姓名、出差时间、地点、出差事由、出差来回乘坐交通工具、预计差旅费金额等——凭申请单办理借款手续后将申请单分别