《行政助理培训》PPT课件

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1、行政助理培训郭小东2011年12月8日课程简介行政助理岗位工作主要做的是什么？做好行政助理岗位工作需要具备什么特质？如何面试行政助理岗位工作？行政助理日常工作请说出最主要的三点工作内容？选择答案：1.办公室管理：照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密2.日程安排与管理：公司事务的联络、转达、交涉、调整；计划的外出管理：车务、旅票、住宿、出入境3.文书工作：通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档4.会务安排：通知的制作寄发，会场的选定、预约

2、、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后的工作行政助理日常工作选择答案：1、协助部门领导做好公司的后勤管理，建立和完善适合公司的各项行政规章制度，准确传递总公司下达的重要事务的办理情况并追踪、检查和督办；2、公司办公环境的打造和管理，对商务中心工作人员职责履行的稽核、监督；3、组织人员对公司的规章制度进行督导和检查，并出具相关结果；4、负责商务中心的物资采购报表按月出具。行政助理需要具备的特质个性要求：守时、谨慎、热情、合群、服从、自信机智、勤快、整洁、自制、兴趣品格要求：忠诚、负责、正派、廉洁、诚实、谦逊能力要

3、求：办事能力、沟通能力办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力办事能力测试序号专业技能名称具体解释1秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。2用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。3是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。5按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。办事能力测试序号专业技能名称具体解释

4、6运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。7处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。8主要指使用电话、电传和传真设备。9使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。行政助理需要具备的特质1.能准确理解上司的意图。知道何时征求上司的意见和给上司建议。2.与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。2.能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。3.及时将企业内外部信息传递给经理。4.良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）5.经理外出时能主动主持办公室工作。6.随机应变能力强，沉着处理紧

5、急事件。7.能代替上司处理日常事务，独立工作能力强。8.良好的职业道德和强烈的进取心，求知欲强。9.知错能及时纠正，有组织观念和团队精神。10.良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。11.有一定数学头脑，懂办公室内财务管理。12.掌握先进计算机软件应用，能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）13.严守秘密谨慎处理保密文件。如何编写制度？1、让当事人参与。2、注意员工的工作习惯。3、简明扼要。4、易操作。5、力求完善公正。6、对改变习惯采取措施。工作中应避免哪些不良表现？1、不注意与直接上司的关系。2、忽略企业文化。3、

6、对他人责全求备。4、出尔反尔。5、行动迟缓。6、一味取悦于人。7、传播谣言。如何帮助新员工了解公司？1、了解公司的历史。2、了解公司的组织结构。3、各部门的职责和权限。4、对待顾客和员工的管理理念。5、公司产品与技术。6、对新员工的期望。7、公司的人力资源政策等。如何防止员工跳槽？1、把好招聘关。2、规范管理制度。3、提高薪金待遇。4、加强平等沟通。5、制定奖励计划员工抱怨有哪些特点？1、抱怨是一种发泄。2、抱怨具有传染性。3、抱怨与员工性格有关。如何处理员工的抱怨？1、乐于接受抱怨。2、尽量了解起因。3、平等沟通。4、处理果断。如何

7、面试行政助理岗位工作？首先，要做好面试前是形象准备。做到八个字—顺其自然，不卑不亢。要做到面带微笑，平视考官，避免情绪波动。第二，面试者要注意自己在面试中的礼仪问题，要做到仪表大方，举止得体。尽量不要出现晃腿、玩笔、摸头、伸舌头等小动作，容易给招聘人员一种不成熟、不庄重的感觉。第三，文职岗位需要很强的语言表达能力，所以在面试时要注意特别说话内容，说话语气以及所表达出的诚意。要辩证地分析问题，理由充分地说理论证，而不要简单地下结论，有时还要从多个角度思考，具体情况具体分析。一般来说，当招聘人员提出问题以后，考生应稍作思考，不必急于回答。

8、经过思考，理清思路后抓住要点、层次分明地答题，效果要好一些。面试常见问题1.自我介绍，兴趣爱好，性格的优缺点2.会让你谈谈自己的优势,或者你为什么要选择干行政助理,怎么才能干好行政助理工作？3.对于你应聘公司是否有了解,