档案管理办法.

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1、@精友时代信息技术发展有限公司档案管理办法1目的1.1为加强公司档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化，更好地服务于公司各项工作，根据《屮华人民共和国档案法》和《文件控制管理办法》的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。2使用范围2.1本办法适用于公司各部门及各区域的档案管理。3职责3.1企管部是档案管理的归口管理部门，负责公司档案保管、借阅、档案受控编号的管理，并对公司各部门、各区域档案使用和保管情况进行监督、检查。3.2公司各部门、各区威指定专人负责本部门档案的收集、整理、统计、临时保管、

2、提交公司档案室等工作。3.3工作中冇多个部门参与办理的，形成的档案曲主办部门收集、整理、提交。4档案的编制原则和编制方法4.1术语4.1.1档号：档案室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具冇统计监督作用。4.2档号编制原则4.2.1唯一性原则4.2.1.1档案室档号代码具冇唯一性，一个代码只表示一个档号对彖。4.2.2合理性原则4.2.2.1档号结构必须与档案的整体分类体系相适应。4.2.3稳定性原则4.2.3.1档号一经确定，一般不随意改变。4.2.4扩

3、充性原则4.2.4.1档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。4.2.5简单性原则4.2.5.1档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。4.3档号的结构非项目：一级目录公司代码——二级目录部门——年度——流水号。项口：一级口录公司代码——二级口录■客户名称项目分类■部门——年度流水号-子目录流水号。例一：XXXX—XX-xxxx・XX—XX—XXXX—(xx>f子目录流水号4流水号＞年度＞主责部门代码＞项目分类＞行业或客户名称＞二级目录＞公司代码＞一级目录例二G

4、LSD—WX-bgrj-SC—12—0007-BX管理类■精友时代一外部项目•保险公司•软件•主责部门一年度一流水号■标书4.4档案的总目录分类(一级目录)4.4.1管理类文件(GL)4.4.2技术类文件(JS)4.4.3外来类文件(WL)(非本公司范围内产生的文件)。4.5档案的分目录分类(二级冃录)4.5.1管理类文件包括：体系文件(TX)、人力文件(RL)、财务(CU)(会计凭证、会计帐薄、财务报告)对内项目(NX)、对外项目(WX)等文件。4.5.2技术类文件包括:数据(SJ)、手册(SC)、

5、课件(KJ)、版权(BQ)、标书(BS)、其它(QT)等。4.5.3外來文件包括：图册(TC)、图表(TB)、法律法规(FL)等。4.6公司代码包括:精友时代(SD)、精友世纪(SJ)、中保研(ZB)、领君国际(LJ)、中咨公估(ZZ)4.7行业包括：保险公司(BG)、汽车主机厂(ZJ)、保险行协(BH)4.7客户名称：人保(RB)等4.8项冃分类包括：软件(RJ)、数据(SJ)、咨询(ZX)、培训(PX)4.9子目录流水号：标书(BS)、合同(HT)……5归档范围5.1是指本公司及各区域从事经营、管

6、理及其他各项活动直接形成的对本公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。5.2本公司档案为全部受控文件。5.3提交档案包括但不限于下列内容：5.3.1凡是反映公司活动、具有查考利用价值的文件资料(公文、传真、图表、报刊、录音、录像、盘片等)均属于归档范围。5.3.2公司颁发的各种正式文件的签发稿、重要文件的修订稿。5.3.3公司召开各种会议的材料,包括会议通知、报告、决议、总结、发言、记录、纪要等。5.3.4公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。5.3.5公司及各部门、各区域的工作计

7、划、总结、报告、请示、批复、会议记录、纪要、统计报表及简报。5.3.6公司及各部门、各区域制定的规章制度。5.3.7公司及各部门、各区域干部任免、调配、培训、职工的录用、转正、定级、调资、奖惩等档案。5.3.8公司固定资产、财产等移交凭证。5.3.9项目立项中请书、项目论证材料、计划任务书、合同或协议书、设计书、设计审批意见书、成果评审及鉴定意见书、科技成果登记、获奖材料、必要的工作细则、指南及其附件等文件；阶段性工作报告、总结、最终工作报告及其全部附图、附件、附表；报告的底稿、底图、原始记录本、照片

8、及底片、各种影像数据、软件、数据库、多媒体等。5.3.10所有形成的电子档案（包括成果、原始等）均要提交电子文件及清单。5.3.11中途因故停止的项目，除提交上述资料外，还应有项目终止的相关文件及冇关项目说明、终止原因和现阶段成果的使用价值等文字材料及其电子版。6档案的收集6.1档案收集的时间6.1.1公司各部门及各区域每月提交一次，每月10日前将上月需要归档的档案按要求整理完毕后交公司档案室，不得无故延期或不交档案。6.2档案捉交的质量应符合下列要求：