文件编写规范

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1、编号:义件编写规范版本：A/0文件编写规范1目的为便于质量管理体系的管理，规范学校质量管理体系文件。2范围本规定适用于学校与质量管理体系有关的文件。3职责3.1办公室负责对质量管理体系文件的编号、格式进行统一规定，并负责文件的控制，同时担任其监督和管理的职责。3.2文件的归口部门负责按规定对文件实施编号。4工作内容4.1学校代码4.2部门代码办公室BG(BanGongShi)总务科ZW(ZongWuKe)基建科JJ(JiJianKe)学生科XS(XueShengKe)教务科JW(JiaoWuKe)招生就业科ZJ(ZhaoJiuKe)培训科PX(PeiXunKe)督导室DD(DuDao

2、Shi)公共课系GG(GongGongKeXi)经管系JG(JingGuanXi)商务系SW(ShangWuXi)4.3体系文件代码第一阶层手册文件代码：QM(QualityManual)第4页共4页编号:义件编写规范版本：A/0第二阶层程序文件代码：QP(QualityProcedure)第三阶层管理规范文件代码：MP（ManagementPractice）第四阶层质量记录代码：QR（QualityRecord）4.1编号规定4.1.1第二阶文件编号ZHGJ/QP□□/□□I।——►文件序号（从01开始）部门代码।^第二阶层文件代码（程序文件）►学校代码4.1.2第三阶文件的编号Z

3、HGJ/MP。口/口口口I」文件序号（从001开始）部门代码I►第三阶层文件代码（规范、指南等）1k学校代码例：“ZHGJ/MP/JW/003表示我校教务科第三阶层的第3份体系文件。4.1.3第四阶文件编号ZHGJ/QR。口/口口口I」表格序号（从001开始）►部门代码I►第四阶层文件代码（质量记录/表格）学校文件代码4.2版本、修订状态版本：从A开始的英文字母修订状态：从0开始第4页共4页编号:义件编写规范版本：A/0本规则适用于所有体系文件（包括质量记录）。第4页共4页编号:义件编写规范版本：A/04.1文字规定页眉标题栏：楷体五号正文标题：宋体小二加粗居中正文一级标题：仿宋-G

4、B2312四号加粗正文及分标题：仿宋-GB2312四号4.2页面设置规定4.2.1文件的文字间行距设置为固定值26磅。4.2.2正文页面设置为：上下为2.3厘米，左右为3厘米。4.2.3正文每段首行皆自左内缩2个中文字符。其余行靠左开始。所有正文皆左右切齐。段与段之间勿加入空白行。4.8标题层级规定4.8.1一级标题用1、2、3…依次排序，靠左顶格。4.8.2二级标题用1.1、1.2、1.3…依次排序，靠左顶格。4.8.3三级标题用4.8.4四级标题用1.1.1、1.1.2、1.1.3…依次排序，靠左顶格。1.1.1.1、1.1.1.2、1.1.1.3…依次排序，靠左顶格。4.8.5

5、五级标题用1.1.1.1.1、1.1.1.1.2、1.1.1.1.3…依次排序,第4页共4页编号:义件编写规范版本：A/0第4页共4页编号:义件编写规范版本：A/0靠左顶格。4.8.6六级标题用（1）、（2）、（3）…依次排序，自左内缩2个中文字符。4.8.7七级标题用a）、b）、c）…依次排序，自左内缩2个中文字符。4.9公文处理5相关文件第4页共4页编号:义件编写规范版本：A/0第4页共4页编号:义件编写规范版本：A/0《文件控制程序》(ZHGF/QP/BG/01第4页共4页编号:版本：A/0义件编写规范6相关质量记录无第5页共4页