会议组织流程及注意事项

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1、会议组织注意事项会议组织流程图相关负责人综合部参会人员确定参会人选安排议事日程确定会议主题审批形成决议主持会议安排会议场所信息存档下发会议纪要整理会议记录发布会议信息执行准备参会材料确定参加一、会议筹备（一）、会议资料准备1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色分别准备。2、会议资料较多时，需要按照会议议程将会议资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，方便参会人员阅读。3、当参会各人员因角色不同需要不同的资料时，应当按照人员

2、或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位，方便参会人员领取。4、若需要给参会人员发放纪念品或礼品等，应当与会议资料一同准备好，置于资料文件袋中一并发放给参会人员。（二）、会议通知会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知需注意以下几点：1、电话通知：做好电话接电话的时间、对方姓氏记录，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。2、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。3、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮

3、箱、网站公布等，如有必要可另行电话通知参会人员。（三）、会议议程安排1、正式会议开始时一般需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。（四）、会场布置1、应考虑会议的性质及与会人

4、数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。2、正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的

5、铭牌，在会议开始前排好坐席及铭牌。3、对于安排好坐席的会场，应将会议资料袋在会议前摆放在坐席上。4、需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。5、注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。6、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。7、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。8、会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）。9、横幅（会议的题目、大小、大约提前3-5天

6、制作）。10、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出服务细节的水平。（五）、现场安排（人员入场时）1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到；在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。3、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）4、会议日程安排表5、铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）6、空调的温度问题，如

7、果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效，这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！7、出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责！二、会议中（一）会议记录1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会议），记录内容会后留底。2、安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。（二）会议服务1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。3、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定

8、要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响；动作要轻、慢、柔、避免快、重！4、主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。（三）倒茶1、外面的领导来你们单位，那外面的领导就是客人，倒茶的时候要先给客人倒茶，然后在给自己单位的领导倒茶；给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），