人事档案管理规定

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1、人事档案管理规定1.总则公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依据之一。为加强人事档案的有效管理，特制定人事档案管理制度。人事档案具有以下特性：真实性，这是员工个人经历和德才情况的真实记录；保密性，它是的机密；可靠性，它必须具有完备的手续；独立性，它是以个人为立案单位。公司人事档案由行政部归口统一管理。2.人事档案的归档范围类别序号明细档案性质保管期限招聘1求职登记表原件　离职后2年2个人简历原件离职后2年3背景调查材料原件离职后2年4

2、学历、学位证书复印件离职后2年5英语等级证书复印件离职后2年6身份证复印件复印件离职后2年7职业资格证书复印件离职后2年8招聘广告　原件离职后2年9岗位说明书　原件离职后2年入职10入职登记表　原件离职后2年11入职审批表　原件离职后2年12自愿放弃社会保险申请及协议　原件离职后2年13入职声明书　原件离职后2年14原单位离职证明　原件离职后2年15录用条件确认函　原件离职后2年16职业危害告知书　原件离职后2年17保密协议　原件离职后2年18竞业限制协议　原件离职后2年19安全责任书　原件离职后2年20体检报

3、告　原件离职后2年21社保转移单　原件离职后2年22公积金账户　原件离职后2年23工资卡复印件复印件离职后2年24劳动合同签订通知书　原件离职后2年25劳动合同　原件离职后2年试用期26员工工作表现评估表　原件离职后2年27转正面谈评估表　原件离职后2年28转正审批表　原件离职后2年在职29员工手册签收页　原件离职后2年30人事异动审批表　原件离职后2年31培训记录表复印件离职后2年32取证类文书表格　原件离职后2年33通知、送达、领取类文书　原件离职后2年离职34员工辞职信　原件离职后2年35辞职申请表　原件

4、离职后2年36解除/终止劳动合同通知书　原件离职后2年37解除（终止）劳动合同证明书　原件离职后2年38解除劳动合同协议书　原件离职后2年39劳动合同终止或续签通知书　原件离职后2年40离职交接单　原件离职后2年41离职声明　原件离职后2年42离职面谈记录表　原件离职后2年43离职审批表　原件离职后2年其它　　　　　　　　　　　　3人事档案归档要求人事档案归档材料的载体是A4纸(210×297) 厘米的办公用纸。归档材料的左边应留出2—厘米的空白装订边。表格文字的印刷须是铅印、胶印、油印。文字应使用黑色、蓝黑墨

5、水或墨汁笔书写，禁止使用黑色、蓝色圆珠笔、纯蓝墨水、红色及铅笔和复写纸书写。禁止使用修正液、修正带涂改字迹，对涂改过的归档材料不予归档。对破损材料不得使用透明或双面胶带粘贴。不得用复印件、传真件代替原件归档。各类归档材料及表格书写应完整齐全，表格内如无内容填写时要写“无”，不得用斜线（/）代替。书写字迹应工整不潦草（尤其是姓名），材料手续要完备，有签名、日期、公章等。3.6填写各类表格时应将人员的基本情况书写全面，如姓名、性别、出生年月、籍贯、单位、学历、职务、岗位等，要求贴照片的应贴上照片。对于电脑打印的材料

6、，如遇有打不出的字应手写补上（特别是姓名）。人员任免、定级等材料应写出文件编号。3.7文字要写在表格设计的框线内，如写在框线外会给材料装订带来困难，甚至无法装订；会造成字迹被切掉或打洞时被打掉，使材料不完整。3.8材料形成后必须盖有承办单位公章或签名。同本人见面的材料应有本人签名(如审查结论、复查结论、处分决定、组织鉴定、年度考核等)，如本人不能签字或有特殊情况的，由公司注明。3.9归档材料应有形成日期，日期书写应完整，写出年、月、日。年份应写够四位数。3.10材料加盖公章时字迹应清晰，盖出的字体不得倒转。盖公

7、章应避开材料右上角。3.11归档材料如有单位或部门审批意见,单位或部门应写明结果并表明意见，如“同意辞职”、“同意退休”、“同意定级”、“同意报考”、“同意录取”、“同意本科毕业”等等。不得只写“同意”二字。3.12各单位或部门应将形成后的材料在一个月内送交人事档案室，形成归档制度，规范操作，及时归档。3.13分公司及部门在设计和制作人事归档材料或表格时，一定要考虑材料尺寸大小要求或交由人事档案室审核。3.14每月10日，人事专员必须统一归档上月的人事变动资料。3.15按“档案分类”规定，必须做到认真鉴别，分类

8、准确编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案、卡片、人员、名册四统一。4.人事档案的保管档案排架。可视不同情况分别采取分类排架和流水排架，或分类、流水综合排架。分类排架即按照档案形成的不同时期、档案的不同类型和立档单位的不同组织系统等，将馆藏档案划分为若干类别进行排架；流水排架即按照档案全宗最初进馆的时间顺序排架；分类、流水综合排架即先将馆藏档案分为若干类别，在每一类别内再按全宗进馆时间