预立卷及预立卷制度推行的历史概述

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1、预立卷及预立卷制度推行的历史概述[摘要]预立卷制度是上世纪50年代，为加强国家档案工作，由国务院予以明确，并要求全面推行的、由文书处理部门率先进行立卷的一种部门归档制度。本文主要从预立卷工作的主要步骤方法及预立卷工作的推进历程入手，以职业院校预立卷工作为落脚点，以期为兼职档案员了解熟悉预立卷工作，为职业院校推进档案工作再上新台阶提供帮助。[关键词]预立卷；预立卷制度；历史概述预立卷制度是上世纪50年代，为加强国家档案工作，由国务院予以明确、并要求全面推行的、由文书处理部门率先进行立卷的一种部门归档制度。作为普

2、通高校的档案管理人员，尤其是兼职档案工作人员，只有认真学习、深刻领会预立卷制度的核心内容、主要方法，简要了解该制度的推进历程，才能在档案立卷、归档、移交过程中做到业务熟练，工作规范，成效显著。一、明确概念及方法推行预立卷制度，首先要在思想上明确几个关于预立卷的概念及方法。（一）预立卷工作预立卷是相对于正式立卷而言的，是部门立卷制度的一个重要环节，是归档部门在文件材料正式归档之前将其按规定类目预先分类、整理、存放的一个重要程序。预立卷的对象就是本部门已经办理完毕且具有保存、利用价值的所有文件材料。预立卷的主要目

3、的在于提高档案资料归档的齐全率、合格率和完整率；在于为归档部门查找利用提供方便；在于实现职业院校档案超前控制，使之管理科学化和规范化。（二）预立卷工作定位文件材料是档案的前身、基础与素材，档案是文件材料的归宿、精华与组合。足见，文件材料形成和处理完毕且有保存价值的经过立卷归档才能转化为档案。因此，文件材料的预立卷工作，连接着形成、使用文件材料的业务部门和管理档案的档案管理部门，是归档部门和档案管理部门工作的交集，成为全面提升档案工作水平的重要环节。（三）预立卷工作步骤要做好预立卷工作，部门兼职档案员应掌握五步

4、工序与方法：一是编制预立卷类目。根据部门业务实际与《学院档案归档范围与保管期限》等指导性文件，编好类目。预立卷类目是指导整理立卷工作的工具，也是做好预立卷工作的重要依据，其编写原则是既要反映部门基本与常规工作，又要突出部门年度重点工作。它由类别与条款两部分组成，类别就是文件材料的类属，基本上按照学院组织结构命名。类目要求简明概括地反映文件的作者、内容与文种。预立卷类目要依次设置条款编号。如：咸阳职业技术学院‖2012年实训基地建设的‖计划、批复、报告作者内容文种二是设置好卷夹（袋）。设置好预立卷卷夹（袋），为

5、文件材料立卷备好装具。卷夹封面与卷脊上抄写条款号与条