怎样做好行政助理

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1、行政助理吳振源-風城張家怡-風城蘇綺芬-風城黃智偉-香山蔡建亨-青草湖黃立宏-青草湖1行政助理的定義協助各個階層主管，分擔工作所承載之壓力主任副主任主秘正兼職人員2行政助理功能櫃台服務開關教室美工繪圖會計出納課程活動電腦資料處理網頁管理場地設備攝影文字記錄3櫃台服務電話聯絡：要有標準文件，格式一樣，讓人清楚瞭解。聯絡名單常重複，顯示名單有誤，請否請下次key的人多校對。聯絡學員參加活動，可否在十點就停止聯絡。開學期間重複聯絡課程、活動通知。例如：甲上了兩個課程，在同一時間確有兩位工作人員打電話聯絡他

2、。建議：開學聯絡名單，可以一次完成，他兩次上課的時間。櫃臺服務：櫃檯的工作人員常更換，造成學員報名註冊無固定工作人員可詢問。課程報名人數變動甚快，常有多收學員數等情形發生。4開關教室已有標準的開關教室流程與文件，請助理要切確的填寫。冷氣、電腦設備務必確實巡視關閉。5美工繪圖常有繪製活動海報的機會，但在傳統海報上常有麥克筆沒水、沒紙的情況。電腦繪圖方面未有學習的機會。建議：希望提供行政助理學習美工及繪圖軟體使用的機會6會計出納每次退費時需先向主管請錢，主管未到則無法退錢。因為之前帳務關係未處理完善，以致目前極力在修補

3、這一塊，雖已逐步製訂制度，但仍不完全。7課程活動臨時通知工作事項建議：應及早開工作會議，防止前一天趕工。8電腦資料處理在登錄學生資料時，三校學生參雜其中。或是學員資料不完全網頁編輯助理、電子報發行助理：網頁太簡略，無法吸引民眾透過網頁了解社大課程講義準備匆促。資料整理與建檔功能社大未落實完全建議：事先準備課程講義。每一活動結束後就應建檔一次，或有一空間可以分門別類擺設，防止直接堆在一起影響核銷流程。9網頁管理電腦不常關機或是軟硬體不常清理，造成電腦執行動作遲緩。wiki、qcu-114等系統常斷線。建議：懂電腦的可以教導電

4、腦的根本維護，或落實教導FrontPage、Access等軟體使用。對網頁可多做一些修飾，趨向精緻。10場地設備器材並無詳細的規劃擺放位置，例：劇場組的道具未有專屬空間，表演結束也道具四散在辦公室。建議：除了規劃器材的正確擺設位置外，應設計標準的借入清單，確認何時、何人、何地使用。11攝影文字記錄多撥一點時間來培訓拍攝人才。購買腳架提供拍攝人員使用。開會文字記錄，需要有一個格式。錄音筆12行政助理作業流程助理報到→青風香社區大學→副主任、主秘→各部門→標準文件→執行方法→助理執行→〔結束〕段落報告。建議：希望主管能針對

5、標準文件、執行方法詳加解說，籠統帶過容易造成彼此結果上認知的差異。有些事情可以充分授權，防止過多回報，影響效率13助理請求與福利希望各部門交辦事情時態度和蔼，防止影響整體工作士氣。希望能有行政助理工作的位置及電腦，雖然不一定會常在位置上，但在處理資料時，可防止需使用電腦。或製作資料時需等待其他工作人員使用補貼車油費。工讀生是否也有績效考核？14報告結束感謝各位的聆聽15