采购组织及采购人员管理

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1、采购组织及采购人员本章学习目标掌握采购部门在组织中的地位的决定因素；熟悉采购部门的职责；了解采购组织的设计原那么；掌握采购组织的根本类型；了解采购经理的职责；掌握供给链背景下对于采购人员提出的新要求；了解采购部门与企业中其他部门之间的配合关系。第一节采购组织概述采购部门组织的设立，其主要的问题是如何去配合企业的生产经营目标以及与其他部门间的协调配合。采购作业不单要了解本身业务的特质，还需随时注意各部门间的协调配合，以便能及时获得经济有效的供给，因此一般在设计采购组织时，应特别注意协调不同业务部门共同完成，要依据相同标准，参照实际需要，建立整体关系，并

2、作适当的管理，以期能发挥整体的作用。一、采购部门在组织中地位影响采购在组织中最终地位的因素按重要程度来看有以下几类：在最终产品的本钱中，采购原料所占的份额。采购原料所占的份额越高，采购在企业中的地位也越高。公司采购的原料，当下市场供给情况。如果公司所采购的原料，目前供给市场处于垄断、或者是挂断垄断，管理层对于采购的直接关注会比较多。公司的财务状况。在公司财务状况良好的情况下，管理层对于采购或者物流部门都会比较宽松。相反，当公司的财务发生严重问题时，管理层会对采购业务和与采购相关的本钱提出比较高的要求。毕竟从管理层的角度来看，采购部门是个直接花钱的部门

3、。管理层自身的知识和认识水平。如果管理层自身的知识和认识水平比较高，把采购职能提升到战略的高度，那么采购部门也会得到比较多的关注。二、采购部门的职责1、依据公司经营生产需要，编制物资的年度采购方案与资金方案并负责实施，保证生产经营所需材料供给；2、负责各部门月度材料需求方案的审核、汇总与报批；3、根据各部门月度物料需求方案，汇总编制采购资金方案以及报批；4、负责供给商开发，积极开展供给市场调研与信息收集，掌握广泛的供给信息与渠道资源；5、根据采购物料的品种、金额、技术特性以及供给资源状况确定采购方案与采购方式；6、按照最优性价比原那么，综合评价备选供

4、给商的质量、价格、效劳等以确定供给商；7、负责招标采购的组织管理工作；8、负责与供给商谈判，拟制采购合同，办理报批手续；9、负责采购物资的交期管理，根据实际情况，组织相关物资需求部门进行验收入库；10、根据合同办理付款手续；11、负责供给商关系的协调处理，处理供货质量问题，落实供给商提供的售后效劳；12、负责建立完整标准的供给商信息档案，并对物资设备使用情况进行跟踪调查；13、负责建立供给商考核与评价体系，定期对重点供给商进行综合评价，不断优化供给商资源，提高采购质量，降低采购本钱；14、与重点供给商建立战略合作伙伴关系，培育重点供给商；15、负责物

5、资的仓储管理工作，对物料进行分类存放管理；16、参与残次品以及积压物资的处理；17、定期对仓库物料盘点清仓，做到账、物、卡三者相符；18、负责仓库管理中的出入库单、验收单等单证管理工作，定期编制库存信息统计报表；其他事项；19、负责本部门所承担的各项工作的改进完善和创新；20、对公司各项管理工作的改进提出合理化建议；21、协助配合其他部门的相关工作；22、负责公司采购管理制度以及本部门规章制度的优化改进；23、承办公司领导交办的其他工作。三、采购部门的组织架构〔一〕采购部门的根本职能采购部门的组织架构，随企业的经济类型、经营规模的不同而有所区别。但不

6、管采购部门规模的大小，其职能上的分类如下：采购业务管理专门经办采购业务。在大企业中这项职能可依采购的物品类别或采购地区加以细分。可以根据采购物料设置，不同的采购物料配备不同的采购人员；也可以根据采购流程设置，采购的不同环节设置不同的采购人员；也有的企业综合采购物料和采购流程设置采购人员。三种设置方法各个特点，适用的场合也不同。跟单管理此项职能是为防止事务多而使采购业务做得有头无尾，通常单独设立，跟踪订单的执行情况，以便催促各项工作的如此完成。在一些小公司是由采购员自己负责。票据处理在采购过程中，采购部门和企业内部的多个部门之间以及和供给商之间，都会有

7、很多票据发生，这些票据的审核是一件非常重要的事情。在大公司票据由专人审核，在小公司中那么由采购员审核。但一般情况都是由会计部门负责。档案管理在整个采购业务过程中，采购原料信息、供给市场信息、供给商信息，以及在询价或者谈判的过程中的各种记录，包括最终采购合同的签订，这些档案资料都必须认真保管，一方面保证下一次采购的时候使用方便，另一方面保证采购完成后各项售后效劳的正常进行，同时万一与供给商发生纠纷，这些档案资料都可作为法律证据使用。在大公司中为提高工作效率而单独设立，但一般采购员的档案由自己管理，采购完毕后归档。废料处理采购业务中，会由于多种原因产生废

8、料，比方说供给商的产品质量不合格，也可能供给商发错了货，当然也可能是企业改变产品线，导致采购的原料不能使用，