新时期人事档案管理信息化建设研究

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1、新时期人事档案管理信息化建设研究河北经济管理学校河北石家庄050071摘要：信息化时代的来临，使我们各个行业都迈进了数字化管理的大门，加强新时期人事档案管理信息化建设是现代化管理的客观需要，也是人事档案工作发展的大势所趋，木文论述了人事档案管理信息化建设的重要性，以及针对人事档案信息化建设中，对出现的问题进行具体分析，并提出对策。关键词：新时期；人事档案管理；信息化建设当前，我们已经进入知识经济和信息时代，在政沿、经济、文化等各个方面迎来了新的发展机遇和契机，社会主义现代化建设的步伐不断加快，社会面貌发生了翻天覆地的变化。在新的时代和社会背景下，人事

2、档案管理也逐渐由传统的人工管理朝着信息化管理的方向发展，为人事档案管理工作带来了良好的发展契机。但是由于人事档案管理的信息化建设时间较短，经验还比较缺乏，不可避免地会存在一些问题和缺陷，在一定程度上影响档案管理工作的顺利展幵。因此，必须要加强认识，勇于探索、不断创新，促进人事档案管理工作的健康穏定发展。一、人事档案管理信息化建设的意义（一）有利于实现人事档案现代化管理当前我们正处在信息时代，信息资源的急剧增加和信息资源价值的曰益显现，迫切要求加快人事档案管理的信息化建设，实现人事档案的现代化管理。为此，必须要顺应时代潮流，实现人事档案管理由实体化管理

3、向信息化管理的转变，从而提高人事档案管理工作的效率。（二）有利于实现人事档案信息资源共享在信息化时代，信息资源作为一种重要的战略资源，已经成为经济和社会发展过程中不可缺少的一部分，因而加强对人事档案管理的信息化建设工作,有利于实现人事档案信息资源的共享，为现代化建设工作服务，从而直接或间接地促进我国经济的发展和社会的进步，加快实现中华民族伟大复兴的进程。（三）有利于方便对人事档案信息查阅人事档案管理信息化建设的目的，简单来讲就是为了实现人事档案信息资源的数字化和电子化，即利用计算机信息技术将人事资料和纸质档案信息进行收集、整理和加工，最终实现档案信息

4、的数字化存储，从而方便人们对人事档案信息的査阅，更好地发挥其使用价值。二、人事档案管理信息化建设中存在的问题（一）管理观念滞后，权责不明目前人事档案的管理模式还主要是传统的内向、封闭式管理，即人事档案主要由人员所在单位内部的组织、人事部门进行封闭式管理，个人对自身的档案并无知情权，这就给人事档案蒙上了一层神秘的面纱，使得人事档案变得神圣化、权威化。在现代化的今天，随着人员流通变动频繁，人员的职称、考核及学历等材料的吋时变化，使得人事档案的动态性增强，要对人事档案吋吋更新形成，在人事档案的形成过程中，由于权责不明晰往往会出现相互推诿、扯皮，对人事档案材

5、料的收集不够重视，使得档案材料的来源受制，人事档案管理工作处于被动，不能更全面的为社会服务。（二）信息化标准规范不统一标准规范化是人事档案管理的信息化建设的基础，要实现档案的信息化建设就必须建立规范机制。在现冇的人事档案管理工作中，很多单位都从自身利益出发，分别采用不冋的管理模式，没有统一的标准去遵循，各搞一套，自称体系，造成档案信息化的网络无法畅通，信息化资源共享也不可能实现。还奋很多单位采用不同的人事档案信息化管理系统，这些系统往往只能符合它们本单位的需求，在人才流通迅速的今天，无法满足档案信息的社会化的需求。（三）档案管理信息化人才队伍水平整体

6、不高人事档案的信总化建设要求管理人员在精通传统档案管理经验的基础上，还必须掌握计算机、网络等现代管理技术。0前很多人事档案管理人员的管理工作还仅仅局限于纸质档案的建立和保管层面上，虽然单位都给管理人员配备了计算机，但是也仅局限于人事档案的基本信息的录入、打印档案目录等，无法进行人事档案信息的查询和检索，人事档案的数字化基本没奋实现。档案管理信息化人才队伍的现代管理水平不高，也是阻碍档案管理信息化建设实现的一大障碍。三、人事档案管理信息化建设的新思路与对策（一）建设现代化的基础设施，完善人事档案信息数据库在人事档案管理的信息化建设进程中，要不断建设现代

7、化的基础设施,提高各级各类档案部门、档案室的计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。建设过程中充分运用计算机技术、网络技术等，加快档案0录数据库的建设，积极推挤档案全文数据库和多媒体数据库建设，完善档案信息资源建设和数字化进程。同时建设现代化的档案管理应用系统，尽快在全国推广应用相对统一、符合规范的档案管理软件，为档案信息交换以及档案信息资源共享创造条件。（二）健全规章制度，加大安全保密力度在信息化建设进程中，还要注重健全各种相应的规章制度，提出比较成熟的行政立法建议，推动相关配套行政规章的制订和完善，形成冇效的档案信息化建设激励约束机制

8、，推进档案信息化法制建设。人事档案管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作，人事档案材料需要专人管理、单独