医学学术会议中茶歇环节的细节管理

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1、医学学术会议中茶歇环节的细节管理王玲余琴（通讯作者）（华中科技大学同济医学院附属同济医院消化内科430030）【摘要】医学学术会议中组织安排茶歇工作的必要性，已越来越受到参会人员的认可。如何使茶歇工作顺利进行，最大程度地追求细致服务，为每一位参会人员营造一个自由交流，促进沟通的环境，使会议安排环节更加完整，张驰有度,充分发挥茶歇的作用！【关键词】医学学术会议茶歇服务细节管理【中图分类号】R18【文献标识码】A【文章编号】2095-1752（2013）22-0093-02医学学术会议是全国各级医疗机构为临床医师提

2、供的一个探讨木学科发展方向、了解木学科新进展的综合性学术平台。在会议期间安排10-15分钟的“荼歇”短休，一方面可缓解参会人员体力上的疲劳，另一方面消除参会人员的精神疲劳，并为参会人员提供轻松地交流思想、传递信息［1］的平台。实践证明通过利用好茶歇时间段，使之充分发挥作用，在保障学术会议顺利召开的同时,可促进学术交流、加强沟通效果。由此可见，如何利用好荼歇时间段在学术会议中的作用是必要的。在组织安排茶歇过程中细节性的管理值得一提，并应引起重视。细节管理使工作变得更具操作性，细节还使工作的落实性和完美性更得以有效

3、的把握。在茶歇策划、实施过程中，笔者有如下几点体会，提出来与广大读者井同思考及探讨。1、茶歇时段的合理安排“茶歇”的选择其实对于整个会议来说，是个不容忽视的细节。这一时间段虽占用会议整体时间比例不大，但是必要的。在会议进行中，没有更多时间与空间让参会人员互动，恰好茶歇时间段满足了参会人员的交流、放松、互动的需要。上午茶歇吋间段的安排我们是这样考虑的。据相关数据统计，每隔90分钟，应适当放松，减轻参会者疲劳感，喝杯咖啡［2】,饮品，转移注意力。因此我们一般情况下会先安排2-3个学术讲座，每个学术讲座30分钟［1】

4、，然后开始茶歇，吋间为10-15分钟。上午的后半场会安排讲座或操作演示。下午的茶歇吋间段安排也遵照以上方式，安排病例讨论与操作演示交替，中间设置茶歇吋间，放松之后投入其中，学习的效率会更好！2、建立紧密团队协作细节性管理，并不是筹划者一个人事必躬亲，细节管理强调的是一个系统，每个岗位的人员都需调动积极性，保证质量，提高效率，愉快合作。每年的学术研讨会的茶歇工作在筹备过程中，筹备组的工作人员需对物资的购买情况详细沟通，相互提醒。比如要购买的物品种类、数量，大家共同商量，根据会议规模、参会人数、季节来购买物资。会议

5、期间食品不足应及时添补，避免浪费！3、保障茶歇质与量在医学学术会议中一般都安排有茶歇这一环节，在会议的休息时间，提供给参会人员茶点、饮品及水果等食品，供参会人员短暂休息所用。3.1食品的选择俗话说把简单的事做好就是不简单，细节来自于用心。参会人员在温馨的环境中享用准备好的食品，舒心畅快交流。准备茶歇食品可分为三部分。第一部份为饮品类的选择。由于参会人员年龄层次比较全面，口味也各不相同，所以饮品的选择要多样性。矿泉水、红茶、绿茶、奶茶、咖啡、果珍饮品这些是必备的。依笔者的经验，红茶与绿茶是一定要准备的，举一例，有

6、一小型的沙龙会，由于只准备了绿茶，因为考虑喝绿茶的人员比例很大，而忽略了红茶的准备，而此时恰巧有人需要饮用红茶，当时的场景是比较尴尬的。所以对饮品的准备不能报侥幸的心理。如果举办的是全国性会议或省内研讨会建议租赁咖啡机。咖啡机的优势在于提供饮品的速度快、品种多，一台咖啡机冇3个出水口，比起使用开水瓶来冲泡，租凭咖啡机更安全、高效。第二部份是点心类的准备。一般情况下，我们会选择沙琪玛、蛋黄派、小面包、饼干等。根据笔者观察，如果会议有两天，第一天的小点心要准备充分，因为第一天开会，参会人员会比较赶早，所以第一天第一

7、场点心类的用量会比较多。第三部份是水果类。准备吋令水果，拼成花式果盘。水果类要根据季节来选择，不能千篇一律，如夏天可以购买西瓜，切片放置于果盘中，用牙签取食。秋天可以购买冰糖桔，易剥且爽U。以上的物品提前一天放置会场指定位置，需要冰箱保存的要放置冰箱存放，充分做好会前食品准备工作。3.2保证食品卫生一切以安全卫生为前提条件，不能抱有侥幸的心理，要严格、认真地按照计划执行，对于食品卫生安全是大家共同关注的，参会的医务人员，尤为注重！如何使物品既丰富，食用更放心？我们是这样安排的。首先在装盛食品的器具上是冇所考虑的

8、。装盛食品特别是水果用一次性纸盘或玻璃盘，选用玻璃盘更加冇档次。如准备的水果中有番茄、冬枣等小粒水果，不太方便用手直接取食，我们可以准备纸杯，事先把清洗好的水果放置其中，茶歇开始后，参会人员直接拿纸杯，用牙签取食，这样既卫生又方便。如果有的水果需要用上水果刀，水果刀用完后切记不能随便放置，建议放置于干净的纸盘内，方便取用及寻找。水果准备不必过于繁杂，3至4种水果即可。4、茶歇处精心设汁