供应商请款管理办法.doc

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1、电器有限公司供应商对账、请款管理办法文件编号HB/FI-043修订状态A0实施日期2009-4-1第4页共4页R1.0目的为了加强公司对供应商的对账工作、请款工作的管理，提高对账的准确性、及时性，保证应付供应商货款在请款时不出现重复请款特制定本规定。2.0具体的方法2.1单价管理2.1.1采购员应当坚持先定价后下单的原则，要确保每一采购订单上的单价准确无误，财务部应付会计应当每月统计采购员下错采购单价的信息交采购部经理、财务部经理及稽核办，由稽核办按错误一次处罚20元进行查处。2.1.2对于单价管理2009年3、4、5三个月为过渡期，在过渡期内财务部应付会计仍然要统计出错

2、次数按制度报相关人员，但对于出错次数下降幅度低于30%的采购员应当追究责任。出错次数下降幅度计算公式为：（当月出错次数汇总－上月出错次数汇总）/上月出错次数汇总。2009年6月开始要求是零错误率。2.1.3财务部应付会计可选用每日、每三天、每周对外购入库单进行对账，三种方法选择好后报财务经理同意。除前述三种方法外不可选用其他对账时间。2.1.4公司原则上不同意采购在下采购订单后调整单价，但基于某种特殊原因而不得不采用这种方法的，应当先由采购人员提出书面申请，经采购部经理、财务部经理批准后方可采用。2.1.5采购部人员对于新增物料的单价及以前定过价后进行单价更改的，应当在定

3、价或更改后8小时内报财务部应付会计备案，对于超过时间的应当按违反公司制度处理。定价或更改单价应当书面备案，并经采购经理或公司授权人员签名确认，书面备案的格式由采购部确定后抄送财务部备案。财务部、采购部都应当建立物料单价档案，并对档案资料进行分类管理，管理方法由两个部门自行制定，但要体现“便于查找，易于自追溯”原则。2.2付款方式管理2.2.1付款方式分为现金支付、月结付款两种方式，每一供应商在一个月内只能采用一种方式进行结算。2.2.2两种付款方式可互转，但互转时应当采用书面通知。月结付款方式转现金付款方式的电器有限公司供应商对账、请款管理办法文件编号HB/FI-043修

4、订状态A0实施日期2009-4-1第4页共4页R供应商名单应当在提出的下个月开始执行新的付款方式。现金付款方式转为月结的经采购部经理同意可在当月进行，但对于发生这种情况的供应商采购员应当在传递给财务部的书面通知上明确一个清晰的分界点，让财务部的应付会计能清晰的知道从何时开始算作月结。采购员应当做好供应商的沟通工作，确保本款要求得以落实。两种付款方式互转时应当有采购部经理批准同意后财务部应付会计方可执行。2.2.3采购部与财务部应付会计在2009年3月31日前将公司目前供应商按本制度分为现金付款与月结付款两类，对于月结供应商名单进行登记备案。2009年4月份开始财务部应付会

5、计应当严格监督采购部两种付款方式的互换工作，对于没有按规定进行的应当提报稽核办查处，财务部应付会计对于此项工作监督不力造成本制度无法得到落实的由稽核查处。2.3对账与请款2.3.1财务部应付会计人员每月对外购物料进行对账时，应当至少向公司提交以下相关报表：当月按不同供应商分类的对账明细表（至少含物料代码、物料名称、物料规格、单位、数量、单价、本币及人民币金额、当月总对账金额）、当年所有供应商每月对账金额及汇总表（要备注出现金付款还是月结付款）、当月月结供应商对账金额表、当年所有月结供应商每月底货款尾数表（应和总账会计应付账款余额相同）。2.3.2应付会计还应当将附有原始凭

6、证的“当月按不同供应商分类的对账明细表”打印一式两份交采购员审核、采购经理、财务经理确认后签名交总账会计入账。总账会计入账时要审核“当月按不同供应商分类的对账明细表”是否经相关人员签名，对于符合要求的只要求将此明细表一份附作原始凭证。应付会计应当将此表一份与相关单据装订归档存查。现金付款方式下的采购在月底时由应付会计在ERP系统中调取收货数据，并把收货数据转发给相关采购员，由采购员按财务部要求制作对账单，该对账单打印一式两份，由应付会计审核，采购经理、财务经理确认后签名交总账会计入账。2.3.3财务部应付会计将当月月结供应商对账金额汇总表一式三份交与相关采购人员、总账会计

7、确认后交采购经理、财务经理签名，经签名后此表将作为请款的唯一依据，三份原件分别保管在应付会计、财务总监、出纳手中。采购人员对应付会计提供的当月月结供应商对账金额汇总表要与“当月按不同供应商分类的对账明细表”电器有限公司供应商对账、请款管理办法文件编号HB/FI-043修订状态A0实施日期2009-4-1第4页共4页R及当月发生现金转月结书面通知进行核对确认应付会计提供的月结金额的准确性；总账会计应当将应付会计提供的“当月月结供应商对账金额汇总表”上各供应商的月结金额与ERP财务系统中该供应商应付账款贷方与借方本月发生差额进行比