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1、國立嘉義大學106年度總務會議紀錄時間：106年12月13日(星期三)下午3時地點：蘭潭校區行政中心4樓第4會議室主持人：陳總務長瑞祥記錄：劉語出席者：陳學務長明聰（請假）、黃院長光亮、章院長定遠、朱院長紀實（廖主任慧芬代理）、黃院長月純、劉院長榮義、李院長鴻文、周院長世認（張耿瑞老師代理）、胡主任文騏、蘇主任耿賦（涂博榮先生代理）列席者：盧簡任秘書青延、吳簡任秘書子雲、張組長育津、李組長宜貞、林組長義森、洪組長泉旭、羅組長允成、謝組長婉雯、顏隊長全震、鍾組員明仁、張景崴代表、張立翔代表（請假）、王羿程代表（請假）、陳思穎代表（請假）、林宗憲代表（請假）、蕭與德代表
2、、張瑀文代表（請假）、黃俊傑同學壹、主席致詞感謝各位主管、同仁及學生代表撥冗參加106年度總務會議。貳、上次會議建議事項暨提案討論決議執行情形案由會議決議執行組隊執行情形1.有關本校大客車出車原則照案通過，並提行政會議報告。事務組1.業經於106年1月10日105學年度第4次行政會議中提出報告。2.目前實施狀況良好，且任務執行順遂；大客車派用地點排除外縣、市及山區等場所，可增加本校師生派用之頻率，不但行車既安全，又可服務更多的師生。2.民雄校區員生消費合作社因營運狀況不佳，該社將評估結束營業或遷移另覓更佳營運場所，提請討論。員生消費合作社若決定遷移，請該社覓得更佳營
3、運場所後，洽資產組辦理後續相關事宜。資產組員生消費社已於106.9.25來函申請續租，民雄校區營業場所未申請變更。3.校園常見損壞之綠能腳踏車，請問是否建立管理機制。請駐警隊駐警隊1.校園綠能代步車於105學年度啟用，提供三個校區共150輛腳踏車，維修費約為75,000元。2.43加強維護管理，並立牌告知損壞之綠能腳踏車放置地點，以便請廠商定時維護保養。另，請學生代表協助宣導，請同學將損壞之綠能腳踏車送到原停放位置，以利廠商定時修繕保養。一年來因未能愛惜使用而損壞閒置者、或甚故意強制破壞車體者、或丟棄於荒野者、或騎出校外散落市區者、或移除標誌、移作他用者…。故於暑假
4、期間全部回收，只剩32輛損壞但尚可維修之腳踏車。3.於106學年度第一學期第1次車輛管理委員會提案通過，將以「國立嘉義大學校園綠能代步車借還方式｣取代。預計第二學期可公告實施綠能腳踏車借還方式，供師生使用。4.為利通報各項修繕，建議修繕通報系統建置於學校首頁。同學反映校區修繕事宜，可就近透過系所或行政單位。另，為利同學能即時通報各項修繕，請營繕組研議其他可行方式。營繕組1.本校蘭潭校區修繕系統須進行填報人身分認證，故置於校務行政系統中，無法置於學校首頁。2.教職員工生如有反應公共區域修繕事宜，可至本校首頁右上角「聯絡我們」進入，在常見問題反映管道連結」下方選擇「總務
5、事項及校區內公共空間、道路及路燈修繕維護問題、場地租用—總務處」即可反映相關事宜。決定：照案通過，有關公共區域修繕通報系統，目前仍先宣導師生利用學校網頁之常見問題反映管道連結(http://www.ncyu.edu.tw/secretary/content.aspx?site_content_sn=47074)，未來請電算中心進一步整合規劃。參、總務處各組隊106年度工作成果報告暨107年度工作計畫（由盧簡秘進行口頭報告）＊文書組文書組106年度工作成果一、本校目前使用「電子公文線上簽核系統」軟體權利係屬帝緯系統整合股份有限公司所有，與該廠商所簽訂合約2年保固期於1
6、06年10月22日到期。因應系統後續維護，考量系統相容性及互通之需求，業簽准依政府採購法第22條第1項規定，向原供應廠商採購，採限制性招標方式辦理，於106年10月6日完成議價及簽約事宜，新維護合約自106年10月23日至107年12月31日止。二、106年1月至11月本校公文線上簽核計有20,268件、紙本簽核計有4,803件，線上簽核比率為80.90%。43月份線上簽核件數紙本簽核件數線上簽核比率%11,55433282.3521,40031381.7332,28558679.5941,84645380.3052,07446681.6561,99050879.6
7、671,51036880.4081,61538880.6392,03745681.71102,00646481.21111,95146980.62小計20,2684,80380.90三、總收文統計表：月份收文件數實際電子收文件數紙本收文件數年度收文累計件數電子收文效益%11,2211,0471741,2218521,1169721442,3378731,8801,6172634,2178641,4611,2442175,6788551,6101,3692417,2888561,5701,3382328,8588571,2081,00820010,0668381,
