【5A版】商务公文写作.ppt

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1、2021/7/111大客户中心工程漆事业部CustomercenterprojectpaintDivision赖建英工程漆事业部招商办2015年9月7日商务文书2021/7/112大客户中心工程漆事业部CustomercenterprojectpaintDivision目录商务文书的概念常用公文示范讲解商务文书书写要点2021/7/11商务文书的概念2021/7/11什么是商务文书？www.themegallery.com商务公文是商业事务中的公务文书，是企业在生产经营管理活动中产生的，按照严格的、既定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载

2、体。规范严谨的商务文书，已经成为现代企业管理的基础而又不可或缺的内容。因此商务公文写作能力常常成为评价员工职业素质的重要尺度之一。商务文书概念《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。商务文书写作2021/7/11商务文书写作要点2021/7/11商务文书写作简明：“句中无余字，篇内无赘语”准确：“一字入公文，九牛拔不出”朴实：在商务文书写作中勿刻意地堆砌辞藻庄重：商务文书中对整体风格的把握严肃性规范：注

3、重标点符号的规范性就尤为重要叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”写作特点2021/7/11商务文书写作主旨：商务文书的中心思想，明确的目的材料：围绕主旨来收集相关方面的素材，前后建立起必要的联系和呼应结构：“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式语言：应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”写作要素2021/7/11商务文书写作步

4、骤一：制定正确的行动目标步骤二：决定文章的正式程度（形式、称谓、语气）步骤三：设定文章的总体风格步骤四：选择文章的层次结构步骤五：列出文章的大纲步骤六：撰写初稿写作步骤案例说明某公司总经理要求其秘书对公司新年晚会进行安排，预算是5000元。在这个事件中，这个秘书可能会需要撰写有关以下几种情形的汇报邮件：AGENDA简单型1、该秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近且饭菜可口，预算方面也没有超出5000元的要求。那么这种情形就属于简单型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个情形的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。2、该秘书找到

5、了另外一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相比超过了5000元。那么这种情形就属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个情形的时候，可以就选择这个场所的好处及优点进行自问自答，把这个事情分析清楚，力图使得总经理形成“虽然超支5000元、但是物有所值”的认识。3、该秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求内，组织员工去听新年音乐会而不是去吃年夜饭。那么这种情形就属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出这个建议的时候，需要强调利益的所在——组织员工听音乐会不仅可以给员工留下一个美好的回忆，还能够提升其整体素质。2021/7/111、公务信息:包括

6、通知、通报、通告、会议纪要、会议记录等;2、上下沟通:包括请示、报告(工作报告、回复性报告)、公函、批复、意见等;3、建规立矩:包括企业各类管理规章制度等、决定、命令、任命等;4、包容大事小情:包括简报、调查报、计划、总结等;5、对外宣传:礼仪类应用文、领导演讲稿、邀请函等;6、财经类:经济合同、委托授权书等;7、其他:电子邮件、便条、单据类(借条、欠条、领条、收条)等。常用商务文书分类商务公文中数字运用不规范的表现1、“对于项目管理人才的需求每年都在增加”分析：句子中提到了数量的增加，则应该加入确定的数值以明确相应的增幅，这个句子可以改为：“对于项目管理

7、人才的需求以每年20%的速度在增加”。2、“您的账款已经过期了”分析：仅仅提到“账款过期”的这个事实对于客户而言是没有任何实际意义的，应该在其中明确具体的过期时间，这个句子可以改为：“您的账款已经过期40天了”。3、“本月真石漆销售额为1000万，增加了8%”分析：很明显这个句子中缺乏产量增加的比较基准期，可以改为：“本月真石漆销售额为1000万，相比去年同期增加了8%”。2021/7/11商务文书写作结构层次的第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”……来表示；结构层次的第二层，其层次编号用“（一）”、“（二）”、“（三）”……来表示；结构层次的第三层

8、，其层次编号可以用阿拉伯数字来表示；结构层次的第四层，其层次编号可