文件编号管理制度.doc

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1、文件编号管理制度1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。3.总则3.1凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理;本规定不适用质量体系文件。3.2由行政部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。3.3根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。4.文件类别4.1文件1.管理制度2.合同（招投标）协议3.外来文件4.2记录1.会议记录2.检查记录3.工作总结4.工

2、作计划5.文件编号规则5.1编码元素使用规则5.1.1公司名称公司全称：简称：5.1.2部门代号XZ--行政部CW--财务部KF—客服部XS—销售部HX—化学部WL—物理部DGB—东莞办事处XTB—新塘办事处HJ—环境事业部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1601”代表该文件是2016年1月制定的。5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编写，例如：“001”代表第一份文件。5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1,0.2,0.3，...，0.10.版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如，0.1,0.1.

3、1,0.1.1.1.一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0.版本编号不断变化为：1.0,1.1,1.2，...，1.10.项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1,2.2等。5.2文件编码结构日期代号（年份）XXX-XX-XX-YYYY-nnn流水号（000-999）文件类型部门代号企业代号5.3文件分类编码规则公司规章制度—ZD公司合同—HT通知文件—TZ重要文件—ZY其他文件—QT外来文件—AA5.3.1规章制度和管理文件格式：XXX-XZ-ZD-vdd格式说明：公司名称-部门缩写-制度缩写-版本号5.3.2合同（招投标）协议格式:XXX-XZ-HT

4、-P-yyxx-nnn格式说明：公司名称-部门缩写-合同类型-年月-流水号HT:合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）5.3.3外来文件格式：XXX-AA-yyyy-nnn格式说明：公司名称-外来公司名称-年份-流水号5.3.4会议记录格式：XXX-XZ-HY-yyyy-nnn格式说明：公司名称-部门缩写-会议缩写-年份-流水号5.3.5工作总结或者工作计划格式:XXX-XZ-ZJ/JH-yyyy-nnn格式说明：公司名称-部门缩写-总结/计划缩写-年份-流水号6.附则1、本办法自下发之日起执行，由行政部负责

5、解释。