行政工作概要.ppt

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1、行政工作概要内容提要（一）行政文秘人员角色认知（二）办公室日常工作技巧（三）拉进关系的谈话技巧（四）与上司沟通的技巧（五）公务接待的技巧（六）行政文秘人员的职业形象专业秘书与行政助理培训（一）行政文秘人员的角色认知你适合做行政人员吗？一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？个人条件学历年龄外貌体质视力听力性别一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？个性要求自信热情谨慎机智守时服从自制勤快兴趣一、行政文秘人员的角色认知一、行政文秘人员的角色认知什么样的人适合做行政人员？品质要求忠诚负责正派廉洁诚实谦逊行政人员需具备的能力办事能力沟通能力一、行政文秘人员的角色

2、认知行政人员需具备的能力（一）办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力一、行政文秘人员的角色认知行政人员需具备的能力一、行政文秘人员的角色认知（一）沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力行政人员的角色扮演角色扮演图行政人员总调度参谋和助手桥梁和枢纽代言人权利核心一、行政文秘人员的角色认知职权层次职能权力的三维概念专业秘书与行政助理发展培训（二）办公室日常工作技巧行政人员的日常工作办公室管理照明、隔音、色彩、室内装饰、空气（温度，湿度，换气）、消耗品、办公自动化设备、安全、保密日程安排与管理公司事务的联络、转达、交涉、调整计划的外出管理：车务、旅票、住宿、

3、出入境文书工作通用公文、事务文书、经济文书、技巧文书、新闻文稿、公司内外文件的收发、处理、整理、归档会务安排通知的制作寄发，会场的选定、预约、布置，必须品、资料的准备、制作、分发，会务的安排，接待，善后的工作——工作内容二、办公室日常工作技巧行政人员日常工作办公室环境布置邮件的收发与传阅妥善安排约会二、办公室日常工作技巧办公室布置的原则（一）整齐清洁、采光良好；走道上不要放置有碍行走的物品；办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式；使用同一规格的档案柜、高度一致，增进美观；将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。二、办公室日常工作技巧办公室布置

4、的原则（二）办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之间，湿度应保持在50％；办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物；办公桌和办公区域要保持清洁。二、办公室日常工作技巧创造满意的工作场所办公家具规格统一办公桌色彩统一办公设备区域统一百叶窗角度统一照明灯光线统一——办公室环境的“五个一”工程二、办公室日常工作技巧创造满意的工作场所不准错误使用不准不懂乱修不准无理由乱拿不准破坏设备整洁不准长期占用——办公自动化设备使用“五不准”问题：关于办公设备使用方面，你能说出那些不准?二、办

5、公室日常工作技巧办公用品的选购原则满足工作要求提高工作效率节约人工费用树立企业公众形象二、办公室日常工作技巧邮件收发与传阅注意事项收信件细节上司或同事的私人信件原封送交；“误拆”应立即封口、签名、致歉；裁开或剪开封口，保持信件完整；检查信封内有无单据或名片，避免遗漏；如有必要，可以登记信封的信息二、办公室日常工作技巧强化档案管理强化“文档一体化”意识把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在一起。强化“全过程管理”工作意识“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细节”参考国家《档案法》、《格式》、《办法》等法规。强化“文书部门立卷”工作公文立卷归档是文

6、秘工作的最后环节，却是档案管理工作的开始环节，是真正的衔接点。二、办公室日常工作技巧妥善安排上司的约会约会安排的原则安排约会需要注意的细节二、办公室日常工作技巧安排上司约会的原则二、办公室日常工作技巧配合上司的时间表分辨轻重缓急酌留弹性处理好变更的约会安排约会需要注意的细节（一）有些时间不宜安排约会出差回来当天周末或假日临近下班二、办公室日常工作技巧安排约会需要注意的细节（二）下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张自己保存。二、办公室日常工作技巧时间约会事由所带资料参加人员地点安排约会需要注意的细节（三）二、办公室日常工作技巧及早备妥约会所需的资料，

7、并在适当的时候请上司过目；特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进行；约会场所和招待事宜有时也要行政人员负责。安排约会需要注意的细节（四）按照需要，记录会面内容；保留会见人联系资料，以便万一取消或更改时间可及时通知对方；随时提醒自己的上司准时赴约；每天上班之前请上司核对他的日程表。二、办公室日常工作技巧安全与保密工作积极防范突出重点有保有放内外有别二、办公室日常工作技巧不该说的不说不该问的不问不该看的不看不该记录的不记录不在非保密本上记录不在私人通信中涉